Importância e fluxogramas da área contábil

Durante os estágios efetuados em escritórios de contabilidade por parte dos autores do Blog, verificou-se que são executados uma série de procedimentos de controle e rotinas para que a escrituração dos documentos dos movimentos contábeis enviados pelos clientes sejam feitos da melhor forma possível.

Nem sempre esses controles existiram no departamento, sendo que os processos foram melhorados com as experiências e erros. Mas como foi escrito, são realizados esses procedimentos.

Ao fazer a escrituração completa da entidade, conforme defende Schnorr (2008), o profissional contabilista está contribuindo para a correta apuração dos resultados da empresa. Esta escrituração regular, diga-se, obrigatória, deve estar revestida das formalidades legais e ainda ser processada a partir da observância das Normas Brasileiras de Contabilidade.

O próprio sitio eletrônico do escritório avisa que para a correta contabilização dos ativos, receitas, passivos e despesas das empresas é indispensável que estas entreguem suas contas a cada mês. Mas isso não é o que ocorre entre outros profissionais.

Durante o estágio verificou-se que alguns novos clientes – vindos de outros escritórios – desconheciam os serviços de emissão de Balanço Patrimonial e Demonstração do Resultado do Exercício, por exemplo, acreditando mesmo que os únicos serviços feitos por um escritório de contabilidade seriam da parte da Folha de Pagamento, Fiscal e administrativo relacionado a abertura, alteração e encerramento de empresas. Infelizmente não era raro começar do nada a contabilidade de um cliente aberto em outro escritório, uma vez que não foram feitos quaisquer livros contábeis que poderiam servir de base para os lançamentos.

As consequências de serviços incompletos desses escritórios de contabilidade é a maior dificuldade em se adequar às novas exigências contábeis (como é o caso aqui da escrituração digital), que não é satisfeita por simples livros-caixas.

Ressalta-se que a falta de escrituração contábil não é negativa apenas para o cliente, que perde em informações úteis para seu negócio, mas também, para o próprio profissional, que em virtude de atender um pedido de um cliente que precise urgentemente de um Balanço o faça de qualquer jeito.

Disso adverte Shnorr et al (2008):

Veja-se, portanto, que o profissional contabilista corre o risco de ser responsabilizado por ocorrências ou operações praticadas por seus clientes, as quais nem sempre são do conhecimento; especialmente pelo fato de que os empresários insistem em não ver com a mesma visão do contador. Em outras palavras, significa dizer que, apesar de exaustivamente alertados, cobrados quanto à transparência operacional e submissão aos ditames legais, continuam relutantes em aceitar ou assumir as orientações expendidas, como que a desafiar as autoridades fiscais ou então sob o argumento de que, como muitos fazem assim ou assado, se não praticarem exatamente daquela mesma forma, não prosperam.

Os autores Jacinto e Rodrigues (2011) entrevistaram e acompanharam o trabalho da empresa contábil ABC e chegaram à conclusão de falta de preparo, estudo e organização, itens que podem atrapalhar que um escritório execute uma correta escrituração contábil e moderna:

A ABC apresenta problemas com má formação do quadro profissional, por não realizar contratações correspondentes a cada área, não sendo exigidas as qualificações devidas para que o contratado assuma o cargo, ocasionando problemas como uma má execução das atividades, trazendo dificuldades para o setor contábil em reclassificar as contas contábeis para uma conformidade com os princípios de contabilidade. A ABC não oferece aos seus colaboradores cursos e treinamentos de como operar os sistemas implantados pela mesma, não capacitando o seu pessoal, não contribuindo para o desenvolvimento da empresa. A empresa deve se estruturar de forma intelectual e tecnológica treinando seus profissionais para realizarem um trabalho satisfatório e garantir sua continuidade no mercado. Uma preocupação que deve ser constante para os profissionais de contabilidade é a de sempre procurarem manter um perfil profissional capacitado, desenvolvendo habilidades, para não serem prejudicados na execução de suas atividades e, principalmente, com a escrituração contábil digital, pois todos os procedimentos serão realizados de forma cada vez mais eletrônica e transparente, elevando o nível de qualificação dos profissionais responsáveis pelos arquivos gerados para serem enviados ao fisco (RFB). Prova disso é que o arquivo digital enviado em 2010 está sendo reanalisado pelo contador em 2011, pelo fato do mesmo não confiar no sistema utilizado na ABC e no pouco tempo que foi disponibilizado para corrigir as informações contábeis inconsistentes em 2010.

A segui é apresentado o resumo de procedimentos contábeis adotados na escrituração e seu fluxograma, que tem como foco os procedimentos de escrituração dos documentos que são enviados pelos clientes da empresa contábil. Por esta razão não são mostrados os procedimentos quanto da elaboração dos demonstrativos contábeis.

Como é possível ver, todo trabalho feito durante a escrituração baseia-se nos documentos, que deverão ser aceitáveis para o correto registro dos fatos ocorridos.

Por esta razão, o trabalho inicia-se com a triagem sobre o movimento mensal enviado pelo cliente, que tem por objetivo a separação do que pode ser lançado no sistema de contabilidade (e que afetará o patrimônio da empresa) daquilo que não é suficiente para comprovação, quer seja de pagamentos ou de recebimentos.

Todavia, se um documento não é hábil do ponto de vista da contabilidade surge uma questão a ser resolvida: esse papel é indispensável? Aparece em algum documento que deverá ser seguido à risca – um extrato bancário, por exemplo – e sem deverá constar nos livros contábeis e demais relatórios?

Tendo em vista essa problemática, é obrigado o departamento contábil a entrar em contato com o cliente para que este providencie os comprovantes (notas fiscais, contratos etc.) para o escritório para que possa registrá-los corretamente e tempestivamente.

Se o documento mandado inicialmente pelo cliente constar em extratos bancários da empresa deverá ser lançado nos sistemas de contabilidade, o que afetará ou o ativo, ou o passivo, as despesas ou receitas.

E por esta razão, muitas vezes a contabilidade fica em uma situação difícil de concluir: suponha que o cliente que é um comércio de materiais elétricos tenha mandado para o escritório um comprovante de débito em sua conta corrente relativo a um pagamento de despesa com a assinatura de TV à cabo, acompanhado do respectivo demonstrativo da conta e em nome de um dos sócios proprietários da empresa.

Para este caso o procedimento que pode ser adotado é, primeiramente, a verificação se a empresa apresenta lucros retidos de exercícios anteriores e se para o exercício há previsão de resultado positivo.