A criação de um banco de dados usando a Microsoft Access depende de um planejamento prévio do que serão criadas, quais as tabelas dos dados e quais as relações entre as tabelas.
Para o caso de um programa de contabilidade que objetiva a formação de relatórios devemos analisar quais tabelas de dados serão “matrizes de informações”, centralizando os dados e servindo de origem para outras tabelas.
Vamos começar analisando o objetivo final que queremos. Assim temos que:
- Nosso programa precisa gerar relatórios;
- Esses relatórios são formados por contas organizadas de forma a gerar dados e informação;
- São em nosso modelo seis grupos de contas primárias;
- São dois demonstrativos que utilizarão estas contas primárias;
- As subcontas terão a sua classificação subordinada às contas primárias.
Com essas informações podemos concluir que a primeira tabela a ser criada deve consistir na base dos demonstrativos contábeis, ou seja, a divisão entre os grandes grupos de contas que formam os dois principais relatórios da Contabilidade. Com isso em mente vamos à estrutura de dados do Access. ao final a meta é deixá-lo como aparece no vídeo:
Podendo ser baixado neste link:
Criando tabelas
Os dados são organizados em tabelas. Para isso, com o Access aberto e já salvo o seu novo banco de dados proceda da seguinte forma: Na barra superior, onde estão os menus de página inicial no Office 2010 busque a terceira aba. Clique em criar - Tabela
A tabela será aberta em modo de folha de dados. Aconselhamos que vá até o botão Modo de exibição, no canto superior esquerdo, pouco abaixo da opção Arquivo e clicando na seta escolha a opção de modo Design. Aparecerá uma janelinha para você renomear a sua tabela. Dê um nome que fique fácil para identificar, uma vez que serão feitas várias tabelas. Um nome apropriado para essa tabela poderia ser GRUPOS.
Após a confirmação será modificado o modo de uso da tabela, sendo que agora será possível a configuração dos tipos dos dados. Vale lembrar que o MS Access trabalha organizando dados em tabelas e os relacionando com outros dados de outras tabelas por meio de uma palavra-chave. A imagem a seguir apresenta a configuração que aplicaremos a tabela GRUPOS:
Criaremos três tipos de dados para a tabela GRUPOS, quais sejam: Código, Descrição e Natureza. Deve-se notar que na coluna à direita estão os tipos de dados e na coluna da esquerda as várias informações a respeito de determinado assunto. No nosso exemplo estamos nos referindo a contas, mas se fôssemos criar uma tabela para cadastro de fornecedores poder[íamos fazer da seguinte forma: Código do fornecedor, nome, descrição do que fornece, telefone, e-mail, endereço etc. podemos concluir que uma tabela no MS Access trabalha com duas informações: o conjunto de dados para o registro ou CADASTRO daquilo que queremos armazenar em banco de dados e a informação do tipo de cada dado. Por exemplo, no exemplo GRUPO atribuímos ao campo Código o tipo de dados “numeração automática”, assim, toda vez que formos cadastrar um novo registro (conta de grupo) a numeração será atualizada com um número de acréscimo. Da mesma forma, para os campos de dados Descrição e Natureza atribuímos a configuração de “texto”, uma vez que o tipo de dado será armazenado em forma de texto. Para o caso de fornecedor, por exemplo, um endereço seria texto, o número de endereço seria “número”, o valor a pagar seria “moeda”, seu CNPJ seria “Texto” (pois comporta números e pontos) e assim por diante.
Ao final clicamos com o botão direito do mouse na frente do campo Código e escolhemos a opção para marcar o tipo de registro como sendo a chave primária. Todas as tabelas têm sua chave primária.
Deve-se notar que na parte debaixo do programa estão as propriedades dos campos, onde podemos definir o tamanho (número de caracteres) dos campos, além de coloração e até se queremos deixar com caixa alta ou atribuir máscara aos registros, isto é, formatação pré-definida para números de telefone, CEP, CPF, CNPJ.
Após a finalização dos dados chegou a hora de alimentar a tabela. Para tanto, leve o mouse até o botão de modo de exibição e clicando na seta escolha a opção Modo de Folha de Dados, modo em que podemos acrescentar dados. Como havia adiantado, trabalharemos com seis grupos de conta, a saber: ATIVO, PASSIVO (para o Balanço Patrimonial), RECEITA, CUSTO, DESPESA E RESULTADO (para a DRE). No campo natureza informamos a opção da natureza das contas. Assim, todas as contas que puxarem informações do GRUPO seguiram da mesma forma a natureza da conta superior.
Assim temos a composição das contas de primeiro grau do nosso plano de contas:
O próximo passo é criar as demais tabelas para a inserção das contas. Se o Número 1 é ATIVO, uma conta DEVEDORA, quais contas são localizadas logo a baixo? As contas que indicam os Subgrupos dos Ativos, Passivo, Receitas, Custos e Despesas. E como o Ativo é dividido em Circulante e não circulante, criaremos as contas ou SUBGRUPOS ATIVO CIRCULANTE, ATIVO NÃO CIRCULANTE, e depois, as do PASSIVO CIRCULANTE, PASSIVO NÃO CIRCULANTE, PATRIMÔNIO LÍQUIDO, RECEITA OPERACIONAL, FINANCEIRA, DE CUSTOS E DESPESAS e RESULTADOS.
O processo para a criação das demais tabelas será o mesmo, criando nova tabela, mudando para modo design, nomeando. A diferença está que para a próxima tabela será inserido um novo campo (o do GRUPO) e não será colocado um campo para Natureza. A conta de GRUPOS, como dá para perceber, corresponde ao campo de dados da primeira tabela em que estão o nome e o número dos Grupos (1 – Ativo, 2 – Passivo, etc), sendo que para o grupo atribuímos a formatação de número e procuramos pelo assistente de pesquisa:
E detalhando as propriedades temos o resumo de como ficará esse campo de pesquisa pelo campo Código e Grupos, da Tabela GRUPOS. Teremos o seguinte quadro:
Após isso salvamos, voltamos a tabela para o modo de Folha de Dados, para acrescentar os dados e começamos o cadastro das contas do Subgrupo. Assim, para efeito de exemplo concluímos o cadastro de onze contas. A saber:
Devemos lembrar na correspondência das contas para as contas de grau superior. Com isso já temos duas tabelas, mas um plano de contas bom tem que ter no mínimo uns quatro graus de contas. Assim iremos cadastrar as contas de DIVISÃO (para Disponibilidades, créditos, fornecedores, reservas, capital), fazendo com que a tabela busque os dados desta nova tabela busque informações da tabela imediatamente acima (de Subgrupos).
A postagem vai ficando por aqui e nas próximas faremos a configuração das relações entre as tabelas e dos relatórios para a visualização dos dados. Até lá.
Ótimo trabalho. Meu amigo como consigo o tutorial completo deste trabalho?
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