Dicas no LibreOffice Calc: registro e alterações

Há muitas pessoas que conheço que simplesmente dizem que a única suíte de aplicativos para escritório que serve é a da Microsoft e que quando ouvem sobre alternativas gratuitas, como o LibreOffice, simplesmente torcem o nariz e dizem que não serve pois não atende as necessidades de trabalho do dia a dia. 

Qualquer um que trabalha com o LibreOffice, por exemplo, e se esforça, estuda e procura resolver seus problemas testando as ferramentes da software, utilizando as ferramentas de ajuda e buscando em fóruns sabe muito bem que o programa gratuito não deve nada ao concorrente pago, e muito pelo contrário. Por esta razão estamos apresentando esse tópico, um esforço nosso para desmitificar a má fama do LibreOffice, em especial aqui, o Calc, como sendo uma ferramenta completa e extremamente útil para nos ajudar em nossas tarefas diárias.

Registro e alteração no LibreOffice Calc¹

O que trataremos aqui é uma boa dica para aquelas pessoas que trabalham com planilhas do LibreOffice Calc compartilhadas em rede, ou que sejam acessadas por diferentes pessoas e estejam vulneráveis a alterações – que podem ocasionar dados errados. Para solucionar uma saída seria comparar lada o lado duas planilhas, uma alterada e outra que seria uma cópia da versão original. Mas para isso seria preciso a existência da tal planilha original de cópia. Mas isso resolveria o problema apenas em parte, uma vez que não informaria onde estão as alterações, e muito menos, quem as fez.

No LibreOffice Calc existe o recurso para controlar as alterações feitas pelos usuários, tratando-se de um recurso que precisa ser ativado

O primeiro passo a ser feito é preparar a planilha e depois que ela estiver pronta e finalizada, acessar o menu EDITAR – ALTERAÇÕES. No submenu deve-se clicar na opção REGISTRAR. Vamos utilizar nossa planilha de digitação para efeito de exemplo:

Com esse movimento a funcionalidade do Calc foi ativada e a partir de agora, quando outro usuário abrir o arquivo e fizer alterações, aparecerá uma linha de grade vermelha ao redor da célula alterada. Se encostar o mouse na célula com a linha de grade vermelha, verá as informações da alteração. 

Veja no exemplo:

Assim, quando a planilha retornar com essas informações, você terá um detalhamento das alterações feitas nas células. Para que essa grade desapareça, será necessário que você aceite ou rejeite a alteração feita pelo usuário, procedimento que para ser concluído basta acessar o menu EDITAR - ALTERAÇÕES e no submenu clique na opção ACEITAR OU REJEITAR.

Após clicar em aceitar ou rejeitar será exibida uma janela com o histórico de todas as modificações que foram feitas na planilha, incluindo as alterações do usuário criador e dos demais que tenham acesso. É possível aceitar todas as mudanças de uma só vez ou ir, linha por linha aceitando ou rejeitando a alteração, lembrando que pode ser que algumas alterações tenham um sinal de adição, indicando que na célula há mais de uma alteração. 

Veja o exemplo:

Pronto, assim é possível facilitar bastante o trabalho de comparação de dados. Imagina por exemplo que se tem uma planilha em que mais de cem funcionários acessaram e um deles estragou uma fórmula crucial, não se sabe onde foi o problema, apenas que o resultado não dá o esperado. Daria um trabalho bem estressante procurar, mas com esse recurso bastaria recusar todas as alterações ou analisar uma a uma e rejeitar a que causou o problema. Resumindo, o programa só é ruim ou fraco mesmo para quem não quer aprender a usá-lo.

1A presente matéria tem origem numa matéria feita por Eliana Domingos de Souza para a primeira edição da revista eletrônica do LibreOffice para o Brasil (LibreOffice Magazine Brasil | Outubro 2012).