quarta-feira, 22 de junho de 2016

Fluxo de trabalho do Departamento Contábil

O resumo de procedimentos apresentado no fluxograma do departamento contábil a seguir tem como foco os procedimentos de escrituração dos documentos que são enviados pelos clientes da empresa contábil. Por esta razão não são mostrados os procedimentos quanto da elaboração dos demonstrativos contábeis.

Como é possível ver, todo trabalho feito durante a escrituração baseia-se nos documentos, que deverão ser aceitáveis para o correto registro dos fatos ocorridos. Por esta razão, o trabalho inicia-se com a triagem sobre o movimento mensal enviado pelo cliente, que tem por objetivo a separação do que pode ser lançado no sistema de contabilidade (e que afetará o patrimônio da empresa) daquilo que não é suficiente para comprovação, quer seja de pagamentos ou de recebimentos.
Todavia, se um documento não é hábil do ponto de vista da contabilidade surge uma questão a ser resolvida: esse papel é indispensável? Aparece em algum documento que deverá ser seguido à risca – um extrato bancário, por exemplo – e sem deverá constar nos livros contábeis e demais relatórios? Tendo em vista essa problemática, é obrigado o departamento contábil a entrar em contato com o cliente para que este providencie os comprovantes (notas fiscais, contratos etc.) Para o escritório para que possa registrá-los corretamente e tempestivamente.


Figura 1: Fluxograma básico da escrituração contábil.



Se o documento mandado inicialmente pelo cliente constar em extratos bancários da empresa deverá ser lançado nos sistemas de contabilidade, o que afetará ou o ativo, ou o passivo, as despesas ou receitas. 
E por esta razão, muitas vezes a contabilidade fica em uma situação difícil de concluir: suponha que o cliente que é um comércio de materiais elétricos tenha mandado para o escritório um comprovante de débito em sua conta corrente relativo a um pagamento de despesa com a assinatura de TV à cabo, acompanhado do respectivo demonstrativo da conta e em nome de um dos sócios proprietários da empresa.
Para este caso o procedimento que pode ser adotado é, primeiramente, a verificação se a empresa apresenta lucros retidos de exercícios anteriores e se para o exercício há previsão de resultado positivo. Se comprovado, todas as despesas com gastos particulares dos proprietários podem ser lançados como antecipação ou retirada de lucros, creditando-se o banco e debitando-se a não despesa ora apresentada (pois não pertence de fato à empresa, mas ao seu proprietário), mas uma conta redutora de lucros.