Evitando o acúmulo de tarefas

Todos nós que trabalhamos em escritórios sabemos que a cada dia são desenvolvidas diversas tarefas para a conclusão dos serviços. Vão desde escrituração e separação de documentos a elaboração de completos relatórios analíticos de nossos clientes. Num escritório de contabilidade um departamento contábil não vai ter que cuidar apenas da contabilidade de um único cliente, mas de vários e são de diferentes ramos de atividade. Imaginemos por exemplo que você tenha que encerrar a contabilidade de uma empresa para poder emitir o Balanço e a DRE de um cliente que está precisando urgentemente dos relatórios para participar de uma licitação mas durante o processo, outro cliente solicita alguns relatórios para acompanhar o resultado operacional. E por fim, antes que você termine a primeira tarefa tem que parar para ajustar os planos de contas e começar a trabalhar com a escrituração contábil fiscal (ECF). Qual destas tarefas deverá fazer, visto que para o cliente e governo (SPED) são todas urgentes?

Como afirma a cartilha intitulada Metodologia Tarefa Zero elaborada pela NIBO (www.nibo.com.br) “a vida anda tão agitada, tão exigente que, de alguma forma, se tornou comum ficar perdido, atrasado, cheio de tarefas por fazer”.

Mas é claro que o acúmulo de tarefas não prejudica apenas o trabalho dos escritórios. Um cliente que espera juntar vários meses de comprovantes, novas e outras despesas para enviar ao contador, por exemplo, pode te gerar multas altas e prejudicar o fluxo de trabalho programado. Para os profissionais que trabalham em escritórios, esse acúmulo de tarefas vai atrapalhar a vida de muita gente: cliente que pode perder uma licitação por falta de Balanços, multa por falta de entrega do SPED, um funcionário que precisa adiar as férias para que não fique muito pesada a rotina para os colegas, ou até mesmo porque tem muito serviço inacabado.

Segundo aconselha a NIBO,

[…] O fato é que, quando nos planejamos, estabelecemos prioridades e desenvolvemos métodos de organização de tarefas, a vida fica muito mais fácil e produtiva. E, ainda que pareça impossível mudar radicalmente essa dinâmica da bagunça é muito mais fácil do que pode parecer, basta querermos nos organizar e seguir alguns passos básicos! É difícil, mas chegar às sextas-feiras com todas as tarefas da semana realizadas é uma questão de disciplina e um pouquinho de paciência para reorganizar a sua rotina.

Então vamos as sugestões para a eliminação e otimização das tarefas proposta pela NIBO:

Escolha uma agenda para seguir

Parece óbvio, mas o primeiro passo para organizar as rotinas de forma a melhorar a administração de seu tempo e tarefas é justamente escrever o seu planejamento numa agenda. Não importa como será a agenda, se é tradicional ou eletrônica (digital). O importante é ter uma que você use. Por exemplo, monte uma numa planilha eletrônica e deixe-a salva em sua área de trabalho. Pode ter quatro colunas: data da tarefa, descrição do que será feito, horário de início e término previstos e se a atividade foi feita ou não. As células e linhas podem ser de cores diferentes conforme o grau de importância das atividades. Por exemplo, atividades urgentes podem estar em vermelho, as que precisam ser feitas mas não com tanta urgência em amarelo e as que podem ser feitas mais tarde e são mais rápidas em verde. Deve-se salientar apenas que deve-se evitar deixar as tarefas para outro dia quando puderem ser feitas de imediato e sem prejuízo para outras atividades.

Planeje-se

Já introduzimos o assunto no primeiro tópico e agora o ampliaremos. Basicamente aqui a chave é planejamento e organização das tarefas. Em início, veja cada semana como um uma história de um livro ou uma série de TV a ser contada por você. Pense que uma história tem uma sequência de começo, meio e fim e assim será a sua semana. Pense que tudo começará na segunda feira e a conclusão (o fim) se dará na sexta-feira ou sábado, caso trabalhe neste dia. Ou seja, comece a sua segunda-feira planejando a sua semana inteira.

Em primeiro lugar, como já adiantei no tópico da agenda, anote todas suas tarefas, dando a cada uma delas a prioridade que tem. Feito isso, estabeleça os dias e horários em que cada uma deve ser realizada de acordo com o grau de sua prioridade. Como aconselha a NIBO, pense em fazê-lo de maneira estratégica, levando também em consideração o tempo que será gasto em cada uma delas para que seu cumprimento não afete a qualidade do seu trabalho.

No começo, pode ser que essa reorganização de rotina ocupe muito tempo do seu dia e isso lhe dará a impressão de que está perdendo tempo precioso e em algo totalmente desnecessário e que não lhe garantirá resultado algum, o que não é verdade, pois a medida em que você for respeitando seu planejamento, essa rotina será internalizada e realizada de maneira cada vez mais rápida.

Reserve tempo para tarefas rápidas e de última hora

Quando for organizar a sua agenda e programar a sua semana, reserve tempo para as tarefas de última hora, o que lhe evitará aqueles horríveis momentos em que se tem que apagar incêndio. Não organize a sua agenda encaixando atividades em todas as brechas de tempo que houver no seu dia, ou o cumprimento da sua rotina será inviável. Isso é um preceito daqueles esquemas do chamado Cedo ou Tarde que vemos em Teoria Geral da Administração. Lá organizamos nossas atividades com margens de atraso, isto é, planejamos o cronograma de execução de cada tarefa ou trabalho tendo em vista o tempo máximo e o mínimo a ser gasto, uma forma de criar cenários bons e ruins de forma a tornar viável o serviço.

Devemos durante um planejamento, ter em mente que imprevistos acontecem e por mais que nossos planejamentos sejam bem feitos para a tarefa, sempre pode aparecer alguma nova obrigação que porá tudo a perder. Assim, as rotinas de trabalho raramente são estáticas e como há sempre uma surpresa, um compromisso novo, uma tarefa de última hora que deve ser realizada imediatamente, disponibilize tempo para elas e, caso elas não aconteçam, use o tempo que seria delas para adiantar alguma outra atividade.

Elimine tarefas desnecessárias ou pouco importantes

Muitas vezes quando não nos planejamos adequadamente acabamos por perder um tempo enorme com tarefas quase sem utilidade e que não são tão urgentes. Isso acontece porque é comum que façamos as coisas no automático, na ordem em que elas aparecem, sem ao menos pensar no porquê estamos perdendo tempo com elas. Imaginemos por exemplo que um cliente que é franqueado de uma empresa de lanches famosa precisa acompanhar suas vendas e custos do mês e solicita para você uma planilha detalhando as contas da DRE e do Balancete. Mas ele quer isso com a máxima urgência. Aí você se vê numa enrascada, pois tem o ECF para entregar logo e não dá para fazer dois serviços no mesmo momento. O que fazer? Defina qual a prioridade e qual o serviço não pode esperar de jeito nenhum. Converse com o cliente, para perguntar se ele pode dar mais alguns dias de prazo e se a resposta for positiva, continue fazendo o que não pode esperar. Não vá começando a fazer tudo o que chegar a sua mesa de trabalho, deixando coisas em aberto se acumulando que uma hora ou outra vai perder o controle. Como afirma a NIBO, é muito importante conhecer o objetivo de cada tarefa para saber como hierarquizá-la de acordo com as metas e objetivos.

Logo, é muito mais produtivo dedicar esse tempo a atividades que te ofereçam uma vantagem concreta e agreguem valor ao seu trabalho (por exemplo, fazer algo que tem prazo ou que o cliente precise para garantir alguma atividade ou o fechamento de algum negócio dele, pois assim lhe dará mais valor, do que tentar atender a tudo que chega). Quando surgir uma tarefa nova, que não esteja programada no seu horário, faça a mesma análise antes de tentar encaixá-la no seu cronograma.

Adquira o hábito de delegar

Conforme a NIBO, quando for analisar o objetivo de cada tarefa, pense também se elas dependem exclusivamente de você. Pense na possibilidade de dividir as suas obrigações com subordinados ou colegas de departamento aptos ao serviço. É claro que você não vai pedir para um estagiário no primeiro semestre do curso de Ciências Contábeis para fechar o Balanço do seu cliente mais importante, com notas explicativas e análise de índices e tudo o mais, mas se puder delegar tarefas mais simples e que consiga fazer, faça. Será que você é mesmo o único que pode fazer tal tarefa?

Conheço escritórios de contabilidade em que o contador e proprietário é o responsável por todas as tarefas de contato com clientes, desde fechamento de orçamentos a abertura e encerramento de empresas ou envio de obrigações com certificado digital. O que acontece se o dono do escritório ficar doente? Esses serviços param! Não seria melhor ele delegar algumas atividades? É, aí vemos o típico caso do proprietário que não quer delegar algumas atividades ou por que acredita que os funcionários não são competentes como ele ou porque tem receio de que eles aprendam e montem um escritório concorrente.

E apenas para pintar melhor esse quadro, vamos a este trecho bíblico do Livro dos Atos do Apóstolos, capítulo 6, versículos 1 e seguintes:

Capítulo 6: Instituição dos Sete — 1Naqueles dias, aumentando o número dos discípulos, surgiram murmurações dos helenistas contra os hebreus. Isto porque, diziam aqueles, suas viúvas estavam sendo esquecidas na distribuição diária. 2Os Doze convocaram então a multidão dos discípulos e disseram: "Não é conveniente que abandonemos a Palavra de Deus para servir às mesas. 3Procurai, antes, entre vós, irmãos, sete homens de boa reputação, repletos do Espírito e de sabedoria, e nós os encarregaremos desta tarefa. 4Quanto a nós, permaneceremos assíduos à oração e ao ministério da Palavra". 5A proposta agradou a toda a multidão. E escolheram Estêvão, homem cheio de fé e do Espírito Santo, Filipe, Prócoro, Nicanor, Timon, Pármenas e Nicolau, prosélito de Antioquia. 6Apresentaram-nos aos apóstolos e, tendo orado, impuseram-lhes as mãos. 7E a palavra do Senhor crescia. O número dos discípulos multiplicava- se enormemente em Jerusalém, e considerável grupo de sacerdotes obedecia à fé.

Os apóstolos não podiam com todos os serviços e passaram a delegar tarefas e isso não desmereceu o trabalho deles, pelo contrário, fez com que mais tarefas fossem executadas e mais pessoas ficassem competentes foram surgindo.

Estabeleça horários para e-mails e redes sociais

Acredito que não precisamos dizer que ter uma rotina com leitura e administração de e-mail também é importante para nosso dia a dia. Pode não parecer, mas checar e-mail e redes sociais (utilizadas pela empresa ou em caráter pessoal) o tempo todo é uma das atividades que mais contribuem para a improdutividade no ambiente de trabalho. Ainda que esse acesso seja por motivos profissionais, estabeleça horários para checar tanto os e-mails quanto as redes. Dependendo da sua área, você vai saber exatamente quanto cada um deles demanda de você para poder pensar quanto tempo dedicar a cada e com qual frequência.

Já parou para contabilizar quanto tempo você gasta chegando e-mails para ver se há coisas novas ou se tal solicitação foi atendida? Para tanto, programe-se: defina quais horários você vai atender aos e-mails, mas antes disso, organize-os. E como fazer isso? Primeiramente configure seu programa cliente de e-mail (sim, programa de e-mail, pois com ele você terá sempre suas mensagens organizadas em seu computador e poderá lê-las mesmo sem internet), deixando que sempre que uma nova mensagem chegar emita um sinal sonoro, para chamar-lhe a atenção. Com isso, abra o programa, veja de que se trata o e-mail e o armazene numa pasta conforme a prioridade no próprio programa. Pode usar por exemplo uma para “urgentes”, “atualizações”, “com folga” e “resolvidos”. Assim que receber um e-mail e considerá-lo urgente mova-o para a pasta de urgentes e conforme o seu planejamento, resolva-o ou o faça no momento agendado para esses problemas. E depois, quando estiver resolvido remova a mensagem da pasta urgentes para resolvidos. Isso fará com que a sua caixa de entrada não fica cheia de mensagens para lhe fazer perder o foco e terá controle do que falta resolver e para quando o fazer.

Se possível, faça uma coisa por vez

Estudos sugerem que pessoas que se dedicam a uma atividade por vez o fazem com mais eficiência. É fato, o cérebro não é capaz de se concentrar em duas tarefas distintas ao mesmo tempo. Quer comprovar: pegue duas folhas de papel e duas canetas e, com uma em cada mão, desenhe um círculo numa folha e um triângulo na outra, ao mesmo tempo. Vai notar que no começo até dá, mas no final terá nas duas folhas uma mistura de um triângulo arredondado. Pense: é melhor concluir uma tarefa para fazer outra.

Divida tarefas grandes em pequenas tarefas

Geralmente, tarefas muito grandes assustam. As pessoas tendem a querer adiá-las com medo do tempo que perderão para resolvê-las – o chamado empurrar com a barriga. O segredo, nesses casos, é dividir as grandes em pequenas tarefas, começando a executá-las o quanto antes. Isso é comprovado cientificamente. E não é só com tarefas. Certa vez um sujeito que ganhava prêmios em concursos de memória disse deu uma dica de como fazer para decorar um número muito grande: divida-o em pedaços e memorize-os em parte. Funciona muito bem. Assim, tem-se mais ânimo para cumpri-las e, gradualmente, são resolvidas sem estresse, com mais tempo e, ainda assim, dentro do prazo.

Internalize a sua rotina

E para concluir, reformular uma rotina, embora cause um certo estranhamento no início e pareça muito trabalhoso é uma forma de se evitar uma bola de neve de trabalhos acumulados. Para que isso não aconteça, como sugere a NIBO, respeite a sua nova rotina com rigor e com o tempo você perceberá que algumas mudanças podem ser feitas para melhor.