quarta-feira, 22 de junho de 2016

O departamento de pessoal de um escritório de contabilidade

As atividades efetuadas no Departamento de Pessoal giram em torno da folha de pagamento dos funcionários. Todas as contratações, demissões, período de experiência e férias devem ser levadas à contabilidade para que esta as regularize e possa informar tais fatos aos órgãos competentes, como por exemplo, bancos e governo. O banco precisa ser informado, pois é neste em que os depósitos dos salários serão efetuados, bem como, férias e FGTS (Fundo de Garantia de Tempo de Serviço).
Se uma empresa contrata um funcionário, deverá registrá-lo e passará a existir uma série de obrigações trabalhistas e com isso surge a conta em banco. A contabilidade faz a ligação entre a empresa e a instituição financeira e ainda, da empresa para o governo, que vai exigir a receita vinda de PIS e INSS (que a contabilidade deve manter sempre em dia).

      Cadastro de funcionários

Quando a empresa contrata um novo funcionário deve levar o fato à contabilidade para que esta o registre. O cadastro começa com o pedido da empresa ao funcionário de seus documentos de identidade. É pedido ao funcionário o RG, o CPF, a Carteira de Trabalho, Certidão de Nascimento, se o indivíduo é casado, separado ou viúvo, se tem filhos e os documentos deles, o certificado de reservista se for homem, comprovante de residência e, foto. A contabilidade transcreverá as informações recebidas no livro de cada empresa cliente, ocupando o funcionário uma página inteira (que é numerada). Depois, a contabilidade copiará as informações para o sistema contábil referente ao departamento de pessoal. No programa são preenchidos todos os dados do funcionário, identificando também se é o 1º emprego, reemprego ou se voltou de um afastamento e, informa o número da página - se foi o 2º ou 32º contratado, ficará na página 2 ou 32, e terá como n° 2 ou 32. Se o empregado nunca trabalhou registrado não tem o número do PIS em sua carteira de trabalho e com isso, o escritório de contabilidade fará o pedido ao banco. Depois que recebe o número, termina de preencher a ficha cadastral do empregado e informará a empresa para que esta saiba onde depositar os pagamentos do funcionário.


      A folha de pagamento

Quando o escritório vai rodar a folha de pagamento do funcionário, vai ao programa, no setor de pagamentos. Neste insere o número de dias úteis como, por exemplo, 30 dias. Vão aparecer todos os nomes dos funcionários na ordem em que foram cadastrados. Seus salários serão preenchidos seguindo os pisos salariais impostos pelos sindicatos e a partir do valor, surgem os descontos do INSS.
O usuário por fim tecla “entre” e o computador se encarregam de calcular. Se tiver férias, promoção, salários extras, apenas preenche os dados essenciais e continua teclando “entre”, fazendo com que o computador calcule o resto.
Após esse processo, o usuário vai até “relatórios” e importa relatórios do governo e dos bancos tais como FGTS, CAGED e RAIS para preencher, tirar uma cópia para ficar no escritório e exportar para aqueles.


      Cadastro de eventos para a contabilidade

A integração da folha precisa de três verificações: a existência de empresa ativa com plano de contas e históricos, verificação se esta apresenta retenções e se há códigos diversos (INSS patronal e terceiros).
O básico no cadastro está no levantamento dos eventos utilizados durante o ano. Para tanto, recomenda-se a visualização dos relatórios da folha no botão “emissão da folha”, no sistema, mês a mês, e ao se fazer isso se consegue determinar quais são os proventos e descontos e impostos.
Ao emitir o resumo da folha se tem o elenco dos eventos e a partir destes se faz suas relações com os lançamentos.
A seguir apresentamos um fluxograma de integração dos dados do departamento de pessoal para a contabilidade:



Então é isso. A postagem vai ficando por aqui, espero que tenham gostado e até a próxima.