Auditoria interna e funções do coordenador de controle interno municipal - Parte 2

Estudo de caso: Auditoria nas prefeituras pesquisadas

A auditoria interna não precisa necessariamente fazer parte da estrutura da entidade pública municipal, conforme nossos estudo. Esta deve fiscalizar, avaliar o grau de confiabilidade e controlar a eficiência e a eficácia dos controles internos do órgão auditado com total autonomia.

Auditoria interna junto ao departamento jurídico ou de contabilidade

A fiscalização sobre as entidades públicas foi promulgada pela Constituição Federal de 1988, nos artigos 70 a 74. o artigo 70 estabelece ao Congresso Nacional, mediante o controle externo, e o próprio controle interno de cada poder são os responsáveis pela fiscalização contábil, financeira, orçamentária, operacional e patrimonial quanto à Legalidade, Legitimidade, Economicidade, Aplicação de Subvenções e Renúncia das receitas. E pelo artigo número 74 os Poderes Legislativo, Executivo e Judiciário devem montar de forma integrada, os sistemas de controle interno para:

• Avaliar o cumprimento das metas;
• Avaliar os resultados;
• Controlar as operações de créditos;
• Exercer os direitos e obrigações estabelecidos em lei;
• Informar ao Tribunal de Contas da União quando for constatado qualquer irregularidade.

O que mais ocorre, por falta de padronização de estruturas, nos órgão públicos é a fusão do controle interno à outras áreas, como ao departamento de contabilidade, finanças, jurídico ou de auditoria interna. Na prefeitura de Santa Isabel - SP, objeto deste estudo, a auditoria é unida ao Controle Interno e efetuada pelo departamento financeiro e conferida pelo coordenador do Controle interno. Este, um advogado nomeado por Portaria, realiza trabalhos à área jurídica da referida prefeitura e analisa os demonstrativos, balanços e balancetes de receitas e despesas que o departamento de contabilidade lhe fornece. Ao receber um documento contábil o responsável pelo controle interno verifica a origem, o valor, efetua alguns cálculos para confirmar percentuais aplicados e compara com o orçamento anual. Valores que superem os gastos previstos no orçamento anual são analisados para se julgar se são necessários. Na segunda prefeitura analisada – a de Arujá – SP, o chefe só controle interno também e formado em Direito faz a verificação sobre os balancetes e emite dez relatórios para o chefe do poder executivo sobre o controle na prefeitura.

O que auditam e o que deveria ser auditado?

O auditor atua sobre todas as atividades da administração pública, tendo como ponto de referência para os testes de auditoria a serem aplicados justamente o controle interno. Todo o planejamento de auditoria considera o grau de confiabilidade do controle do interno no órgão auditado. Quanto mais satisfatórios são os procedimentos do controle interno, menor será a extensão do trabalho.

A seguir são listados alguns dos trabalhos de verificação e testes efetuados pelo auditor interno numa prefeitura:

• Verificar a forma de como são feitas as licitações;
• Verificar o modo de como são feitos os empenhos das despesas;
• Procurar quais recursos são usados para o pagamento das despesas públicas;
• Ver e confirmar se os gastos com as obras públicas estão dentro do orçamento fixado;
• Verificar se o total de gastos com folha de pagamento são ultrapassa o limite legal estabelecido;
• Analisar as contas patrimoniais e os demonstrativos contábeis, para casar as informações;
• Ver se a Contabilidade segue as noras usadas em Contabilidade Pública;
• Analisar as metas dos orçamentos;
• Efetuar pesquisas de preços para a compra de bens ou para contratação de serviços de terceiros;
• Estudar procedimentos para a melhorá-los ou atualizá-los, se puder;
• Efetuar a conferência das contas, desde as despesas,, juros salários, valores de impostos;
• Verificar a existência física dos bens constantes nos estoques ou almoxarifados;
• Informar erros ou fraudes aos interessados, definindo quem os fez, quem vai receber os dados e como serão corrigidos;
• Tomar medidas para a prevenção e a eliminação de erros, tais como advertências, notificações e por fim, a informação das irregularidades ao Tribunal de Contas;
• Estudar o sistema, para comprovar se está realmente seguindo a Lei, se os treinamentos são atualizados e funcionais e se o custo da assistência técnica é compatível com o produto e com o que está em uso no mercado;
• Observação às normas, averiguando se os funcionários ou servidores fazem o trabalho corretamente e o total de horas trabalhadas, bem como são efetuadas as novas contratações;
• Conferir os demonstrativos Balanço Orçamentário, Balanço Financeiro, Demonstração das Variações Patrimoniais, Balanço Patrimonial, Demonstrativo da Dívida Fundada e Flutuante, Demonstrativo da Despesa e Receita e os relatórios sobre comparações destas variáveis;
• Analisar o software de gestão, certificando a regularidade das contas, a execução de contratos, acordos, convênios ou ajustes

A finalidade básica da auditoria da auditoria é comprovar a legalidade e legitimidade dos atos e fatos administrativos. Objetiva avaliar os resultados alcançados, quanto aos aspectos de eficiência, eficácia e economicidade da gestão orçamentária, financeira, patrimonial, operacional, contábil e finalística das unidades e das entidades da administração pública em todas as suas esferas e níveis de poder. Em adicção, também comprova a aplicação dos recursos públicos por entidades de direito privado.

Por meio de procedimentos e técnicas a auditoria investiga se o controle interno funciona e permite a fundamentação para a opinião por parte do Sistema de Controle Interno do Poder executivo.

Por meio da utilização de técnicas de auditoria o coordenador do sistema de controle interno, entre outras atividades, faz:

• Realiza auditoria sobre a gestão dos recursos públicos federais quanto a responsabilidade dos órgãos públicos e privados, inclusive nos projetos de cooperação técnica junto a Organismos internacionais e multilaterais de créditos;
• Apura os atos ou fatos legais ou irregulares, praticados por agentes públicos ou privados, na utilização dos recursos públicos federais e comunicar à unidade responsável pela contabilidade para que tome as providências cabíveis;
• Realiza auditoria nos sistemas contábeis, financeiros, de pessoal e demais administrativos e operacionais;
• Examina a regularidade e avalia a eficiência e eficácia na gestão administrativa e dos resultados alcançados nas ações do Governo;
• Realiza auditoria para o aperfeiçoamento dos procedimentos administrativos dos órgãos da administração direta e indireta federal.

Acúmulo de cargos e funções

Na primeira prefeitura pesquisada para este estudo – a de Santa Isabel, no ano de 2008 – o responsável por fazer a técnica de auditoria e manter útil o sistema de controle interno usa a maior parte do seu tempo para exercer a atividade de advogado. Resolve mais com as ações, principalmente as trabalhistas.

A atividade como controlador consiste em analisar os documentos que chegam das outras áreas e ver se estão de acordo com o Orçamento. Ao receber um relatório da contabilidade vai analisar as contas contidas nele, as origens e confrontar o que está informado com a verba e os recursos. Mas como não tem profundos conhecimentos contábeis, ao surgirem dúvidas o servidor solicita auxílio do departamento financeiro ou da tesouraria.

Assim sendo, ele não faz auditoria “in loco”, apenas a verificação documental de relatórios, balanços e contratos quanto aos valores permitidos e utilizados e todo o processo que os gerou. Por exemplo, num contrato de licitação vai analisar o documento, compromissos e direitos para a futura contratação, qual a prestação de serviços e quais os recursos seriam utilizados. Depois os valores e demais pontos analisados são especificados no relatório que será mandado ao Tribunal de Contas. E caso venha a constatar a presença de irregularidades no processo, esta será estudada a fundo até que seja descoberta a causa bem como o seu causador e tomará as devidas providências para que a correção seja feita.

E para o caso de persistência do erro futuramente ou que indique uma eventual fraude, o responsável pelo controle interno na prefeitura terá a obrigação de notificar o chefe do Poder Executivo para que seja instaurada uma sindicância, que posteriormente poderá levar à punição ou demissão do fraudador.

Bimestralmente a prefeitura encaminha relatórios com a assinatura do contador, auditor e prefeito ao Tribunal de Contas e este faz a verificação final. Se constatar que houve irregularidade e que o controle interno sabia e nada fez punirá os responsáveis pela gestão na prefeitura –no caso, o chefe do executivo, o contador e o coordenador do controle interno.

O trabalho de auditoria executado pelo coordenador do controle interno é quase sem limite. É certo que ele não efetua verificação de cada ponto nos relatórios, mas se achar necessário pode pegar todo o documento e seus relacionados quedão origem à determinada despesa, bem como o uso de entrevistas, confirmação externa, inspeção física e demais procedimentos.

Outra função é sugerir mudanças, tais como para alterações na forma do processo de licitação quando não atente mais às necessidades da prefeitura. Isso foi feito no ano de 2005 na Prefeitura de Santa Isabel, quando foi eleito por portaria para o cargo e após inteirar-se das rotinas e obrigações da prefeitura e de estudar como era o controle interno antes de sua chegada.

Enquanto na prefeitura de Santa Isabel a auditoria é realizada pelo controle interno situado junto ao departamento jurídico e por um advogado nomeado por portaria, na outra prefeitura pesquisada – a de Arujá – é realizada pelo contador coordenador do controle interno junto á divisão de contabilidade. Este executa praticamente as mesmas tarefas do primeiro servidor entrevistado, porém com a diferença de estar trabalhando internamente na Contabilidade. Além de trabalhar com os balancetes, faz o levantamento das contas de despesas e receitas, procurando sobretudo, localizar erros e fraudes. Encontrando-as, ele pode por exemplo, embargar o processo irregular.

Usa como papeis de trabalho principalmente, os balancetes, as notas fiscais, os processos administrativos que verifica e os utiliza como base para a formação dos dez relatórios que posteriormente entregará ao chefe do poder executivo municipal. Estes documentos mostram todo o lado financeiro da prefeitura, bem como se a administração realmente segue o orçamento e a legislação – por exemplo, a Lei Federal nº 4,320/1964 (Lei do Orçamento).

Também fiscaliza os balanços e indicando se a estrutura da prefeitura está em conformidade ao que está expresso nas peças contábeis. Podemos citar a título de exemplo, se os repasses para cada um dos setores não ultrapassou os limites legais e caso constate irregularidades, vai notificar os causadores a respeito da forma certa e caso não haja correção, deverá atuar no caso como delator a serviço do Tribunal de Contas do Estado.

Nas duas prefeituras os relatórios são entregues ao Tribunal de Contas bimestralmente. Este por sua vez os analisa, verificando se estão seguindo os princípios e normas legais e posteriormente, uma vez ao ano enviam um auditor para as administrações municipais, para efetuar sua vistoria “in loco”.

Os dois coordenadores do Controle Interno foram nomeados e atuam em outras áreas além da citada e objeto deste estudo. Por esta razão, efetuam poucas práticas de auditoria, limitando seus trabalhos aos registros documentais. Isso acaba dificultando o trabalho e segundo os próprios entrevistados, é comum essa prática de acúmulo de funções na grande maioria das prefeituras dos pequenos municípios do País.