Registros, abertura e a importância da escrituração

Ter uma escrituração contábil regular é fundamental para o crescimento e bom desenvolvimento econômico da empresa, pois relata fatos importantes da instituição, tais como saídas e entradas de bens, gastos, lucros, etc [DEL FRARO et al, 2010].

Todo escritório de contabilidade deve manter guardados e bem protegidos todos os registros de seus clientes. Com essas práticas, é possível conferir todas as movimentações, atividades operacionais, certidões e contratos caso haja alguma fiscalização surpresa com o objetivo de descobrir irregularidades sobre alguma empresa.

Estes documentos são guardados dentro de caixas de papelão sem nome próprio, apenas com a etiqueta com o nome da respectiva empresa.

A contabilidade tem todos os registros como forma de garantir que aquela empresa está seguindo toda a legislação, norma e totalmente regularizada, sem possíveis roubos, caixa - dois e sonegação frente aos órgãos fiscalizadores. Todos os documentos das pastas são feitos ou preenchidos pelo computador.

Isso pode ser feito porque todos os clientes têm seus dados cadastrados no programa. Assim que o usuário entra com o nome do dono ou da empresa, o sistema preenche os demais campos, deixando apenas para colocar os dados atuais como compras, vendas, datas etc.

A informatização tornou mais rápida o trabalho do contador. O tempo perdido datilografando letra por letra toda a ficha de cadastro de algum funcionário compra, abertura de empresa, na atualidade diminuiu, também, pela capacidade de corrigir erros digitados; o que antes, gerava todo um processo de retomada de documentos e tornava ainda mais lento todo o processo burocrático.

Embora a escrituração dos documentos do movimento contábil propiciar tanta informação útil ao cliente, infelizmente, nem todos os escritórios de contabilidade a executam. Utilizam mecanismos como lançamentos apenas em livros-caixas ou se contentam em apenas oferecer os serviços do departamento fiscal e da folha de pagamento, fora administrativos, como alteração de contrato.

Um argumento utilizado para a falta do serviço está em que:

A manutenção de livros contábeis representa burocracia fiscal e custo elevado; que a dispensa daquela obrigação estaria evidenciando tratamento diferenciado para as microempresas e pequenas empresas, entendendo e se posicionando no sentido que a contabilidade constitui empecilho, ônus e exigência impeditiva ao crescimento daquelas empresas [SCHNORR et al, 2008].

Outro ponto comum é utilizar o dizer de que seus clientes são do Simples Nacional e empresas desse regime tributário estariam desobrigadas a ter escrituração. De fato, a Lei Civil desobriga mesmo, mas a contabilidade não. Com relação a isso:

O Código Tributário Nacional, que consta na lei no 5172 de 25/10/1966, trata, superficialmente, das obrigações dos contribuintes a respeito de sua Escrituração contábil. A Contabilidade Simplificada ou o Simples Nacional trata da utilização de um plano de contas simplificado, podendo substituir a utilização do livro caixa. Essa modalidade de escrituração não desobriga as empresas de manterem escrituração regular em consonância com os Princípios Fundamentais de contabilidade e Normas Brasileiras de Contabilidade, em que são observados os critérios quanto às formalidades, documentação, temporalidade dos documentos, filiais, balancete e contabilização em forma eletrônica [DEL FRARO et al, 2010].