O resumo
de procedimentos apresentado no fluxograma do departamento contábil
a seguir tem como foco os procedimentos de escrituração dos
documentos que são enviados pelos clientes da empresa contábil. Por
esta razão não são mostrados os procedimentos quanto da elaboração
dos demonstrativos contábeis.
Como é
possível ver, todo trabalho feito durante a escrituração baseia-se
nos documentos, que deverão ser aceitáveis para o correto registro
dos fatos ocorridos. Por esta razão, o trabalho inicia-se com a
triagem sobre o movimento mensal enviado pelo cliente, que tem por
objetivo a separação do que pode ser lançado no sistema de
contabilidade (e que afetará o patrimônio da empresa) daquilo que
não é suficiente para comprovação, quer seja de pagamentos ou de
recebimentos.
Todavia,
se um documento não é hábil do ponto de vista da contabilidade
surge uma questão a ser resolvida: esse papel é indispensável?
Aparece em algum documento que deverá ser seguido à risca – um
extrato bancário, por exemplo – e sem deverá constar nos livros
contábeis e demais relatórios? Tendo em vista essa problemática, é
obrigado o departamento contábil a entrar em contato com o cliente
para que este providencie os comprovantes (notas fiscais, contratos
etc.) Para o escritório para que possa registrá-los corretamente e
tempestivamente.
Figura
1: Fluxograma básico da escrituração contábil.
Se o
documento mandado inicialmente pelo cliente constar em extratos
bancários da empresa deverá ser lançado nos sistemas de
contabilidade, o que afetará ou o ativo, ou o passivo, as despesas
ou receitas.
E por esta razão, muitas vezes a contabilidade fica em
uma situação difícil de concluir: suponha que o cliente que é um
comércio de materiais elétricos tenha mandado para o escritório um
comprovante de débito em sua conta corrente relativo a um pagamento
de despesa com a assinatura de TV à cabo, acompanhado do respectivo
demonstrativo da conta e em nome de um dos sócios proprietários da
empresa.
Para este caso o procedimento que pode ser adotado é,
primeiramente, a verificação se a empresa apresenta lucros retidos
de exercícios anteriores e se para o exercício há previsão de
resultado positivo. Se comprovado, todas as despesas com gastos
particulares dos proprietários podem ser lançados como antecipação
ou retirada de lucros, creditando-se o banco e debitando-se a não
despesa ora apresentada (pois não pertence de fato à empresa, mas
ao seu proprietário), mas uma conta redutora de lucros.
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