Formando a melhor equipe para seu escritório: da divulgação à entrevista

Fonte http://legiaodosherois.uol.com.br/2016/liga-da-justica-diretor-explica-formacao-da-equipe-no-cinema.html

Conseguindo os melhores dos melhores para sua empresa

Vamos a situação: você agora tem o seu próprio escritório de contabilidade, tem os programas para as tarefas de rotina contábil, fiscal e trabalhista, já criou o seu site e pagou por um espaço publicitário no jornal mais popular da cidade. Não falta mais nada? Errado. Como está a sua equipe?

As quantidades de funcionários dos escritórios de contabilidade varia muito conforme o número de clientes e ainda o porte destes, que pode demandar mais serviços e isso resulta em mais contratados. Cada empresa contábil tem a sua própria cultura, a sua organização interna (procedimentos e regimento interno a ser adotado nas tarefas diárias) e as suas necessidades específicas, que vão desde serviços de terceiros a equipamentos.

Por esta razão, não adianta querer correr atrás de clientes grandes, pensando que isso lhe trará muito retorno financeiro sem antes começar a pensar em como vai compor o quadro se funcionários. Para tanto, em qualquer processo de contratação é muito importante que se saiba de que exatamente seu escritório precisa para se saber, então, de quem se precisa. Em regras gerais, que cliente você quer captar? Uma industria, prestador de serviços ou filantrópica? Após isso você deve pensar em quais necessidades estas empresas terão, no que tange á atualização de legislação.

Por exemplo, um cliente que preste serviços específicos precisará constantemente de ajuda específica, aí entra em ação um funcionário capacitado naquele serviço. Uma ONG que recebe subvenção municipal e precisa prestar contas dos gastos continuamente demandará um funcionário que conheça muito bem a elaboração de relatórios em planilhas eletrônicas e que saiba extrair dados contábeis para estas na forma que são exigidos pelos entes que ofereceram a subvenção.

Resumindo, não basta querer ter os melhores clientes sem que seu escritório tenha uma equipe de alta performance à altura das suas expectativas de crescimento. A seguir apresentaremos algumas dicas dadas pelo diretor sócio da QualitaRH, Hélio Carvalho, para a contratação de profissionais qualificados para os escritórios de contabilidade:

Definição das dificuldades para contratar para o setor contábil

Inicialmente devemos responder á questão sobre quais são as principais dificuldades enfrentadas pelo setor contábil, no que diz respeito à contratação de profissionais de alta performance? Citamos aqui algumas destas dificuldades, e como podemos constatar, sempre ligadas à atualização:

Mudanças constantes na legislação específica.

Baixo nível de conhecimento técnico em função das constantes mudanças na legislação, o que deixam o nível de qualificação profissional baixo, bem como a falta de uma visão sistêmica dos assuntos. Um exemplo disso é o baixo conhecimento dos contadores para assuntos não ligados à contabilidade financeira ou comercial, como é o caso da Contabilidade Agrícola, que não se restringe a atividade agrícola, mas também a atividade pecuária, embora a Contabilidade do Agronegócio abranja ainda mais atividades, como a agroindustrial e outras atividades zootécnicas ademais da pecuária, como a apicultura e a avicultura [BASTOS, 2011]¹.

De acordo com uma pesquisa feita por Bastos (2011)²;

Quando perguntados sobre se tiveram contato com a Contabilidade Rural por meio de palestras, seminários ou até mesmo leituras sobre o tema o resultado não foi muito diferente. Apenas duas pessoas ou 13,3% disseram que sim, que tiveram contato por meio de uma destas alternativas. A autoavaliação que fazem os contabilistas a respeito de seus conhecimentos sobre a Contabilidade Rural tampouco é animadora. Apenas uma pessoa considerou seus conhecimentos na área como bons. Um total de 53,3% considerou seus conhecimentos como regulares, 33,3% dos respondentes se considera com conhecimentos ruins e uma pessoa ou 6,7% se absteve de responder a esta pergunta. Dos quinze contabilistas pesquisados chama atenção o fato de nenhum deles ter atuado profissionalmente na área da Contabilidade Rural. Esse resultado evidencia que além de pouco ou nenhum conhecimento da área por meio da educação formal, também inexistente experiência prática. Por exemplo, um recém-formado que não esteja sempre investindo em formação complementar, terá seus conhecimentos rapidamente defasados por não conseguir acompanhar o ritmo das mudanças do setor.

Como podemos constatar, um ramo tão vasto da contabilidade é pouco conhecido pelos profissionais, o que dificulta a contabilização e demais serviços para os clientes de escritórios com esta defasagem. São aspectos que os profissionais não visam durante a procura para trabalhar, e nem mesmos os próprios escritórios, que não pensam na possibilidade de prestarem serviços de alta performance a clientes de setores distintos de comércio, serviços e industria.

E como os profissionais altamente qualificados são escassos, é grande a procura por eles e isso faz com que tenham o direito a exigirem salários maiores para serem contratados, o que tende a encarecer o departamento contábil. A pretensão salarial acaba ficando muito acima do resto do mercado porque os candidatos disponíveis passam a ter poder de escolha e de barganha salarial. Da mesma forma, para trazer funcionários de outras empresas, a solução é oferecer salários maiores ou condições mais atrativas, o que também acaba sendo muito oneroso.

Principais erros nas contratações

Além da falta de qualificação que devemos nos atentar durante uma contratação de funcionário para manter nosso escritório com o padrão de qualidade de serviço desejado devemos também avaliar os candidatos pro seu comportamento pessoal. Não adianta contratar o melhor profissional, o mais gabaritado e experiente em determinado assunto mas que durante o dia a dia não esteja em sintonia com a política empresarial de seu escritório. Devemos observar o conhecimento técnico do profissional, mas de peso igual, seu comportamento é muito importante para o desenvolvimento do seu escritório contábil, porém, só trará resultados quando o comportamento do profissional estiver alinhado ao da cultura do escritório.

Disto podemos tomar como exemplo um pós-graduado que não aceita trabalhar num departamento onde seus companheiros são apenas graduados e faz de tudo para “puxar o tapete” dos colegas. Ou poderia simplesmente se recusar a acatar ordem dos superiores em detrimento ás suas opiniões, que acredita serem melhores e as únicas que devam ser seguidas. Assim, o ideal é equilibrar as qualidades técnicas e com um comportamento maleável à cultura organizacional.

Outro erro muito comum dos escritórios de contabilidade é buscar por profissionais perfeitos, conhecedores de tudo, espertes em todas as áreas da profissão contábil. Isso ou não existe ou se encontrar, será altamente caro para a empresa. É muito melhor procurar por vários profissionais eu conheçam UM POUCO de tudo ou especialistas em áreas distintas do que um que saiba tudo e cobre salário superior a todo o conjunto anterior.

Mas também não adianta nada contratar um funcionário dentro do que a empresa precisa (qualificado tecnicamente e com perfil de trabalho ideal) mas não saber passar isso para ele durante a contratação ou entrevista de emprego. O fato de comunicar mal a proposta de trabalho faz com que o candidato imagine determinada situação que não condiz com a realidade do trabalho e quando ver como é a situação real acabe pedindo demissão pouco tempo após a sua contratação. Logo, o ideal é que a comunicação seja a mais clara possível tanto em relação à remuneração, quanto aos benefícios, descontos e atividades a serem desenvolvidas. A consequência é ter que contratar novo funcionário, o que fará com que a empresa perca mais tempo com treinamento. Um retrabalho.

Além do conhecimento técnico

O que se deve buscar além de conhecimento? Essa é uma pergunta que a administração do escritório deve pensar muito bem durante o recrutamento de novos potenciais funcionários. Já descrevemos que o conhecimento é realmente muito importante e agregador para o desenvolvimento do seu escritório contábil (principalmente conhecimento específico que poucos profissionais detenham e que faça parte do rol de serviços do escritório no presente ou futuramente), mas deve estar acompanhado do que o departamento de Recursos Humanos chama de CHA – Competência, Habilidade e Atitude. Esse tripé de qualidades num futuro profissional são a chave para uma boa contratação, conforme apresentamos a seguir:

• Competência - saber fazer algo bem feito. É o mínimo necessário para se contratar alguém, a menos é claro que o escritório tenha uma política de contratação de funcionários inexperientes para treiná-los conforme as vontades da empresa. Mas mesmo assim isso faria com que se perdesse tempo com treinamento, visto que poderia contratar o funcionário que já conhece o trabalho e o sabe fazer bem feito e contratar um estagiário para auxiliá-lo, elemento bem menos custoso;
• Habilidade - prática do conhecimento técnico/teórico adquirida na formação acadêmica e que só é conquistada com a experiência. Atrelado à competência. Alguém só consegue desempenhar uma tarefa bem feita se estiver sob monitoramento e acompanhamento constantes (detalhando cada atividade a ser desenvolvida, o que prenderia parte dos funcionários para treinamento, em vez de estarem todos cada um fazendo um serviço distinto ou separados) ou porque a pessoa realmente sabe o que está fazendo, pois conhece a teoria e a prática.
• Atitude - comportamento adequado e que fará a diferença para o sucesso do seu negócio. Também não basta contratar um funcionário que saiba fazer de tudo mas não tome decisões quando for oportuno ou mesmo que não vista a camisa da empresa, esperando tudo pelos outros. O funcionário deve ser proativo, buscando sempre mais qualificação e conhecimento, por conta própria.

Mapeamento para a contratação mais acertada

Tendo em vista o que já apresentamos sobre as qualificações do melhor funcionário possível e ideal para o escritório surge a dúvida: como contratar o profissional que você realmente precisa? não basta identificar as características que procuramos, caso tenham mais de um aptos. Assim se faz necessário um mapeamento não dos funcionários, somente, mas do que a empresa está realmente precisando naquele momento.

Recomendamos para tanto que ser os passos a seguir, a começar pelo mapeamento do perfil sigam os passos detectores de competências.

• Mapeamento do perfil por competências : quais qualidades estão faltando e precisam ser adquiridas pelo escritório?
• Divulgue a oportunidade , pois não basta esperar que os candiados venham ao escritório. Deve-se informar (posto de atendimento ao trabalhador, internet, jornal), que se está contratando e quais as expectativas de funcionários estão buscando.
• Prepare-se para a entrevista , pois este é o momento crucial em que a empresa deverá extrair o máximo de informações dos candidatos, sobretudo para perceber se estão sendo sinceros em suas respostas. Deve-se aproveitar para fazer as perguntas que definirão respostas que busquem as qualidades que estão à procura (por exemplo, perguntando se o candiado tem vontade de estudar novamente (para ver se é proativo para se atualizar), bem como se já esteve em cargos de liderança antes e os resultados obtidos.
• Entreviste por competência , que servirá para filtrar as características que chamam interesse.
• Mapeando o perfil do profissional desejado , realizando com a confrontação dos resultados ou percepções dos avaliados durante as entrevistas.

A empresa deve identificar os seus diferenciais competitivos, isto é, quais atitudes ou qualidades a tornam mais atraente para os clientes potenciais (tais como serviços personalizados, consultoria com auditoria e perícia, serviços de marketing para clientes), atrelados à sua missão, à sua visão e aos seus valores. Após a identificação destes itens deve-se buscar o candidato com o comportamento que apresente esses mesmos diferenciais competitivos.

Depois disso planejar o local em que o novo funcionário será inserido. Conforme o e-book da NIBO (www.nibo.com.br) de como formar a melhor equipe, deve-se é entender a cultura da equipe de trabalho em que o novo profissional será inserido, sendo que por exemplo, caso a equipe seja madura e organizada, é importante trazer pessoas com essas mesmas características, ainda que não sejam as mais qualificadas. Assim sendo, não adianta contratar um profissional superqualificado se ele não for ser bem recebido pela equipe ou não se sentir confortável com ela e ele provavelmente não trará resultados positivos e poderá até pedir demissão. Vale esta máxima: A atitude do profissional deve ser condizente com a de sua equipe.

Como já foi descascado, no ato da entrevista e da oferta da vaga é indispensável a definição clara de todos os aspectos inerentes à vaga, tais como salários, cargos e atividades, obrigações e benefícios. A vaga e a futura contratação devem ser muito bem definidas para que se possa ter elementos necessários de avaliação adequada do candidato, sendo ainda que o ideal é que ele apresente a habilidade e o conhecimento necessários para o cargo em questão.

Por último, e não menos importante, conforme a NIBO, é a expectativa sobre o novo profissional, que abrange o tripé de conhecimento – habilidade e atitude esperados pela empresa com relação ao funcionário e isso deve ser informado ao indivíduo, para que ele tenha consciência de toda expectativa que colocam sobre ele, sem é claro que isso lhe suba a cabeça.

O objetivo final do mapeamento permite que não apenas seja escolhido o melhor funcionário mas também em identificar as possíveis fraquezas que deverão ser trabalhadas para este novo funcionário ficar ideal para as metas do escritório, dentro da própria equipe, aqueles que precisam de treinamento técnico e/ou comportamental para desenvolver um trabalho mais produtivo e evoluir profissionalmente.

Divulgando a vaga

Após o mapeamento é hora de divulgar a vaga a ser preenchida, devendo ser feita de diversas formas possíveis para atrair o funcionário ideal seja lá onde este esteja. São dicas para isso:

• Indicação: feita por conhecidos, clientes ou funcionários para o candidato é muito bem-vinda, pois traz a oportunidade de trazer para trabalhar na empresa pessoa de fama favorável. No entanto, não pode ser o fator decisivo para uma contratação, devendo este ser a qualificação, atitude, compromisso e necessidade.
• Grupos de e-mail: uma boa dica, conforme sugestão da NIBO é o site do Yahoo, na seção “divulgar vagas de empregos”, uma vez que ali você poderá divulgar as oportunidades de trabalho, receber e-mails e currículos. Mas é claro que não é a única opção, tendo ainda o Linkedin, que é uma rede de relacionamentos profissionais, ideal para se encontrar currículos e vagas de empregos filtradas por competências ou objetivos de trabalho.
• Sites de recrutamento: a maioria exige investimento, embora não muito caro e alguns são grátis e ainda assim bons. Um bom exemplo é o Catho, gratuito por um período curto de tempo e que tem fama de indicar a pessoa certa para a vaga certa.
• Aconselhamos também que divulgue a vaga no site ou blog de seu escritório de contabilidade. Sempre haverá alguém procurando serviços contábeis e pelo Google encontrará o seu site. E se as pessoas o encontram pelo site, podem os desempregados ou que estão a procura de recolocação ou virada de carreira também encontrá-lo.
• Consultoria de recursos humanos: que envolvem os já citados (um recrutador do RH pode muito bem acessar continuamente sites de relacionamento ou mídias sociais como o Facebook para buscar por perfis de possíveis candidatos, além de averiguar os que são entrevistados, fora testes escritos ou dinâmicas.

1BASTOS, E. D. Contabilidade na agropecuária: um estudo exploratório sobre os conhecimentos dos contabilistas do município de Quixadá na região central do sertão do estado do Ceará. In: , jul./dez 2011, v. 2, n. 18.

2Para a consecução dos objetivos desta pesquisa foram levantados pelo autor, junto ao Conselho Regional de Contabilidade do Ceará – CRC, Delegacia do município de Quixadá, os contatos dos contabilistas atuantes no município. De uma população total de 61 profissionais, 41 não foram localizados e 5 se negaram a participar da pesquisa. À quantidade remanescente de 15 contabilistas, aproximadamente 25% da população, foi aplicado um questionário estruturado não disfarçado (Anexo I) durante o primeiro semestre de 2010