Arquivamento na Contabilidade

A contabilidade é baseada em documentos, então...

Todo escritório de contabilidade deve manter guardados e bem protegidos todos os registros de seus clientes. Com essas práticas, é possível conferir todas as movimentações, atividades operacionais, certidões e contratos caso haja alguma fiscalização surpresa com o objetivo de descobrir irregularidades sobre alguma empresa. Estes documentos são guardados dentro de caixas de papelão sem nome próprio, apenas com a etiqueta com o nome da respectiva empresa. O conteúdo da caixa pode ser composto por:

• Livro de Registros e Utilização de Documentos Fiscais e Termos de Ocorrência. Neste livro é realizada toda a documentação (escrituração) de todos os fatos que ocorreram durante o dia, por exemplo, compras, vendas, quantidade de estoque, receita, tudo feito à mão em folhas pautadas, com espaços e linhas discriminados.
• Pasta de Despesas. É um bloco de pequenas folhas cujo conteúdo é despesas. Por exemplo, taxa de água, luz, telefone, gasolina, ISS, DARF etc. É utilizada pelo Departamento Contábil
• Pasta de Nota Fiscal de Entradas. É onde são registradas todas as compras da empresa. Por exemplo, a compra de mercadorias, de matéria-prima para a confecção de pão no caso de uma padaria.
• Pasta de Nota Fiscal de Saída. Se naquela registram-se as compras, neste serão registradas as vendas. Quando a empresa A compra da empresa B, na área fiscal pegam a folha do fornecedor – B – para regis­trar o valor da compra, quanto foi gerado de passivo para a empresa A e com isso, quanto esta teve de faturamento. Também são registradas todas as entregas e diminuições do estoque.
• Pasta de DARF e/ou DAS. Específica para os tributos COFINS, PIS, IR, IRPJ (imposto de renda para pessoa jurídica) e Contribuição Social, pagos ou que ainda o serão. DARF é o Documento de Arrecada­ção de Receitas Federais, um conjunto de impostos que competem à União. Quando a empresa for optante pelo Simples Nacional, isto é, o sistema unificado dos impostos e contribuições das microempresas e empresas de pequeno porte terão por guias o DAS, INSS, FGTS (se tiver funcionários) e não constarão Darf's, uma vez que estão inclusos no DAS. Empresas que têm um faturamento baixo podem optar por pagar apenas este conjunto de tributos federais e, ainda têm mais alguns outros benefícios.
• Livro de Registros de Notas Fiscais de Serviços Prestados. Neste livro marca-se o imposto sobre servi­ços –ISS – caso a empresa os realize. Também envolve o ICMS – imposto sobre circulação de mercado­rias e serviços prestados -, desde que a empresa venda ou compre de fora do Estado. O governo criou isso como forma de punir aqueles que vão para outro Estado e, comprando fora, beneficiam empresas de fora, deixando de lado as mais próximas.

A contabilidade tem todos os registros como forma de garantir que aquela empresa está se­guindo toda a legislação, norma e totalmente regularizada, sem possíveis roubos, caixa - dois e sone­gação frente aos órgãos fiscalizadores. Todos os documentos das pastas são feitos ou preenchidos pelo computador.

Isso pode ser feito porque todos os clientes têm seus dados cadastrados no programa. As­sim que o usuário entra com o nome do dono ou da empresa, o sistema preenche os demais campos, deixando apenas para colocar os dados atuais como compras, vendas, datas etc.

A informatização tornou mais rápida o trabalho do contador. O tempo perdido datilografan­do letra por letra toda a ficha de cadastro de algum funcionário compra, abertura de empresa, na atualidade diminuiu, também, pela capacidade de corrigir erros digitados; o que antes, gerava todo um processo de retomada de documentos e tornava ainda mais lento todo o processo burocrático.