segunda-feira, 18 de abril de 2016

Administração Financeira dos Estoques


       CARACTERÍSTICAS DO ESTOQUE

Dentro da empresa os estoques são os itens que compõem a maior representatividade de capital de giro e tem como principais finalidades cobrir o volume de vendas e também o volume de produção. Por exemplo, se a organização demora dez dias para produzir deve ter estoque que sustente a produção durante esse período – o que é diferente de dizer “estoque a disposição”.
É diferente que o conceito do Just in Time, modelo em que apenas se produz aquilo que se pretende vender e não existe estoque e envolve conceitos de logística. A matéria-prima que vai ser utilizada chega do fornecedor e no mesmo dia já é utilizada, vira produto acabado e é vendido ao consumidor. Não vai para o estoque. E com isso, surge a interrogação: é melhor para a empresa trabalhar com Just in Time ou com estoque? Trabalhar com o Just in time significa geração de lucro e rentabilidade uma vez que não há custos decorrentes de investimentos de curto prazo (capital de giro) em compra de materiais para armazenar num estoque parado.
E como já foi estudado na postagem dobre fluxos de caixa, diminuir investimentos significa aumento de rentabilidade.
Mas o que pode acontecer se os fornecedores não estão próximos das instalações da empresa? O ideal é que estejam próximos da empresa, mas se isso não é possível é bom que haja uma eficiente infraestruturada para evitar atrasos causados pelo trânsito. Imaginemos que a empresa tem um fornecedor que tem dificuldades em entregar as mercadorias no prazo, pois sempre acontece algum imprevisto nas estradas que os ligam. E para evitar esse tipo de problema um estoque deve ser capaz de suprir os erros do planejamento da empresa.
Se a produção era para ser concluída em 10 dias, mas levou 25 para poder deixar os materiais do estoque prontos para serem entregues é imperativo que a empresa tenha materiais suficientes para cobrir o atraso e assim não prejudicar os clientes. Assim sendo, o Just in time pode não ser eficiente e acabar não dando um bom resultado para a organização no final das contas.


      Função, tipo e volume do estoque

É função dos estoques atenderem as alterações de ofertas e demandadas. Se a empresa precisar de mais matéria prima o estoque deve ter unidades extras para cobrir essa necessidade e da mesma forma, quanto mais tempo demorar a se produzir, mais o estoque deve ter de peças de reserva e; se a empresa tem certeza de quanto o cliente deseja comprar, mais o estoque deve estar preparado padronizando a produção. E além dessa razão temos também esses fatores que acumulam estoques: que das nas vendas e como remédio se continua a produção.
Em virtude disso, mais estoque parado (estoque final) e se faz o contrário além de se perder tempo, perde-se também a qualidade, mão de obra e matéria-prima, que serão jogados fora e assim, configuram em gastos à toa.
Além desse custo temos o Custo de Set Up, que corresponde ao gasto decorrente ao ter que se religarem as máquinas no departamento de produção. Toda vez que uma máquina de grande porte é desligada leva-se um tempo para que fique completamente parada e mais que isso, um tempo maior para ser preparada para ser religada, com manutenção e segurança: até voltar ao ritmo de antes (normal) um longo período será jogado fora, tempo este que significa menos produção na empresa.
As vendas irregulares e a grande quantidade de matéria-prima comprada para aproveitar promoções. No primeiro caso o planejamento da empresa é frustrado devido à volatilidade dos clientes. Se a empresa planeja um período bom para vendas e compra grande quantidade de materiais pode ser surpreendida com o gosto dos clientes que simplesmente podem mudar de preferência. De outro lado, pode comprar poucas unidades e a demanda ser muito maior. O gráfico abaixo nos apresenta essas situações:
Assim, quando a economia melhora e a demanda pelos produtos aumenta o estoque diminui, ao passo que uma crise neste mercado acarreta em queda de vendas e consequentemente, em estoque parado. São causas externas para o acúmulo ou não de unidades do estoque. Entre outras temos: fornecedor de materiais irregular, fornecedor que forma monopólio, a chamada venda casada em que se compra um produto se puder comprar outro em adição e os clientes.
E quanto ao tipo podemos classificar os estoques quanto ao seu estado, logo, temos: o estoque de materiais acabados, o estoque de matérias primas, de reposição ou de manutenção de materiais e o estoque em processamento ou andamento. Este ultima corresponde ao estoque formado exclusivamente por materiais que começaram a ser fabricados, mas que ainda não foram concluídos. São também chamados de estoques semiacabados.
Como se vê, o estoque é um dos elementos de maior complexidade dentro da empresa (isto é, senão o maior) e para tal, deve ser controlado com o máximo de responsabilidade e metodologias para que não acabe causando problemas. A administração financeira, dessa forma, surge como gerente para evitar que o estoque fique parado, e isso traz consigo conceitos de rentabilidade, limpeza, segurança e manutenção (que deve ser também controlada, uma vez que cuidar do estoque também é um gasto).
Não obstante, a administração financeira deve zelar para que o saldo do estoque contenha o equilíbrio entre as entradas, saídas, uma margem de segurança e por fim, a antecipação das vendas.


      Custos diretos e inversamente relacionados ao volume dos estoques

Dentro da dinâmica dos estoques existem os custos que são direta e indiretamente (inversamente) relacionados ao volume produzido e vendido e a manutenção de unidades pela empresa. Os custos diretamente relacionados são aqueles que aumentam à medida que o volume do estoque aumenta. Com isso, são deste tipo o custo com a mão de obra (mais trabalhadores), da empilhadeira, o custo de armazenar (exige mais espaço conforme as quantidades aumentam) e o custo da obsolescência, referente a itens que foram armazenados por longos períodos e, que não servem mais para a empresa.
São também deste grupo o custo de oportunidade e de capital (uma vez que se sacrifica a rentabilidade para ter mais estoque e que geralmente significa ter mais dinheiro parado) e o custo do seguro, que é proporcional ao volume do estoque.
Já os custos inversamente relacionados ao volume de unidades do estoque apresentam resultado oposto ao do grupo acima explicado, ou seja, se as quantidades aumentam nos estoques, o custo tende a diminuir. Assim, quanto mais estoque, mais custo vai cair.
Pertencem a este tipo os seguintes custos: descontos por grandes lotes de compras (quanto mais comprar, mais desconto terá), horas extras, Set Up na produção, margens de contribuição perdidas (uma vez que toda venda seja atendida) e os gastos adicionais de unidades perdidas, transportadas e ordenadas.
Para o melhor aproveitamento a empresa deve saber equilibrar os custos diretos e inversamente relacionados ao volume dos estoques, uma vez que pro mais rápido que seja o giro do estoque ainda é o item de menor liquidez dentro do ativo circulante e quanto amais este demorar a ser realizada, mais tempo a empresa terá que resistir com outras fontes de recursos, afinal, embora os custos possam cair em virtude do volume, não deixam de existir.


      Controle sobre os estoques

A empresa deve manter controle sobre todos os itens mais significativos dos seus estoques, tais como a verificação da ocorrência de unidades obsoletas (obsolescência), promoções, movimentação formal (com autorização expressa), segregação de funções (isto é, se há divisão entre as funções e funcionários) e os inventários periódicos sobre as unidades físicas. As ações básicas do controle sobre os estoques também se concentram sobre os itens de pequeno giro (slow movie).
Um inventário feito pela administração financeira ocorre uma vez ao ano e se apresentar diferenças grandes aumenta-se a sua criação para quatro vezes ao ano ou ainda passa a ser feito mês a mês. Também é possível fazer um inventario apenas dos itens mais problemáticos. Para isso, observa-se a frequência do referido problema.
Quem faz o inventário físico é geralmente gente da área de materiais ou mesmo de fora desse departamento, como se fosse uma espécie de auditoria.


      Lote Econômico de Compras (LEC)

Foi visto o que é um custo inversamente e diretamente relacionado ao volume de unidades constantes nos estoques da empresa. Apenas para lembra: diretamente aumenta conforme o volume aumenta e inversamente sofre alteração inversa a alteração no volume. Neste tópico será feita uma equação para encaixar as duas variáveis de custos: é o fator econômico de compras, cuja fórmula é apresentada a seguir.
Lote Econômico de Compras
Por meio desta equação é possível ao administrador saber quantas unidades deve comprar para diminuir ou minimizar o seu custo, onde:
  • S: representa a demanda em unidades por um determinado produto;
  • O: equivale ao custo unitário inversamente relacionado ao volume do estoque e;
  • C: representa o custo unitário diretamente relacionado ao volume do estoque.
E com os conceitos em mãos, partimos agora para um exemplo mais prático: uma empresa necessita de trinta mil unidades de uma determinada matéria-prima num período, sendo que seus custos de estoques unitários são os seguintes: emissão de pedido de R$ 1,80, manutenção do estoque de R$ 4,10, seguro de R$ 2,50 e desconto por lotes de R$ 1,20. Calcular o LEC.
Resolução: o primeiro a se fazer é separar os custos do estoque conforme são influenciados pelo volume. Assim temos os dados para a resolução, a seguir:
Custos diretamente e inversamente relacionados ao volume do estoque
Custo do estoque:
Se o estoque aumenta o custo:
Logo o Tipo de custo é:
Emissão de pedido
Cai
O
Manutenção do estoque
Aumenta
C
Seguro
Aumenta
C
Desconto por lotes de compras
Cai
O
E após essa análise o que precisamos é aplicar os valores à fórmula do Lote Econômico de Compras:

Logo, a fórmula do LEC indica o volume de estoque para que a empresa tenha o menor custo deva ser de 165 unidades. Ou seja, se comprar uma peça a mais ou a menos o custo vai aumentar.