Processos de gestão e sistemas de informações gerenciais

Estamos vivendo a era da globalização, onde as empresas estão tendo que se adaptar ao atual momento econômico e social, necessitando com que as mesmas trabalhem com um maior grau de flexibilidade, para se adaptar a este novo cenário, onde fatores como o alto grau de competitividade entre as empresas é muito grande, o avanço contínuo da tecnologia de informação, surgimento de novos produtos que a cada dia estão mais modernos, e a abertura do mercado para novos concorrentes, e o momento econômico é propicio e favorável para essa expansão da produtividade das empresas.

O que é GECON

O sistema GECON é um modelo gerencial de administração baseado em resultados econômicos, contemplando o sistema de gestão e o sistema de informação que integrados objetivam a eficácia empresarial.

O sistema de gestão envolve os aspectos de planejamento, execução e controle das atividades, sendo estruturado com base na missão da empresa, crenças e valores e busca excelência empresarial e otimização do desempenho econômico da empresa. O sistema de informação envolve os aspectos informativos, ou seja, ferramentas que auxiliem no processo de tomada de decisão, abrangendo diversos módulos, como vendas, investimentos, finanças, estocagem, etc. O sistema de informação permite que os resultados gerados sejam avaliados e também as áreas organizacionais através da avaliação de desempenho, aonde é possível a identificação de variações e mostra as verdadeiras causas de desvios.

O objetivo da GECON é a otimização dos resultados por meio de melhorias de produtividade e eficiência operacionais. O GECON adota alguns princípios:

• A eficácia das áreas promove a eficácia da empresa;
• As áreas só sofrem responsabilidade sobre eventos que realmente tenham responsabilidade, nada é transferível para outras áreas, inclusive os resultados de decisões financeiras tomadas por gestores operacionais são imputados a sua área respectiva;
• A avaliação das áreas é resultados não só de custos, mas também e receitas geradas.

Sendo assim, os conceitos de gestão econômica são distribuídos e incorporados por decisão e ação em todas as áreas da empresa, dentro de uma visão de corresponsabilidade.

Com as mudanças no cenário mundial é exigida dos gestores uma visão total do sistema que envolve as organizações empresariais. O Sistema GECON promove uma maior transparência e maior envolvimento de todas as áreas e gestores, que são avaliados por sua contribuição efetiva e com a grande transparência de processos eles possuem uma visão clara do que vem ocorrendo, agilizando o processo decisório e de ação, caso necessário, já que com a monitoração eficaz também é possível minimizar riscos. Tendo, portanto, como finalidade a identificação, mensuração, informação e decisão sobre os eventos econômicos.

O sistema GECON objetiva, a confiabilidade e oportunidade, propiciando maior nível de delegação de autoridade sem perda de controle, além disso, busca estimular a criatividade dos gestores e seu envolvimento efetivo.

Sistema empresa

A proposta é que a empresa seja analisada como um sistema organizacional que exerce atividade econômica, não sendo relevante a forma jurídica como se constitui, tão pouco com a natureza dos benefícios gerados. A diferente ideia de sistema tem ajudado a compreensão de vários assuntos no âmbito de organizações empresariais, isso vale também sobre a sua definição. Sistemas são conjuntos de elementos interdependentes, cada um com seu desenvolvimento de função, para atingir os objetivos do todo, justificando a união de suas partes.

Conceitos e características dos sistemas

Os sistemas em relação a sua capacidade de interação podem ser abertos ou fechados, onde os abertos são capazes de interagir com o meio ambiente e os fechados não. Em relação a sua capacidade de alterar suas características por consequência de realização de atividades podem ser: estáticas, aonde não realizam atividades, portanto não sofrem modificações; dinâmicas, tem suas características alteradas de acordo com realização de atividades, internas ou em consequência de seu ambiente, e homeostáticas, são considerados estáticos em relação ao ambiente externo, mas dinâmicos quanto ao seu funcionamento.

Empresa como sistema aberto e dinâmico

A continuidade, a sobrevivência, o crescimento e o desenvolvimento de uma organização estão na sua capacidade de interagir com o ambiente em que está inserida. A organização sofre influência externa, e influencia o ambiente em que faz parte. Muitas das influências externas não podem ser previstas ou controladas. Sob o enfoque da teoria dos sistemas, as organizações caracterizam-se como um sistema aberto e dinâmico, onde o sistema é visto como um conjunto de elementos interdependentes que, interagem entre si, com determinados objetivos e efetuam determinadas funções. Como um sistema aberto a empresa está constantemente interagindo com o ambiente e como sistema dinâmico realiza atividades que a mantém em constante mutação.

Ambiente, segmento e continuidade

O ambiente externo é um conjunto de entidades que direta ou indiretamente impactam ou são impactados pela atuação da empresa, constando os ambientes remotos e próximos. Um ambiente remoto é composto de entidades que embora possa não se relacionar diretamente, possuem autoridade, domínio, ou influência para definir variáveis, uns exemplos claros são governo e entidades regulatórias. O ambiente próximo e composto de entidades que atuam e competem tais como fornecedores, concorrentes e os próprios clientes. Segmento é definido como um conjunto de atividades que constituem determinados estágios de ciclo econômico, que inicia desde a obtenção de insumos até o consumo final dos produtos ou serviços gerados. A adaptabilidade ao ambiente externo e ao qual está inserida, autocontrole para manter dentro do limite normal algumas variáveis e informação são aspectos que precisam ser analisados e aplicados objetivando o pressuposto da continuidade e durabilidade da empresa.

Modelo conceitual do Sistema Empresa

A Missão caracteriza a verdadeira razão de existência da empresa, assumindo papel permanente e direcionando seu modo de ação, que devem fluir independente de condições ambientais do momento e também de condições internas. Os objetivos da empresa devem ser formulados de acordo com a sua missão, visando orientar a sua atuação. Os objetivos sociais e econômicos da empresa devem ser conciliados, pois se tratam do equilíbrio que a empresa necessita na sua estrutura. A organização é composta de vários subsistemas do sistema principal, cada um tem suas características próprias, porém de forma se relacionar na constituição de um todo, e com objetivos ou uma razão que integra e justifica a reunião de suas partes.

• Subsistema institucional: crenças, valores e expectativas dos proprietários da empresa que se convertem em diretrizes e norteiam o comportamento diante do ambiente externo.
• Subsistema físico: elementos materiais da empresa, imóveis, instalações, máquinas, veículos, etc.
• Subsistema social: elementos humanos da empresa e suas características próprias.
• Subsistema organizacional: como são agrupadas as atividades da empresa (departamentalização).
• Subsistema de gestão: orienta a realização das atividades da empresa a seus propósitos, ou seja, a dinâmica do sistema. Planejamento, execução e controle das atividades empresariais.
• Subsistema de informação: processamento e geração de informações.

Modelo de gestão, processo de gestão

De acordo com a GECON, o modelo de gestão deve explicitar todas as regras básicas ou diretrizes principais para gestão da empresa, para que cumpra a missão para a qual foi constituída. O processo de gestão configura-se com base nas definições do modelo de gestão da empresa, procurando assegurar que as decisões conduzam para a missão pela qual foi criada.

Eficiência empresarial

A eficácia empresarial se caracteriza pelo grau de atendimento da missão do negócio e garantia de continuidade da entidade. Entende-se por eficácia a capacidade gerencial de “fazer com que as coisas sejam realizadas”, ou atingir os resultados planejados.

Na eficácia entende-se também que não é simplesmente atingir ou não um objetivo, mas a visão de diferentes graus de atendimento. Em se tratando de alcance da eficácia do sistema empresa e de cada uma de suas partes implicam em levar em consideração requisitos fundamentais, como produtividade, eficiência, satisfação, adaptabilidade do processo decisório e desenvolvimento.

Diversos autores apresentam a sua visão sobre eficácia empresarial. Gibson (ET al.1988:77) define eficácia como sendo o grau que as organizações atingem a sua missão, metas e objetivos, dentro de seus recursos.

O resultado econômico constitui a melhor maneira de mensurar a eficácia empresarial, com o objetivo de conduzi-la a melhores níveis adequando a realidade da empresa. Se uma empresa é eficiente, este ponto estará refletido no lucro de forma positiva, o mesmo acontece se a mesma satisfizer seus clientes, ou tiver uma posição vantajosa no mercado, e assim também com os demais índices. No entanto, o lucro não é o contábil, o ortodoxo segundo a legislação ou normas contábeis, mas sim o lucro econômico, medido através de um sistema de mensuração que realmente espelhe o patrimônio econômico empresarial e suas mutações.

Diferencial da Contabilidade Gerencial à tradicional

O que seria contabilidade gerencial? O que diferencia a contabilidade gerencial para a tradicional que conhecemos? Bom de modo geral, a contabilidade gerencial é um pouco mais avançada que a tradicional. A tradicional como sabemos é a contabilidade que:

Inflação e índices de preços

O dinheiro de hoje não terá o mesmo valor daqui a um ano. O que matematicamente seria impossível ocorre na Gestão Financeira. Se por exemplo guardássemos 100 mil reais numa caixa em casa com o objetivo de pegar resgate em vinte ou trinta anos terá uma desagradável surpresa ao ver que o valioso dinheiro não seria mais tão valioso.

Partindo do pressuposto que o dinheiro é corroído pelo tempo podemos entender melhor a existência dos juros da Matemática Financeira. Nessa sessão buscaremos demonstrar as causas da inflação e por fim, relacionaremos com os conceitos básicos em finanças.

A inflação corroendo o dinheiro

No tempo em que ainda não existia o dinheiro o homem mantinha suas relações comerciais com formas alternativas. De safras de grãos, cereais e animais poderia adquirir o que precisasse mesmo sem poder ter troco (trocar uma cesta de alimentos por meia vaca não seria possível).

Como conservante nas longas viagens no deserto veio o sal, pai do salário.

Com o mercantilismo do ouro e prata gerou-se o valor pelo metal e em decorrência, a falta de segurança. Como solução a riqueza era guardada em castelos e poderiam ser resgatadas por meio de recibo. Era uma forma de garantia para o dono, uma vez que apenas este poderia resgatar sua riqueza, mas, eram ruins de transportar. O certificado de papel evoluiu e virou o papel moeda. O país deveria ter um total em moeda equivalente ao total que tivesse de metais.

Atualmente o dinheiro é tão corrente que se tornou virtual. Compras e vendas são negocia­das sem que o dinheiro seja físico. Com o dinheiro adquirimos produtos e serviços, mensurados pelo preço.

Conforme o produto ou serviço fica mais difícil de ser obtido torna-se mais procurado e con­sequentemente o seu preço aumenta. Na sociedade coletora as bananas eram colhidas sem grande dificuldade e em decorrência disso eram quase de graça. Do caminho da fazenda para o sítio o terre­no de produção diminuiu, juntamente com as quantidades de bananas, embora o preço tenha au­mentado. Da bananeira para as dúzias e finalmente para as unidades vemos claramente que a de­manda pelo produto permaneceu, ao passo que a terra gradativamente diminui.

O conceito de Renda da Terra de David Ricardo cabe perfeitamente nesse caso. Segundo Ri­cardo se a população cresce o consumo aumenta e em decorrência disso a produção vai romper bar­reiras e procurar novos terrenos até o momento que a última a área a ser utilizada é a que produz menos, mas, tem preço mais elevado.

O mesmo ocorre com a sala de aula: sala em que cabem 100 alunos pode funcionar com 70 vagas preenchidas, mas se ultrapassar em 20 alunos forma-se uma nova turma, que para compensar os custos relativamente pagará mais caro pela sala. É a Lei da Oferta e da Procura. A escassez do produto faz com que o seu preço aumente e o processo deste aumento persistente e generalizado para diversos outros se chama inflação.

Quando a quantidade de moeda e a velocidade das compras no mercado são diferentes de todos os preços e transação ocorre à inflação. A expressão M x V semelhante a P x T explica essa teo­ria. Desta forma, se a moeda cai (M > produtos = M cai).

Quanto mais o consumo avança maior a inflação. Por esta razão o governo aumenta a taxa básica de juros da economia – Selic – freando o consumo por meio do investimento. Com a Selic alta investe-se mais em papéis do governo, diminuindo o consumo e a inflação. É por causa da inflação que o poder de compra fica menor. O que seria possível comprar no presente pode não ser no futu­ro.

Quem aplica o seu capital em um fundo de investimento de longo prazo usa a matemática fi­nanceira para escapar do efeito corrosivo da inflação. Seu capital vai render juros que compensarão à per dado poder aquisitivo da moeda com o passar do tempo.

Índices de preços

Nos bancos dos cursos de graduação das universidades dificilmente entram na grade curri­cular os índices de preços. Estes medidores da inflação são constantemente vistos nos jornais de qualquer meio de comunicação, contudo podem causar mais dúvidas do que soluções. Ouvimos que tal produto é corrigido pelo IGPM e que o IPCA aumentou, mas em nada nos ajudam estes dados sem que saibamos do que tratam.

Então para desamarrar alguns nós vamos conhecer algumas destas siglas e ver como são apenas índices, nada de mais complexo.

O primeiro a citar é o IPC – FIPE (Índice de Preços ao Consumidor). Este indicador foi criado pelo FIPE/USP para abordar o varejo – produtos e serviços – apenas no município de São Paulo, para famílias que ganham entre 1 e 20 salários-mínimos.

Todo o índice de preços apresenta as mesmas características: delimitação do conjunto de produtos ou serviços a serem estudados, o lugar geográfico e o público alvo. No IPC da FIPE/USP no­tamos claramente estes efeitos e mais adiante poderemos ver o quanto este índice é restrito.

Qualquer um pode criar seus próprios índices, basta estabelecer os ele etos do estudo e co­nhecer cálculos estatísticos. Uma dona do lar pode, por exemplo, criar um índice de carne bovina de primeira qualidade pesquisando o preço do alimento em vários estabelecimentos por dois meses. Supondo que a média dos preços em setembro de 2007 fosse de R$ 10,25 e que teve um aumento de para R$ 10,55 no mês seguinte formaria o índice de aumento de 2,93%.

Deixando o IPC FIPE vejamos agora o conhecido IGP-M (Índice geral de preços do mercado). Calculado pela Fundação Getúlio Vargas tem um período de quase um mês e para ser terminado, este índice precisa de outros três indicadores: IPA (Índice de Preços no Atacado), IPC (Índice de Pre­ços ao Consumidor) e INCC (Índice Nacional dos Custos da Construção), representando, respectiva­mente, 60%, 30% e 10%.

O IPC é calculado pela Fundação Getúlio Vargas e aborda as famílias que ganham de 1 a 33 salários-mínimos de São Paulo e Rio de Janeiro. O IPA também é calculado pela FGV e aborda os pro­dutos do mercado atacadista, sendo um índice primário (pesquisado “in loco” e terem como objeto de estudo os produtos para a indústria).

Todo o produto que não pode ser beneficiado após um estágio e que tem o seu preço em dólar usado nesse índice. Temos como exemplo o petróleo, que é vendido cotado em dólar e por barril e com um padrão limite de qualidade. O aço é outro produto com estas características: é com­prado no atacado e não dá para agregar mais valor e por esta razão somente pode ser vendido pelo preço internacional.

Desta forma é um índice de fora e estuda os produtos derivados que por causa da origem so­frem alterações no preço em moeda estrangeira.

O INCC, da FGV, mede os preços do pedreiro, do encanador, do eletricista e de toda a mão-de-obra do varejo. O índice de preços com maior abrangência é o IPCA – Índice de Preços ao Consu­midor Ampliado. É calculado pelo IBGE e abrange as regiões metropolitanas de Porto Alegre, Belo Horizonte, Curitiba, São Paulo, Goiânia, Brasília, Salvador, Recife, Fortaleza e Belém.

Pela área geográfica equivale ao INPC (Índice Nacional de Preços ao Consumidor), porém mede a variação dos produtos e serviços para as famílias que ganham de 1 a 40 salários mínimos, ao passo que o INPC apenas de 1 a 8 famílias. Mas mesmo sendo mais abrangente é só observar um mapa político do Brasil para vermos que deixa de lado a maior parte da região central e norte e os Estados do Maranhão e Piauí.

Outro fato é que estuda apenas as famílias das regiões metropolitanas, o que deixa no final um resultado duvidoso. 

Gestão Financeira para o empresário

   

As microempresas e pequenas empresas no Brasil

Qualquer profissional de administração ou de Ciências Contábeis gostaria de ter no currículo anos de experiência nas gigantes sociedades econômicas que têm domínio sobre o mercado. Seus conhecimentos ganham credibilidade e seu trabalho acaba impondo respeito e muito valor. As gran­des corporações são alvos dos estudos mais avançadas e tornam-se modelos para os concorrentes.

Das técnicas de mensuração do custo tais como o custeio variável, absorção e ABC às ferra­mentas de gestão e análise como o EVA foram desenvolvidas com base nestas grandes empresas - e para estas empresas. Os procedimentos de auditorias externas existem para as S/As com ações nas bolsas de valores, detentoras de consideráveis volumes de recursos.

A contabilização de diferido de desenvolvimento de novas tecnologias só ocorre nas grandes organizações. E até mesmo os escândalos financeiros somente ganham destaque se a referida or­ganização tiver peso na economia, como ocorreu com a Enron.

E até alguns escritórios de contabilidades preferem empresas de médio porte para cima, pois julgam que as empresas micro e pequenas são mais suscetíveis de não honrar suas dívidas e já vem com histórico desorganizado, o que dava mais trabalho para a escrituração. Contudo estes pe­quenos negócios não deixam de ter importância.

Apesar de não ser o foco da economia representam quase a totalidade das empresas do País, 67% das pessoas ocupadas, 62% das empresas exportadoras, e 20% do PIB. Conforme o SE­BRAE esses dados mostram que a renda nacional tem relação direta com o número destas empresas. São 56% dos empregados com carteira assinada nas micro e pequenas empresas, logo, mais da me­tade dos assalariados trabalham fora do foco dos grandes estudos corporativos.

Não desenvolvem as tecnologias mais avançadas nem mesmo são responsáveis pelo maior parcela de nossas exportações, mas, trabalham na base do consumo: produzem em baixas escalas, com preços unitários baixos e atendem o consumidor final. Não é o preferido da economia e do mer­cado, mas é o contexto em que está o Brasil e que também precisa de estímulos e aceita estudos para melhorar.

Do nascimento a morte da empresa

Assim como qualquer pessoa física uma pessoa jurídica, tal como uma empresa, para ser re­conhecida de direito deve providenciar a sua certidão de nascimento. Os empreendedores pais de uma pequena ideia de atividade mercantil procuram esta certidão pelo contrato social ou se for ape­nas um individual, a declaração de firma individual. Uma pequena empresa pode ser constituída juri­dicamente por firma individual ou de responsabilidade limitada.

Na primeira hipótese o empresário individual dá seu nome à empresa, contudo não deve confundir seu patrimônio com o patrimônio da empresa, o que iria ferir o princípio contábil da Enti­dade. Geralmente o dinheiro do caixa é retirado para cobrir os problemas individuais de seu proprie­tário, o que enfraquece o controle sobre os recursos e gastos e consequentemente leva a morte do negócio.

Esse fracasso é ruim para qualquer empresário, ninguém gostaria de ver o sonho ruir, princi­palmente se este for de um empresário individual. E por que razão este é o mais prejudicado? Não é que na segunda hipótese o empresário também não acabe perdendo o sono, mas acontece que na empresa de um único empresário há a responsabilidade ilimitada deste em honrar suas dividas pe­rante seus fornecedores, seja o motivo da falência doloso ou não. Vamos entender isso melhor.

Por que numa limitada isso não ocorre? A resposta é que pode ocorrer que seus fundado­res também sejam responsabilizados integralmente, porém, apenas o serão caso seja constada culpa na falência por parte deles. Por exemplo, descobriu-se que a empresa Alfa falsificava notas fiscais para pagar menos imposto e ao ser descoberta foi obrigada a pagar pelo crime, o que a levou a fe­char as portas e deixar uma considerável dívida à empresa Beta, a sua fornecedora. Todos os recursos disponíveis seriam usados para a quitação da divida, inclusive os bens dos sócios. Todavia, se a em­presa Alfa falisse por incompetência isso não aconteceria.

A natureza jurídica da entidade favorece os sócios nesse último problema, ao passo que na firmar individual, de responsabilidade ilimitada, a Lei é mais rígida e com culpa ou sem todos os re­cursos do próprio empresário ficam comprometidos se o caixa for insuficiente para pagar seus cre­dores.

O caminho da falência

Para o SEBRAE a classificação de uma empresa em micro, pequena, média ou grande depen­de basicamente do número de funcionários (porte). Micro e pequenas empresas por esta metodolo­gia restringem-se até 49 empregados no comércio e serviços e 99 empregados na indústria. Para o Fisco o critério é o faturamento. Segundo a Lei Complementar nº. 123, de 14 de dezembro de 2006, capítulo II, artigo 3º, entende-se por microempresa a que consegue em cada ano-calendário, receita bruta igual ou inferior a R$ 240.000,00, sendo classificado como empresa de pequeno porte caso su­pere este patamar e não ultrapasse o total de R$ 2.400.000.

Independente da forma como classificamos a empresa devemos ter em mente que qualquer uma pode fechar suas portas caso não saiba gerir bem o lado financeiro. Pesquisa do SEBRAE indica que o micro e pequeno empresário e até mesmo médio e grande acabam perdendo o controle do empreendimento quando tratam os recursos financeiros da organização como o faz com as finanças da família.

Consideremos um individuo comum que prefere manter distância do mundo dos juros, taxas e empréstimos, mantêm seus gastos moderadamente controlados e que consume vez ou outro mais do que ganha. Um dia deixa o emprego e com o FGTS abre o próprio negocio, mas continua distante da matemática financeira. No final não sabe como empregar os recursos, aceita qualquer oferta sem estudos e fica endividado, o que o leva a retirar recursos da empresa para resolver problemas pesso­ais. Consequentemente o sonho acaba em menos de 5 anos.

Diferentemente de países mais desenvolvidos, onde a educação empreendedora é cultural, no Brasil a geração de uma empresa surge por necessidade e com falha. O individuo tem vontade de ver o seu projeto render, contudo não se prepara para os problemas que encontrara no caminho. Em decorrência da falta de um completo plano de negócios o empresário despreparado se lança no mer­cado sem conhecer as armadilhas do crédito, os concorrentes, e os produtos e serviços mais procura­dos. Nem faz investimentos e vai ao gosto popular do “guarda dinheiro no dia que sobrar”. Não so­bra.

O grande obstáculo para o empresário pode ser resumido como a sua mentalidade fechada: não guarda dinheiro, pois não se contenta com o retorno baixo, persiste em ter a estratégia escrita somente da cabeça e falta de apoio. Qual banco aceitava emprestar capital ao empresário conhecido por envolver os problemas pessoais no trabalho ou mesmo de insistir em ofertas do que não é pro­curado, no momento errado e em local desconhecido. E da mesma forma não adianta obter recursos e administrá-los da pior maneira possível.

Podemos imaginar como exemplo o padeiro que faz bolo e vende a vinte e quatro reais com oito pedaços e também pode vender cada pedaço a dois reais e cinquenta centavos (o cliente pode­rá simplesmente compra oito pedaços separados e pagar R$ 20,00 e sai ganhando quatro reais). É pura falta de preparo. Como resultado, há segundo o SEBRAE, o total de 60% das micro e pequenas empresas que fecham as portas antes de completar cinco anos de funcionamento.

Em duas pesquisas realizadas nos períodos de 1990 a 2000 e de 2002 a 2003 percebe-se que os hábitos causados do mau funcionamento de declínio do empreendimento continuaram dedica pouco tempo para a empresa e mantém deteriorada a direção entre o que é o dinheiro do empresá­rio e o da empresa. Chegam ao ponto de considerar o faturamento e não o lucro da empresa como se fosse o salário, livre para o direito do proprietário em itens supérfluos.

Na pesquisa realizada pelo departamento de administração da Universidade Federal de Viço­sa (UFV) verificou-se que é indispensável à capacitação técnica do empresário em importantes as­pectos do negócio. É raro, por exemplo, que o micro e pequena empresa tinham conhecimento de custo e formação de preso. Acaba assim criando o preço que julga melhor e não levam em considera­ção os gastos incorridos tampouco se vai conseguir se igualar ao concorrente, formar caixa e ampliar o negócio.

Não leva em conta a existência, inclusive, de ciclos operacionais, prazos a serem compridos e o capital necessário para se manter, que veremos a seguir.