Escrituração de documentos

Todas as pessoas físicas têm uma série de obrigações a cumprir ao longo de suas vidas. Quando nascem, precisam ser registrados, da mesma forma que a partir de certa idade precisam ser reconhecidos por meio de documento de identidade – RG; depois ainda o cadastro de pessoas físicas – CPF e o título de eleitor entre outros. Quando uma pessoa física é registrada em um emprego, pede-se a ela o documento de identidade e a carteira de trabalho, onde será registrado o nome do empregador, a data da emissão, o salário, o número do PIS, entre outros dados.

Pessoas físicas também devem declarar ao Fisco os seus rendimentos anuais, sobre as quais pagam o imposto de renda. Da mesma forma, as pessoas jurídicas também têm obrigações a cumprir. Estas entidades devem ser registradas, têm o CNPJ – Cadastro Nacional de Pessoas Jurídicas. Precisam se manifestar aos órgãos competentes. Devem optar por algum regime tributário que lhe convenha mais (como o Simples Nacional).

Uma empresa tem imposto a pagar e informações a prestar para diferentes esferas do poder público, por exemplo, todas as contratações, demissões, período de férias e qualquer afastamento de funcionários devem ser comunicados aos bancos em que os direitos trabalhistas deste trabalhador serão pagos e, ao governo, declarações como a do INSS. Outros exemplos destas obrigações são as relacionadas à operação da empresa: imposta taxas e alíquotas calculadas sobre vendas, compras, circulação de mercadorias e notas fiscais, que devem ser sempre registradas, tanto para fiscalizações, quanto para uso interno. São tantos deveres que, para algumas empresas poderem gerenciar tudo isso apresenta o próprio setor de contabilidade, mas como isto nem sempre é viável, tornam-se clientes dos escritórios de contabilidade.

Cada escritório funciona de maneira diferente: alguns são divididos em departamentos, onde cada funcionário tem um conhecimento mais amplo da sua função e, em outros, todos fazem um pouco de tudo, preferidos pelos escritórios menores. A informática aplicada à contabilidade possibilita o trabalho em três áreas básicas: Departamento De Pessoal, Escrita Fiscal e Contabilidade. Um programa eficiente, por exemplo, contém um subprograma para cada área em que, além de manter o usuário livre de erros (pois assim que detectados, o programa envia uma mensagem), também a deixa atualizada sobre novas leis extraídas de sites, tais como o da Receita Federal.

Ressalta-se que independentemente do regime tributário, há de se formar algum tipo de controle para os recebimentos dos documentos (notas, contratos, comprovantes de pagamentos), de forma a facilitar nos lançamentos de todos os setores, incluindo aqui o Contábil. Ainda quanto ao controle interno:

Para que o controle interno tenha resultados positivos nas organizações, é necessário que o objetivo deste seja definido, independente se for para uso administrativo ou gerencial da organização, ou seja, ele tem que ser um elemento físico para a apreciação dos setores que o utilizam[XAVIER & DORNELLES, 2013].

Uma empresa, em comparação, tem impostos a pagar e informações a prestar para diferentes esferas do poder público. Exemplos destas obrigações são as relacionadas à operação da empresa: imposta taxas e alíquotas calculadas sobre vendas, compras, circulação de mercadorias e notas fiscais, que devem ser sempre registradas, tanto para fiscalizações, quanto para uso interno.

São tantos deveres que, para algumas empresas poderem gerenciar tudo isso apresenta o próprio setor de contabilidade, mas como isto nem sempre é viável, tornam-se clientes dos escritórios de contabilidade.

Entre os princípios e fundamentos da Contabilidade consta que a informação deve ser gerada tomando como base documentos idôneos.

Quando uma empresa torna-se cliente de um escritório de contabilidade trará para o escritório a tarefa de levantar informações econômicas e financeiras sobre ela, e para isso deve-se tomar como fonte de dados os documentos mandados para serem escriturados.

Segundo Del Fraro et al (2010)¹:

A Escrituração Contábil é uma norma instituída por lei que estabelece critérios e procedimentos a serem observados e desenvolvidos dentro da empresa. É por meio dela que se apuram as atividades, tais como movimentação de capital, transações e as diversas práticas administrativas. As fiscalizações estão cada vez mais exigentes quanto à clareza dos fatos que ocorrem dentro da empresa, não podendo haver fato obscuro ou espécie alguma de negligência quanto aos movimentos administrativos, encerramento de exercício, etc.

Cada escritório funciona de maneira diferente: alguns são divididos em departamentos, onde cada funcionário tem um conhecimento mais amplo da sua função e, em outros, todos fazem um pouco de tudo, preferidos pelos escritórios menores.

A informática aplicada à contabilidade possibilita o trabalho em três áreas básicas: Departamento De Pessoal, Escrita Fiscal e Contabilidade. Um programa eficiente, por exemplo, contém um subprograma para cada área em que, além de manter o usuário livre de erros primários, também a deixa atualizada sobre novas leis extraídas de sites, tais como o da Receita Federal.

1DEL FRARO, Ana Paula Miarelli; CTOTINI, Daniele Ferreira; SOUZA, Kellen Flávia de; LOURENÇO, Rebeca Heleodora; TEIXEIRA, Sílvia Aparecida de Lima. A importância da escrituração contábil regular nas micro e pequenas empresas. Revista Acadêmica da FACECA – RAF, v.1, n.8, Jan/Dez. 2010.