Um exemplo
de cálculo de quociente de rentabilidade é a divisão efetuada
entre o prazo médio de contas a receber (como duplicatas) pelo prazo
médio de contas a pagar exigíveis em curto prazo.
Nesta
fórmula aplica-se a toda vida financeira da empresa, o que pode ser
facilitada quando se entende suas partes. Aqui entendemos como estas
tais partes as disponibilidades, os saldos excedentes,
os estoques e o controle.
As
disponibilidades. Qual é o objetivo da empresa ter
disponibilidades? As disponibilidades têm a função existencial de
permitir a empresa efetuar transações. Se a empresa precisa pagar
R$ 25.000,00 em sete dias não é necessário que no momento presente
a organização já tenha esta quantia em seu caixa, pois se acredita
que até o dia do vencimento vais conseguir gerar recursos para pagar
a dívida, uma vez que continuará com suas operações e certamente
vais receber dos clientes.
Mas apenas
por precaução, seria bom para a empresa já manter este valor
pronto e antecipado mesmo antes do dia do vencimento. Para a empresa
fazer o plano de saldo de caixa necessário se faz o Fluxo de Caixa
Futuro.
Para a
empresa é vital saber se os recursos que tem em caixa são
suficientes para financiar as suas atividades durante o período em
que não recebem dos clientes, bem como saber que o giro do caixa
segue as movimentações do período. O administrador não pode
apenas fazer retiradas do caixa sem ter ideia do giro e se os novos
investimentos valerão a pena, afinal como explicam SOUSA &
MENESES (1997):
Na
administração do caixa encontra-se uma importante fonte de melhoria
da produtividade dos recursos alocados. Devem-se procurar ganhos,
mesmo que pequenos, em toda a cadeia de valores da empresa, isto é
em todas as etapas de geração e distribuição dos produtos e em
todos os seguimentos gerenciais [SOUZA & MENEZES, 1997].
Os
saldos excedentes. Quando a empresa tem valores a mais, pois um
dia vai precisar desse dinheiro. Contudo não em rentável ter muito
recurso parado e por esta razão o ideal é deixar uma margem de
capital como precaução e investe o resto ou devolve o resto do
dinheiro (capital) para o dono ou acionista. Caixa a mais representa
sobra de liquidez e falta de rentabilidade.
O
controle. Em toda empresa ou negócio que seja o seu responsável,
dono ou presidente deve ficar atento em fazer valer alguns princípios
organizacionais. Um destes princípios é a segregação de
funções. Segregar funções é dividir as tarefas. Quando numa
organização qualquer uma mesma pessoa dentro da organização é
responsável por registrar, contabilizar, receber ou fazer outras
funções com as contas a receber e acumula a isso a função de
também ser responsável pelas contas a pagar ocorre à falta de
segregação de funções, fator que facilita a ocorrência de
fraudes.
Outro fato
comum e que pode acontecer é a liberação de recursos sem todas as
autorizações competentes. Para ganhar tempo apenas uma pessoa
assina (o chefe ou o gerente) e com isso a dívida pode ser paga
antes da hora ou sem necessidade. O controle de um modo geral
enfatiza que não se deve pagar nada sem aprovação e a presença de
registros, notas fiscais e assinaturas, dificultando assim, de haver
desperdícios e erros, tanto intencionais ou não.
Os
Estoques. Cabe a área de materiais de o almoxarifado ser a
responsável pelos estoques da empresa. O almoxarifado é responsável
pela catalogação, verificação e proteção dos ativos do estoque.
A área de vendas quer que o estoque de produtos acabados seja alto,
pois isso economiza tempo nas vendas, pois apenas é preciso retirar
o produto do estoque de produtos acabados e ir direto para a venda,
além de que quanto maior o estoque, menor será a programação da
área de vendas, uma vez que o produto já estaria disponível.
Tem-se então que:
-
A área de produção gosta ou prefere estoque de matéria-prima alto, pois proporciona sobra;
-
A área de compras também prefere um estoque com alta quantidade de produtos acabados para não precisar ter que se comunicar e frequentemente ter que fazer novos pedidos de compras para continuar suas vendas e ganhar mais comissões;
-
Apenas o departamento financeiro quer que o estoque tenha poucas quantidades, pois sabe que muito estoque representa dinheiro da empresa parado e perdido caso a procura no mercado de repente seja por outro produto ou mesmo na época errada. Esse movimento da demanda faz o giro do estoque ficar mais lento. Por esta razão, por exemplo, que as lojas de roupas típicas do verão mantêm apenas o estoque mínimo necessário dessas peças durante o inverno e também fazem mais promoções, para eliminar as peças remanescentes que sobraram.
Para
manter o estoque baixo é preciso a empresa instruir os
departamentos a combinar suas ações; com o apoio da alta
administração e com a demonstração dos objetivos e motivos de
cada área em favor do todo.
Bibliography
SOUZA, Almir Ferreira; MENEZES, Edgard J. Carbonell,
Estratégia, crescimento e a administração do capital de giro, 2º
sem. 1997
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