Dentro da
empresa os estoques são os itens que compõem a maior
representatividade de capital de giro e tem como principais
finalidades cobrir o volume de vendas e também o volume de produção.
Por exemplo, se a organização demora dez dias para produzir deve
ter estoque que sustente a produção durante esse período – o que
é diferente de dizer “estoque a disposição”.
É
diferente que o conceito do Just in Time, modelo em que apenas
se produz aquilo que se pretende vender e não existe estoque e
envolve conceitos de logística. A matéria-prima que vai ser
utilizada chega do fornecedor e no mesmo dia já é utilizada, vira
produto acabado e é vendido ao consumidor. Não vai para o estoque.
E com isso, surge a interrogação: é melhor para a empresa
trabalhar com Just in Time ou com estoque? Trabalhar com o
Just in time significa geração de lucro e rentabilidade uma
vez que não há custos decorrentes de investimentos de curto prazo
(capital de giro) em compra de materiais para armazenar num estoque
parado.
E como já
foi estudado na postagem dobre fluxos de caixa, diminuir investimentos significa aumento de
rentabilidade.
Mas o que
pode acontecer se os fornecedores não estão próximos das
instalações da empresa? O ideal é que estejam próximos da
empresa, mas se isso não é possível é bom que haja uma eficiente
infraestruturada para evitar atrasos causados pelo trânsito.
Imaginemos que a empresa tem um fornecedor que tem dificuldades em
entregar as mercadorias no prazo, pois sempre acontece algum
imprevisto nas estradas que os ligam. E para evitar esse tipo de
problema um estoque deve ser capaz de suprir os erros do planejamento
da empresa.
Se a
produção era para ser concluída em 10 dias, mas levou 25 para
poder deixar os materiais do estoque prontos para serem entregues é
imperativo que a empresa tenha materiais suficientes para cobrir o
atraso e assim não prejudicar os clientes. Assim sendo, o Just in
time pode não ser eficiente e acabar não dando um bom resultado
para a organização no final das contas.
É função
dos estoques atenderem as alterações de ofertas e demandadas. Se a
empresa precisar de mais matéria prima o estoque deve ter unidades
extras para cobrir essa necessidade e da mesma forma, quanto mais
tempo demorar a se produzir, mais o estoque deve ter de peças de
reserva e; se a empresa tem certeza de quanto o cliente deseja
comprar, mais o estoque deve estar preparado padronizando a produção.
E além dessa razão temos também esses fatores que acumulam
estoques: que das nas vendas e como remédio se continua a produção.
Em virtude
disso, mais estoque parado (estoque final) e se faz o contrário além
de se perder tempo, perde-se também a qualidade, mão de obra e
matéria-prima, que serão jogados fora e assim, configuram em gastos
à toa.
Além
desse custo temos o Custo de Set Up, que corresponde ao gasto
decorrente ao ter que se religarem as máquinas no departamento de
produção. Toda vez que uma máquina de grande porte é desligada
leva-se um tempo para que fique completamente parada e mais que isso,
um tempo maior para ser preparada para ser religada, com manutenção
e segurança: até voltar ao ritmo de antes (normal) um longo período
será jogado fora, tempo este que significa menos produção na
empresa.
As vendas
irregulares e a grande quantidade de matéria-prima comprada para
aproveitar promoções. No primeiro caso o planejamento da empresa é
frustrado devido à volatilidade dos clientes. Se a empresa planeja
um período bom para vendas e compra grande quantidade de materiais
pode ser surpreendida com o gosto dos clientes que simplesmente podem
mudar de preferência. De outro lado, pode comprar poucas unidades e
a demanda ser muito maior. O gráfico abaixo nos apresenta essas
situações:
Assim,
quando a economia melhora e a demanda pelos produtos aumenta o
estoque diminui, ao passo que uma crise neste mercado acarreta em
queda de vendas e consequentemente, em estoque parado. São causas
externas para o acúmulo ou não de unidades do estoque. Entre outras
temos: fornecedor de materiais irregular, fornecedor que forma
monopólio, a chamada venda casada em que se compra um produto se
puder comprar outro em adição e os clientes.
E quanto
ao tipo podemos classificar os estoques quanto ao seu estado, logo,
temos: o estoque de materiais acabados, o estoque de matérias
primas, de reposição ou de manutenção de materiais e o estoque em
processamento ou andamento. Este ultima corresponde ao estoque
formado exclusivamente por materiais que começaram a ser fabricados,
mas que ainda não foram concluídos. São também chamados de
estoques semiacabados.
Como se
vê, o estoque é um dos elementos de maior complexidade dentro da
empresa (isto é, senão o maior) e para tal, deve ser controlado com
o máximo de responsabilidade e metodologias para que não acabe
causando problemas. A administração financeira, dessa forma, surge
como gerente para evitar que o estoque fique parado, e isso traz
consigo conceitos de rentabilidade, limpeza, segurança e manutenção
(que deve ser também controlada, uma vez que cuidar do estoque
também é um gasto).
Não
obstante, a administração financeira deve zelar para que o saldo do
estoque contenha o equilíbrio entre as entradas, saídas, uma margem
de segurança e por fim, a antecipação das vendas.
Dentro da
dinâmica dos estoques existem os custos que são direta e
indiretamente (inversamente) relacionados ao volume produzido e
vendido e a manutenção de unidades pela empresa. Os custos
diretamente relacionados são aqueles que aumentam à medida que
o volume do estoque aumenta. Com isso, são deste tipo o custo com a
mão de obra (mais trabalhadores), da empilhadeira, o custo de
armazenar (exige mais espaço conforme as quantidades aumentam) e o
custo da obsolescência, referente a itens que foram
armazenados por longos períodos e, que não servem mais para a
empresa.
São
também deste grupo o custo de oportunidade e de capital (uma
vez que se sacrifica a rentabilidade para ter mais estoque e que
geralmente significa ter mais dinheiro parado) e o custo do
seguro, que é proporcional ao volume do estoque.
Já os
custos inversamente relacionados ao volume de unidades do
estoque apresentam resultado oposto ao do grupo acima explicado, ou
seja, se as quantidades aumentam nos estoques, o custo tende a
diminuir. Assim, quanto mais estoque, mais custo vai cair.
Pertencem
a este tipo os seguintes custos: descontos por grandes lotes de
compras (quanto mais comprar, mais desconto terá), horas extras, Set
Up na produção, margens de contribuição perdidas (uma vez que
toda venda seja atendida) e os gastos adicionais de unidades
perdidas, transportadas e ordenadas.
Para o
melhor aproveitamento a empresa deve saber equilibrar os custos
diretos e inversamente relacionados ao volume dos estoques, uma vez
que pro mais rápido que seja o giro do estoque ainda é o item de
menor liquidez dentro do ativo circulante e quanto amais este demorar
a ser realizada, mais tempo a empresa terá que resistir com outras
fontes de recursos, afinal, embora os custos possam cair em virtude
do volume, não deixam de existir.
A empresa
deve manter controle sobre todos os itens mais significativos dos
seus estoques, tais como a verificação da ocorrência de unidades
obsoletas (obsolescência), promoções, movimentação formal (com
autorização expressa), segregação de funções (isto é, se há
divisão entre as funções e funcionários) e os inventários
periódicos sobre as unidades físicas. As ações básicas do
controle sobre os estoques também se concentram sobre os itens de
pequeno giro (slow movie).
Um
inventário feito pela administração financeira ocorre uma vez ao
ano e se apresentar diferenças grandes aumenta-se a sua criação
para quatro vezes ao ano ou ainda passa a ser feito mês a mês.
Também é possível fazer um inventario apenas dos itens mais
problemáticos. Para isso, observa-se a frequência do referido
problema.
Quem faz o
inventário físico é geralmente gente da área de materiais ou
mesmo de fora desse departamento, como se fosse uma espécie de
auditoria.
Foi visto
o que é um custo inversamente e diretamente relacionado ao volume de
unidades constantes nos estoques da empresa. Apenas para lembra:
diretamente aumenta conforme o volume aumenta e inversamente sofre
alteração inversa a alteração no volume. Neste tópico será
feita uma equação para encaixar as duas variáveis de custos: é o
fator econômico de compras, cuja fórmula é apresentada a seguir.
Lote Econômico de Compras
Por meio
desta equação é possível ao administrador saber quantas unidades
deve comprar para diminuir ou minimizar o seu custo, onde:
-
S: representa a demanda em unidades por um determinado produto;
-
O: equivale ao custo unitário inversamente relacionado ao volume do estoque e;
-
C: representa o custo unitário diretamente relacionado ao volume do estoque.
E com os
conceitos em mãos, partimos agora para um exemplo mais prático: uma
empresa necessita de trinta mil unidades de uma determinada
matéria-prima num período, sendo que seus custos de estoques
unitários são os seguintes: emissão de pedido de R$ 1,80,
manutenção do estoque de R$ 4,10, seguro de R$ 2,50 e desconto por
lotes de R$ 1,20. Calcular o LEC.
Resolução:
o primeiro a se fazer é separar os custos do estoque conforme são
influenciados pelo volume. Assim temos os dados para a resolução, a
seguir:
Custos diretamente e inversamente relacionados ao volume
do estoque
|
Custo do
estoque:
|
Se o
estoque aumenta o custo:
|
Logo o
Tipo de custo é:
|
|
Emissão
de pedido
|
Cai
|
O
|
|
Manutenção
do estoque
|
Aumenta
|
C
|
|
Seguro
|
Aumenta
|
C
|
|
Desconto
por lotes de compras
|
Cai
|
O
|
E após
essa análise o que precisamos é aplicar os valores à fórmula do
Lote Econômico de Compras:
→
→
→
→
→
→
→
→
Logo, a
fórmula do LEC indica o volume de estoque para que a empresa tenha o
menor custo deva ser de 165 unidades. Ou seja, se comprar uma peça a
mais ou a menos o custo vai aumentar.
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