As funções da auditoria interna na Administração Pública

     Funções da Auditoria Interna

Entre as funções desta atividade é possível citar a avaliação independente e de assessoramento da administração voltada para o exame e a adequação, para a eficácia e para a eficiência dos sistemas de controle interno, bem como da qualidade do desempenho das áreas em relação às atribuições e aos planos, metas e políticas definidas pela organização. 

Desta forma, a auditoria interna não apenas estende-se a todos os serviços, áreas, departamentos, programas, operações e controles como também, tem o dever de ser eficiente a ponto de permitir o melhor desempenho da empresa. 

Para tanto o auditor faz uso dos procedimentos apresentados pela NBC T-12: exames, incluindo os testes de observância (para obter razoável segurança de que os controles estabelecidos são eficazes e mais do que isso se são realmente observados por todos na empresa) e testes substantivos (que objetivam a evidência quanto à suficiência, exatidão e validade dos dados produzidos pelos sistemas de informação da empresa e coletados pelo próprio trabalho de auditoria e por controles internos).

Com estes procedimentos o auditor interno também acaba avaliando o controle interno e isso possibilita a ele (o auditor) tomar medidas para que seja mantido segundo a forma planejada e eficiente a ponto de alcançar as metas. 

Conforme as Normas Brasileiras para o Exercício da Auditoria Interna, o controle interno deve ser entendido como qualquer atitude tomada pela administração para manter a probabilidade de que os objetivos e metas estabelecida sejam atendidos com sucesso, através de ações que têm por finalidade a conferência da precisão e da confiabilidade dos dados contábeis, promovendo a eficiência operacional e encorajando a aderência às políticas administrativas prescritas pela entidade. Se o controle é efetivo é possível cumprir os objetivos e metas de maneira correta e tempestiva com a utilização mais econômica dos recursos disponíveis.

Conforme salientam Barros et al (2003), “o auditor deverá aplicar questionários (os conhecidos por Cheque - List) para determinados exames a fim de que se possam conhecer os controles com relação ao patrimônio investigado”. E completam afirmando que estes exames devem ser centrados em análises de: 

1. Ingressos orçamentários – tais como lançamentos de receitas e recolhimento do caixa único; 

2. Ingressos extraorçamentários – entendidos por depósitos de origens diversas, débitos em tesouraria e a contabilização; 

3. Aquisições de serviços, de materiais e de obras – que servem de exemplos às licitações, os empenhos, as liquidações e pagamentos, os restos a pagar; 

4. Pagamentos extraordinários – como a restituição de depósito e; 

5. Folha de pagamento. Por meio destas análises o auditor, já tendo estudado toda a legislação relacionada em vigor no País tem plenas condições de localizar problemas ou sinais de erros e até mesmo de fraudes financeiras gigantes.

Com cálculos para avaliar os percentuais gatos com a folha de pagamento, por exemplo, se torna possível verificar se a administração não está gastando mais do que é necessário ou permitido; da mesma forma que com um estudo detalhado sobre as rotinas que envolvem a contabilização de entradas (como as receitas orçamentárias) é possível mapear desde a arrecadação de tributos até as quantidades físicas disponíveis para a confrontação adequada.

Vale lembrar, no entanto que, a auditoria interna não pode ser considerada um sinônimo de controle interno. O controle interno é conceituado como o conjunto de meios utilizados pela organização para que esta cumpra suas metas e a auditoria interna é a técnica utilizada pelo controle interno para que este realize suas metas. 

Trata-se uma atividade da administração voltada para o exame e a avaliação da organização quanto à eficiência, adequação e eficácia dos sistemas de controle e com a qualidade do desempenho das áreas em relação às metas anteriormente definidas. 

Uma prefeitura é obrigada a ter o seu sistema de controle interno implantado, mas isso não significa que corresponde a um departamento de auditoria interna. O auditor interno, apesar disso, é o mais adequado para ser o responsável pelo bom ordenamento do sistema, uma vez que este profissional detém conhecimentos administrativos, contábeis e por extensão, jurídicos. 

A função da auditoria interna como um conjunto de procedimentos para a verificação da confiabilidade dos dados fiscalização e gestão apresenta-se, conforme todo este contexto, como uma ferramenta indispensável para um bom desempenho de um controlador interno municipal.

Auditoria para encontrar fraudes e erros.

Como fonte de obtenção de meios para descobrir fraudes ou erros o administrador de empresas privadas pode solicitar os serviços de um auditor. No setor público é comum se ouvir falar em corrupção, roubos, fraudes, mau uso dos recursos públicos. Outro ponto que é divulgado é o uso de notas fiscais frias de empresas especializadas em falsificar valores ou até que nem ao menos existem.

É muito fácil verificar se uma empresa que presta serviços a uma prefeitura realmente existe ou não. Trevisan et al (2003:23) indica que a solução consiste em procurar o registro desta empresa seja no Posto Fiscal, Juntas Comerciais ou pesquisando pelo número do Cadastro Nacional de Pessoas Jurídicas – CNPJ expresso em notas fiscais e orçamentos. Segundo a cartilha da AMARRIBO, o método de forjar a participação de três concorrentes, todos utilizando documentos falsos de empresas existentes compõem a maneira mais comum para ganhar com licitações de maneira ilícita. 

Os autores também apresentam é a inclusão, dentro do grupo das empresas combinadas, de algumas com prelos superiores. Uma do grupo vence a licitação e reparte os benefícios com as outras empresas integrantes.

Quando um auditor vai trabalhar na busca de provas de que todos os dados estão corretos, seja este da entidade ou um auditor independente ou externo cumprindo solicitação do Tribunal de Contas do Estado deve saber aplicar as técnicas que indiquem a presença de fraudes e erros (BREMAEKER, 2006). 

Para Cruz (1997:74) o auditor que vai efetuar a fiscalização para executá-la de maneira eficiente “não pode desconhecer a articulação genérica entre a corrupção do setor público com o setor privado”. Acrescenta ainda uma lógica simples e máxima: ”como a todo ato de corrupção existe o corrupto e o corruptor, também existem, a cada propina, as causas e efeitos financeiros e os beneficiados e os lesados”. A corrupção não existe apenas no setor público, mas deste é sem dúvida a que mais é divulga da ao povo.

Trevisan et al (2003:37) explica que o levantamento da documentação referente às despesas realizadas pela prefeitura municipal pode servir como indicadores de indícios de eventuais desvios de dinheiro público. Acrescentam também que quando o responsável por investigar ou fiscalizar a entidade governamental estiver com a posse de notas fiscais relativas aos pagamentos já efetuados é importante verificar os seguintes fatos descritos:

a) Os gastos ou desembolsos com o valor de até oitenta mil reais por ano, em carta convite. Isso deve ser notado pela seguinte razão: o limite de dez por cento. Serviços e compras com o valor de até dez por cento do limite do valor anual acima mencionado não são obrigadas a passar por todo o processo de licitação. Logo, “há indícios de atos ilegais quando se verifica que há muitas notas fiscais próximas do limite de oito mil reais”. Isso a princípio sugere que quem emitiu a nota desejava maximizar a subtração dos recursos públicos, colocando valores que quase chegavam ao limite da obrigatoriedade do processo de licitação.

b) Aquisição de bens de uso do dia a dia de fornecedores residentes fora do município em questão. Isso pode indicar no mínimo que a prefeitura ou dá preferência a estas empresas ou tem realmente os melhores preços orçados. 

A partir desta ótica o auditor ou o responsável pelo sistema de controle interno, poderiam efetuar uma pesquisa de mercado com o objetivo de em primeiro lugar provar se os preços ou condições são realmente favoráveis e em segundo lugar, tentar descobrir informações referentes à empresa que possam ligar à prefeitura (como grau de parentesco com os servidores, algum tipo de sociedade) ou simplesmente, a falta de fornecedor desses bens de uso cotidianos presente no município.

c) As metas fiscais emitidas em sequência podem indicar que o fornecedor só tem a prefeitura como cliente e fonte de receita. Como lembram Trevisan, Lanhez, A Chizzotti, José Chizzotti e Verillo, com a ajuda do promotor de justiça o auditor ou controlador interno pode ter acesso ao talonário de notas fiscais da empresa e uma vez com estes documentos, busca-se verificar se existem outros clientes constantes e se de fato, fizeram as aquisições registradas. 

Caso o fiscalizador comprove a falta de outros clientes inicia-se uma pesquisa completa sobre a empresa, seguindo as sugestões anteriormente apresentadas.

d) Notas fiscais de várias empresas diferentes que contenham o mesmo layout (aparência gráfica) e com uma gráfica comum a todas podem indicar algum tipo de ligação entre os fornecedores. O critério de quem vai analisar deve julgar a ocorrência de tantas coincidências. Isso pode indicar a existência de uma gráfica especializada na emissão de notas frias ou ajuda a ganhar proveito em licitações.

e) As notas fiscais podem, algumas vezes, ser preenchidas com informações vagas, em que o produto ou o serviço não é completamente discriminado. Com isso o auditor ou semelhante dentro da prefeitura pode verificar os dados do bem ou dos serviços solicitados, confrontar com os recebidos e comparar com os valores destes e os disponíveis no mercado. Outro fato seria observar se havia oralmente à necessidade da aquisição do bem ou serviço e conferir nos documentos do setor solicitante, com o departamento de compras e se possível com o responsável do almoxarifado se foi recebido e se têm as assinaturas e carimbos, as datas e as aprovações. O contrário pode indicar, por exemplo, o uso de recurso público para benefícios pessoais dos servidores municipais.

f) A falta de controle do estoque é outro ponto que serve de pista caso haja alguma irregularidade. A vistoria “in loco” neste caso propicia o controle dos bens, do patrimônio público. É uma forma de proteger os ativos e indicar perdas ou roubos.

g) Gastos de consumo muito superiores ao necessário é um indicador antes de tudo de uma administração falha. Neste caso quem faz a verificação pode tirar uma relação contendo o histórico do consumo e com técnicas estatísticas ver se existe um padrão ou se o consumo é comum. Consumo elevado pode indicar bens ou serviços ou gastos gerais em outros objetivos, além da prefeitura. Localizando onde o consumo é mais acentuado é um modo de poder corrigir o problema (acompanhamento do setor que mais consome e estabelecer limites), ou até eliminar erros graves e fraudes.

h) A ocorrência de promoção de festas públicas para acobertar desvios de recursos é algo utilizado e que um auditor ou coordenador do sistema de controle interno pode averiguar a fundo. Para isso caberia ver de onde os recursos sutilizados têm origem – observando os documentos contábeis, os contratos e as políticas sobre decisões de onde são aplicados e a legislação em vigor. Após isso é possível se ter uma ideia do montante de recursos disponíveis e também, de comparar os recursos aplicados nestas festas com aqueles aplicados em obras de infraestrutura no município. Porém, os desvios como afirmam as experiências da AMARRIBO podem vir de notas fiscais frias. Somam-se então métodos estatísticos de amostragem para estudar os valores destas notas para comprovar a efetividade.

i) O uso de cheques não cruzados, o que desobriga o recebedor de depositar o valor em uma conta bancária. Neste, sem a conta bancos o dinheiro pode ser repassado “por fora”, isto é, sem a documentação. Uma vez que o cheque não é cruzado o servidor da prefeitura pode não depositar a referida importância, ou até depositar apenas uma parte. Uma atitude mais rígida, como, por exemplo, exigir o uso e a aceitação de cheques cruzados e a conferência constante dos demonstrativos bancários, extratos e saldos, contratos referentes aos serviços e conferência do caixa poderia evitar essa prática que inspira a corrupção.

j) O uso de publicações oficiais em jornais por preço por centímetro é outro indício de irregularidades. Segundo afirma Trevisan et al (2003:44) a contratação de um veículo para publicação de anúncios oficiais precisa passar pelo processo de licitação. Quando a publicação não está de acordo utiliza-se como critério para calcular o custo o

tamanho em centímetros da publicação, sem levar em conta se todo o conteúdo está ou não presente. Apesar de não ser uma prova de fraude é algo que causa um gasto oneroso aos cofres públicos.

k) O conluio em ações judiciais, ato que envolve administradores em conjunto com outros para causar intencionalmente motivos para que sejam movidas ações e que, depois simulam acordos contrários à administração.

l) A contratação de profissionais com dispensa de licitação, tomando-se como base para a justificativa apenas a chamada “notória especialização”. Isso facilita a entrada de servidores que podem não ter qualificação e também, como lembra a AMARRIBO, não é raro que seja feita a preços altos em face do trabalho a ser realizado, o que pode indicar que o valor é dividido depois para a parte contratante. O controlador interno ou outro servidor que tenha acesso deve sempre observar os contratos nestes casos, sobretudo quanto à especialização, se de fato existe, bem como se realmente há necessidade desta contratação.