As
atividades efetuadas no Departamento de Pessoal giram em torno da
folha de pagamento dos funcionários. Todas as contratações,
demissões, período de experiência e férias devem ser levadas à
contabilidade para que esta as regularize e possa informar tais fatos
aos órgãos competentes, como por exemplo, bancos e governo. O banco
precisa ser informado, pois é neste em que os depósitos dos
salários serão efetuados, bem como, férias e FGTS (Fundo de
Garantia de Tempo de Serviço).
Se uma
empresa contrata um funcionário, deverá registrá-lo e passará a
existir uma série de obrigações trabalhistas e com isso surge a
conta em banco. A contabilidade faz a ligação entre a empresa e a
instituição financeira e ainda, da empresa para o governo, que vai
exigir a receita vinda de PIS e INSS (que a contabilidade deve manter
sempre em dia).
Quando a
empresa contrata um novo funcionário deve levar o fato à
contabilidade para que esta o registre. O cadastro começa com o
pedido da empresa ao funcionário de seus documentos de identidade. É
pedido ao funcionário o RG, o CPF, a Carteira de Trabalho, Certidão
de Nascimento, se o indivíduo é casado, separado ou viúvo, se tem
filhos e os documentos deles, o certificado de reservista se for
homem, comprovante de residência e, foto. A contabilidade
transcreverá as informações recebidas no livro de cada empresa
cliente, ocupando o funcionário uma página inteira (que é
numerada). Depois, a contabilidade copiará as informações para o
sistema contábil referente ao departamento de pessoal. No programa
são preenchidos todos os dados do funcionário, identificando também
se é o 1º emprego, reemprego ou se voltou de um afastamento e,
informa o número da página - se foi o 2º ou 32º contratado,
ficará na página 2 ou 32, e terá como n° 2 ou 32. Se o empregado
nunca trabalhou registrado não tem o número do PIS em sua carteira
de trabalho e com isso, o escritório de contabilidade fará o pedido
ao banco. Depois que recebe o número, termina de preencher a ficha
cadastral do empregado e informará a empresa para que esta saiba
onde depositar os pagamentos do funcionário.
Quando o
escritório vai rodar a folha de pagamento do funcionário, vai ao
programa, no setor de pagamentos. Neste insere o número de dias
úteis como, por exemplo, 30 dias. Vão aparecer todos os nomes dos
funcionários na ordem em que foram cadastrados. Seus salários serão
preenchidos seguindo os pisos salariais impostos pelos sindicatos e a
partir do valor, surgem os descontos do INSS.
O usuário
por fim tecla “entre” e o computador se encarregam de calcular.
Se tiver férias, promoção, salários extras, apenas preenche os
dados essenciais e continua teclando “entre”, fazendo com que o
computador calcule o resto.
Após esse
processo, o usuário vai até “relatórios” e importa relatórios
do governo e dos bancos tais como FGTS, CAGED e RAIS para preencher,
tirar uma cópia para ficar no escritório e exportar para aqueles.
Cadastro de eventos para a contabilidade
A
integração da folha precisa de três verificações: a existência
de empresa ativa com plano de contas e históricos, verificação se
esta apresenta retenções e se há códigos diversos (INSS patronal
e terceiros).
O básico
no cadastro está no levantamento dos eventos utilizados durante o
ano. Para tanto, recomenda-se a visualização dos relatórios da
folha no botão “emissão da folha”, no sistema, mês a mês, e
ao se fazer isso se consegue determinar quais são os proventos e
descontos e impostos.
Ao emitir
o resumo da folha se tem o elenco dos eventos e a partir destes se
faz suas relações com os lançamentos.
A seguir
apresentamos um fluxograma de integração dos dados do departamento
de pessoal para a contabilidade:
Então é isso. A postagem vai ficando por aqui, espero que tenham gostado e até a próxima.
Nenhum comentário:
Postar um comentário