Procedimentos de Auditoria Governamental

     Procedimentos de Auditoria

Conforme afirmam as Normas Internacionais para o exercício da auditoria interna disponível pelo sítio do AUDIBRA, o propósito das normas existe para:

a) Estabelecer princípios básicos que representam a prática da auditoria na forma em que esta deveria ser; b) Fornecer um modo para a execução e promoção de um amplo leque de atividades de auditoria interna que representem valor agregado; c) Servir de base para a avaliação da auditoria interna; d) Incentivar a melhoria dos processos e operações da organização.

Por meio destas normas o auditor tem o esqueleto de como agir em campo. Segundo do Marques & Almeida (2004), desde o final do século XIX já se procurava regulamentar a profissão de auditoria e para criar normas aplicáveis durante a fase de desenvolvimento dos serviços e dos relatórios profissionais da Contabilidade e da Auditoria, principalmente nos países mais desenvolvidos regulamentar a profissão com estas normas e diferente do que possa aparecer à primeira vista, o setor público esteve presente desde o início. Isso demonstra que o setor estatal naquele tempo já se preparava para a fiscalização e com a prestação de contas à sociedade que deveria representar.

Para iniciar algumas das normas utilizadas pelos auditores internos a seguir são comentados alguns pontos presentes na Resolução CFC de número 780 de 1995, das NBC T-12, dos itens 12.2 e 12.3:

Item n° 12.2 Normas de execução dos trabalhos

12.2.2 Planejamento da auditoria interna. Segundo entre item o auditor ao planejar o seu trabalho deve compreender as diretrizes estabelecidas pela administração da entidade a ser auditado, o que o auxilia a executar os seus exames preliminares. Para isso, considera todos os fatos relevantes na execução dos trabalhos. A referida Norma exemplifica os seguintes fatos:

• a) conhecimento detalhado do sistema contábil e de controles internos da entidade e de seu grau de confiabilidade;
• b) a natureza, a oportunidade e a extensão dos procedimentos de auditoria interna a serem aplicados;
• c) a existência de entidades associadas, filiais e partes relacionadas que estejam no âmbito dosam exames de auditoria interna;
• d) o uso do trabalho de especialistas e de outros auditores;
• e) os ciclos operacionais da Entidade relacionados com o volume de transações e operações;
• f) o conhecimento das atividades operacionais da Entidade como suporte para análise eficaz dos procedimentos e sistemas de Contabilidade de Custos que estão sendo aplicados para acompanhar e controlar o uso e consumo de recursos, visando verificar a existência de desvios em relação às rotinas preestabelecidas;
• g) “o conhecimento da execução orçamentária, tanto operacional como de investimentos, no sentido de verificar a exatidão de apropriação de valores, se os desvios estão sendo controlados e se as consequentes ações corretivas estão sendo aplicadas”.

Como é possível observar apenas sobre os pontos colocados acima como fatores relevantes em um planejamento de auditoria a figura do auditor vai além de apenas conferir os saldos das contas. Não é possível imaginar um profissional que delimite o seu trabalho sem ao menos conhecê-lo profundamente. É este o fator que separa um sistema de controle interno vivo, formado por uma equipe (sendo um dos membros desta equipe e de caráter efetivo o contador ou auditor interno) de apenas uma unidade burocrática formada por apenas um único servidor municipal. Por mais competente que seja este servidor não poderá fazer uma auditoria sobre os documentos fornecidos e gerados pelo departamento de contabilidade, justificado por uma destas razões:

Apesar de possuir um curso de nível superior (uma graduação, por exemplo) este não é em Ciências Contábeis e também não possui uma equipe com profissionais qualificados. Isso o leva a exercer alguns trabalhos que o desviam do objeto do controle interno. No caso de um Bacharel em Direito, por exemplo, seria mais provável que usasse o tempo analisando contratos e procedimentos administrativos.

Ou mesmo se for um Bacharel em Ciências Contábeis ou mesmo um Auditor se estiver sozinho frente ao Sistema de Controle Interno suas verificações serão, dificilmente, completas sobre todos os fatos contábeis e administrativos.

12.2.2 Aplicação dos procedimentos de auditoria interna. As informações coletadas referentes a fatos contábeis, financeiros e operacionais devem ser documentadas pelo auditor para dar “suporte aos resultados de seu trabalho”. Ao analisar as informações contábeis o auditor deve constatar se a informação é suficiente, ou seja, completa a ponto de que um terceiro ao ter acesso tenha o mesmo entendimento; deve ser adequada – se é tão confiável que pode ser comprovada; se esta informação é relevante – suficiente para permitir conclusões sobre a matéria em questão e se a informação é realmente útil para o serviço, uma vez que o objetivo é auxiliar a entidade a atingir os seus fins, metas e missões para a qual existe.

De que adiantaria obter dados sobre a situação da entidade se estas não são capazes de indicar caminhos para uma melhoria ou mesmo, apontar eventuais problemas.

Novamente surge a necessidade do auditor em conhecer o que procura e verifica. Os dados contábeis em nada podem ajudá-lo se este não conhecer os fundamentos utilizados e que por sinal são complexos e exigem um prévio estudo dos usuários fiscalizadores ao executar o trabalho. Como Grateron (1999) afirma:

Um sistema tradicional de contabilidade e de informação que auxilia o gestor não cumpre sua missão de garantir as melhores decisões ou, no mínimo, prestar-lhes suporte; por isso, é necessário considerar a oportunidade de um modelo que responda às necessidades de informação para contribuir com a melhoria de uma gestão que tem sido objeto permanente de critica: a gestão pública.

Como um controlador interno vai poder defender suas ideias de melhoria em assuntos relevantes da administração pública (tais como contratação de novos funcionários, investimentos em escolas e aplicações utilizando recursos do Fundeb) se não conhecer a contabilidade pública detalhadamente e mais do que isso, sem ter a presença e vital ajuda de um contador ou um auditor em sua equipe? Barros et al (2003) sugere que a tomada de contas – um dos procedimentos de auditoria de dados da contabilidade – pode ser organizada seguindo quatro etapas. A saber:

O levantamento de dados e de informações (livros, demonstrações de contas, balancetes e balanços, inventários entre outros documentos contábeis);

• A compilação e a análise das informações coletadas durante a etapa anterior;
• A apresentação dos respectivos resultados, isto é, as conclusões sobre a matéria;
• O relatório dirigido ao nível mais alto da administração da organização.

Observando a sugestão acima surge a questão: um controlador interno sozinho poderia obter um aproveitamento gerencial de cem por cento com esse trabalho tendo em frente inúmeras outras tarefas a cumprir, mesmo possuindo o curso superior em Ciências Contábeis? O controlador interno do município de Santa Isabel não é graduado em Contabilidade e segundo o próprio, conhece pouco de informações técnicas da área, ao passo que o servidor equivalente na prefeitura do município de Arujá, cidade vizinha, apesar de também não ser contador, conhece um pouco mais da matéria; devendo a isso o fato de trabalhar dentro do Departamento de Contabilidade da respectiva prefeitura e ser assessorado pelos contadores que ali trabalham. Contudo, os dois durante uma rápida pesquisa acadêmica realizada anteriormente afirmaram dividir o Controle Interno com outras atividades e deixar de lado as valiosas verificações, conferências entre outros procedimentos que poderiam fornecer subsídios para emitir opinião e propiciar a tomada de decisão.

12.2.3 Documentação da auditoria interna. Conforme o parágrafo 12.2.3.1, o ato de documentar a auditoria e a sua importância é assim tratado: “[...] o auditor interno deve documentar, através de papéis de trabalho, todos os elementos significativos dos exames realizados, que evidenciem ter sido a auditoria interna executada de acordo com as normas aplicáveis”. Com a documentação, isto é, com o ato de transmitir para o papel tudo o que fizer com relevância e de maneira lógica o auditor tem a base para apresentar e defender suas conclusões e constatações sobre o trabalho.

12.2.4 Amostragem estatística. Após um estudo prévio acerca das rotinas contábeis, financeiras e do grau de efetividade do controle interno o auditor estabelece os limites da amostra para realização do trabalho profissional. Quanto mais deficiente for o controle interno, mais testes serão executados pelo auditor, sendo o contrário verdadeiro.

12.2.5 Processamento Eletrônico de Dados (PED.). Conforme afirma esta norma, é necessário o auditor conhecer suficientemente os recursos de PED. e dos sistemas de processamento da Entidade para poder avaliá-los corretamente. Em uma auditoria de sistema computadorizado, é possível ao auditor encontrar falhas no formato da engenharia do banco de dados (entradas, processamentos e saídas) e encontrar pistas de possíveis irregularidades – tais como o acesso de funcionário com o objetivo de alterar dados em proveito próprio ou de terceiros.

Item n° 12.3 Normas relativas ao relatório do auditor interno. Nesta norma o relatório é conceituado como um “instrumento técnico pelo qual o auditor interno comunica os trabalhos realizados, suas conclusões, recomendações e as providências a serem tomadas pela administração”. Este deve ser fiel, objetivo e imparcial, demonstrando todas as opiniões profissionais e as ressalvas, critérios e problemas encontrados, como também explicar quais as áreas que não foram aditadas e o porquê (se isso aconteceu). Para concluir, como objetivo de gestão e profissionalismo o auditor interno deve emitir o relatório que apresente clareza e que seja entregue ao requisitante ou imediato superior descrito como qualificado e adequado pela própria entidade – que no caso de uma prefeitura é o chefe do poder executivo municipal.

Como enfatizam Marques & Almeida (2004) a relevância dos relatórios de auditoria do setor público é diferente dos relatórios de setor privado, o que se deve, em boa medida, aos seguintes fatores: o leque de usuários de informações financeiras pelo fato de ser setor público muito mais amplo e as administrações públicas serem obrigadas a prestar contas a todos os cidadãos. Ao emitir o seu relatório o auditor público deve ter em mente o público que tem interesse nas informações contidas, que por sinal não têm limite em uma empresa classificada como Sociedade Anônima, com seu capital aberto nas bolsas de valores os interessados são potencialmente os investidores, acionistas, empregados, pesquisadores, estudantes, concorrentes e administradores. 

O que a empresa faz afeta o ambiente físico em que está e os seus stakeholders. Uma organização pública, aqui uma prefeitura, afeta o município todo. Se a prefeitura desvia recursos da saúde quem todo aquele que depende do SUS – Sistema Único de Saúde – sofrerá com a queda na qualidade e infraestrutura dos atendimentos; se desvia da educação ocorre greve, falta de reformas nos prédios, falta de transporte para os estudantes da área rural ou de conservação das estradas, queda da qualidade de ensino entre outros problemas. Uma gestão deficiente é um indicador de quatro anos de pouco ou nenhum desenvolvimento para a cidade. Isso afeta a todos, quer interessados ou não na administração municipal.