Introdução básica à Controladoria

Controladoria: a contabilidade plena

Controladoria é a utilização da ciência contábil em todo momento e em toda a sua plenitude. Tem como principais funções:

• Controle orçamentário;
• Tomada de decisão;
• Defesa da exatidão dos dados;
• Criação de formas ou procedimentos para que não ocorram fraudes;
• Função de reportar irregularidades;
• Adequação às normas vigentes e procedimentos estrangeiros para o a empresa no Brasil.

A controladoria precisa de uma boa estrutura para a geração destas informações e para tanto organiza seus procedimentos em grupos de objetivos, que podem ser enumerados a seguir:

A estrutura

Quanto à estrutura usaremos os textos de Olívio Koliver (2005):

Na primeira hipótese, a controladoria representa, pois, um setor da empresa, com funções definidas, integrado na sua estrutura. Noutras palavras, é parte de um organograma funcional, o qual, como é normal, obedece a determinados princípios ou diretivas. Já na segunda conceituação configura, conforme declarado, área de conhecimento humano.

A estrutura do departamento de Controladoria precisa de, pelo menos, destes seis itens, destacados a seguir:

• Contabilidade Societária: trata das demonstrações contábeis a serem mostradas ao mercado onde estão as sociedades anônimas;
• Controle Patrimonial: resume-se a assegurar o controle físico e estrutural do patrimônio da entidade, feito por mecanismos como o código de barras para adequar as quantidades em estoques;
• Inventário Físico: para assegurar a existência dos ativos destinados à venda, localizados nos estoques, e no imobilizado;
• Controle de Gestão em projetos, que demanda análise de riscos em investimentos e de uma visão econômica da empresa, não apenas contábil ou financeira. Consta por exemplo o sistema de gestão econômica GECON;
• Acompanhamento de projetos em andamento: desde o início ao término de cada projeto, seja de uma construção de um novo galpão aos processos de modernização da fábrica, que demandam treinamento e adaptação, além de planos de ampliação de atuação para novos mercados e;
• Apoio ao seguro, para determinação de proteção dos ativos fixos e para contingências financeiras em virtude de fatores internos na empresa ou externos (crise econômica, processos judiciais, crise econômica, aumento de impostos).

O planejamento Tributário

Outra função imponente da Controladoria está no planejamento tributário, que permite o apoio completo à empresa, trabalhando como um departamento jurídico, de consultoria estratégica para a atualização quanto aos tributos (para se evitar perder dinheiro pagando impostos desnecessariamente ou em multas). Feito por especialistas em diversas áreas.

A Controladoria acompanha os cálculos de impostos analisando os processos produtivos e as leis em vigor para eles e procura questionar e quando não consegue, busca auxílio em empresas de atividade semelhantes.

Gestão de riscos

Outra função indispensável da controladoria é a garantia de proporcionar à administração da empresa a visão geral de riscos no controle interno, dando assim espécies de alerta verde, amarelo ou vermelho para a qualidade daquele. A controladoria mostra por exemplo, a inadimplência dos clientes, se compensa ou não diminuir o quadro de funcionários para reduzir custos ou se há outra saída melhor, trabalha com o acompanhamento dos processos das tarefas e gerenciamento de pessoal (carga horária e formação de equipes) para a melhoria nas práticas trabalhistas.

O planejamento estratégico vem antes do tributário, estando ainda vinculado aos objetivos dos acionistas, procurando permitir à empresa agregar-lhes valor.

Estas funções (ou características) da Controladoria trazem mais vantagem competitiva à empresa, e consequentemente, maior faixa de rentabilidade expostas nos demonstrativos contábeis, uma vez que permite à administração uma previsão das tendências no cenário econômico ao longo dos anos.

O Dr. Olívio Koliver em seu livro elaborado para o Conselho Regional de Contabilidade do Rio Grande do Sul, intitulado A CONTABILIDADE E A CONTROLADORIA, TEMA ATUAL E DE ALTA RELEVÂNCIA PARA A PROFISSÃO CONTÁBIL traz os seguintes aspectos sobre a concorrência nos últimos anos e a busca pela completividade:

A evolução das atividades econômicas nos últimos anos, notadamente na última década, com manifesto aumento na concorrência, teve, entre outras consequências, a intensificação da busca de competitividade, alçada à condição de fator de sobrevivência. Aliás, a maioria das empresas cuja administração não se apercebeu das tendências em afirmação sofreu os efeitos, e não foram raros os casos de fechamento puro e simples, além da venda para terceiros, especialmente em países em desenvolvimento como o nosso. De outra parte, o quadro em tela colocou em relevo a questão da qualidade do sistema de informações à disposição dos gestores das entidades, com vistas ao subsídio de decisões, tanto aquelas de natureza corrente quanto as relacionadas com o planejamento da entidade a curto, médio ou longo prazos. Noutras palavras, as atividades de controle, notadamente no âmbito interno, mas também no quadrante externo, passaram a integrar o vocabulário corrente de pessoas ligadas à gestão de empreendimentos (KOLIVER, 2005).

Ao final de cada ciclo (semanal, mensal, quinzenal, anual), quando são gerados os Balanços e Balancetes contábeis a controladoria entra em ação mais uma vez para efetuar a análises destes demonstrativos financeiros, trabalhando após sobre os saldos de contas de clientes, bancos e fornecedores, definindo variações, hábitos e tendências para os períodos seguintes, a além de pontos fortes e fracos no ciclo passado.

Análise dos Balanços

Um dos pontos mais analisados pela controladoria durante a análise dos demonstrativos contábeis é a estrutura do Passivo. Que itens estão no Passivo? Quais seus prazos, como está o endividamento da empresa? São estas questões que a Controladoria deve manter controladas para que a empresa não venha a quebrar e o acompanhamento disso é feito em parte analisando-se estas contas. Mas é claro que sabemos que as informações nos relatórios contábeis não são muito claras para aqueles que são leigos no assunto e pensando nisso a controladoria elabora relatórios “traduzidos” dos Balanços oficiais para a diretoria. Procura fazer demonstrações que apresentam como está o cenário interno nacional (impactos da Selic, quantidade de debêntures emitidas, riscos de prejuízos com importações devido as altas da moeda norte-americana) ao longo dos anos.

No cenário externo efetua comparações do PIB de diferentes países (por exemplo, o do Brasil vem decaindo nos últimos meses e isso vem apenas sendo reflexo da nossa economia estagnada, bem como à França, devido a atentados terroristas, mal cenário se comparado aos Estados Unidos, atualmente bom lugar para investir em novos negócios.

O Processo orçamentário

A Controladoria deve cuidar para que a entidade mantenha favorável seu volume de receitas, utilizando métodos estatísticos para apresentar melhores quais são os clientes e o que eles procuram. Assim, potencializa as vendas e tem melhor resultado.

No processo orçamentário trabalha em cima de três vertentes: das receitas, por método estatístico; de preço de vendas (teoria econômica), aplicando os mesmos preços do mercado, o que não é bom e; o método de custos, que procura definir os menores gastos tributários possíveis. Ainda nestes aspectos analisa valores de gastos, que podem ter quatro características:

Gastos devem ser padronizados por meio de algum critério: definindo quanto vai consumir e a controladoria consulta um técnico especializado para estabelecer os valores dos respectivos custos;

Gastos improváveis: por exemplo os furacões. Assim é bom estar a empresa sempre abrindo o horizonte para o sócio, acionista quanto aos eventuais problemas inerentes no negócio;

Gastos técnicos: chama o técnico ou alguém que saiba tudo sobre o assunto para que avalie os riscos. Um exemplo de risco calculado é o Risco Beta, uma média ponderada do custo de capital e o retorno exigido pelos investidores.

Gastos não essenciais: que podem ser cortados e a empresa pode assim sobreviver durante um período de grande turbulência econômica ou operacional. Cabe como exemplo o custo com treinamento de funcionários novos.

Uso da Demonstração de Fluxo de Caixa

Além dos Balanços modificados a Controladoria pode adequar a Demonstração de Fluxo de Caixa (DFC), demonstração que apresenta as variações que afetam o caixa e o saldo daquele. Por exemplo, o lucro do exercício poderia ser maior se não houvesse a depreciação e assim podemos definir que o que resultou positivamente no Balanço e na DRE não reflete exatamente o saldo em caixa, muito pelo contrário.

A depreciação que diminui o resultado não afeta o caixa nem direta nem indiretamente. Outro exemplo é os gastos para grandes projetos, que após cobrados os ganhos já previstos tem seu saldo levado ao resultado do exercício, independentemente se houve ou não alteração em caixa.

Métodos de custeios usados pela Controladoria

Inicialmente vemos os métodos gerenciais e os de cascatas.

Os métodos gerenciais mostram os custos fixos, isto é, aqueles que existem independentemente da s quantidades produzidas. São exemplos o aluguel, a eletricidade, os salários dos empregados da fábrica.

Métodos de cascatas: Trata dos custos e despesas variáveis, identificáveis. Por exemplo, o produto mais vendido é mais barato e o que causa mais custos. Se a organização parar de produzi-lo os custos fixos não deixarão de existir, aliás, aumentarão para os demais, por critérios de ratio.

O método de cascata separa os gastos como uma cascata, agregando os custos apenas aos que são de sua origem, e não aos custos totais divididos pelo número de produtos feitos.

Outra forma de análise de custos comumente usada pela Controladoria é o cálculo do Ponto de Equilíbrio mínimo para se vender de um produto ou mercadoria para que se mantenha uma margem aceitável de lucro e rentabilidade. Podemos citar ainda a análise do custo de capital, que procura-se responder perguntas como a de aplicar dinheiro na empresa, no mercado interno ou externo etc. Representa os créditos advindos das aplicações. Mostra taxas que podem ou não fornecer riscos para investimentos, indicar quais seriam os melhores fundos de investimentos (optando sempre por aplicar no mercado ou na empresa).

Bibliografia

KOLIVER, 2005: KOLIVER, Olívio, A Contabilidade e a Controladoria, tema de alta relevância para a profissão contábil, 2006