Materialidade e Confiabilidade nas demonstrações contábeis

Nesta postagem continuaremos a Seção 2 da NBC TG 1000 (R1), no tópico das características qualitativas das demonstrações contábeis. Aqui apresentaremos as qualidades de Materialidade e Confiabilidade.

Materialidade¹

2.6     A informação é material – e, portanto, tem relevância – se a sua omissão ou erro puder influenciar as decisões econômicas de usuários, tomadas com base nas demonstrações contábeis.  A materialidade depende do tamanho do item ou imprecisão julgada nas circunstâncias de sua omissão ou erro. Entretanto, é inapropriado fazer, ou deixar sem corrigir, desvios insignificantes das práticas contábeis para se atingir determinada apresentação da posição patrimonial e financeira (balanço patrimonial) da entidade, seu desempenho (resultado e resultado abrangente) ou fluxos de caixa.

Segundo o princípio da materialidade, a escrituração contábil deve se basear em documentos materiais relevantes perante a movimentação da empresa, sem é claro, ignorar um montante de itens que isoladamente seriam insignificantes mas no total representam uma grande proporção financeira da empresa. Ótimo, sabemos que a contabilidade assim deve concentrar seus esforços para otimizar o tempo de trabalho para com o que realmente interessa, mas surge uma dúvida: o que vem a ser mesmo um item imaterial?

Para responder à essa questão vamos supor duas situações: uma empresa com faturamento de R$ 1.000.000,00 semanal e que tem um escritório de contabilidade extremamente organizado. Mas num belo dia um dos documentos comprovantes dos pagamentos de um lote de computadores para o departamento de T.I. desaparece, algo que totaliza R$ 40.000,00. Então o contador mobiliza toda a sua equipe para procurar o comprovante. Por vejamos: o pagamento efetuado foi de R$ 40.000,00 contra uma movimentação diária de R$ 142.857,00 (faturamento semanal dividido por 7). Aí temos que o valor perdido representa 28% da receita diária. É algo relevante. Mas se compararmos com o faturamento mensal não será, pois representará apenas 0,9333%. perante esse quado o valor é irrelevante, ou seja, imaterial. É claro que para uma empresa com faturamento menor o valor sem comprovante material não pode passar em branco e a contabilidade deveria mover o mundo para encontrar, mas para uma como a do exemplo, não.

Agora vamos ao segundo exemplo: uma empresa que vende embalagens de papelão, classificada como microempresa, com faturamento anual de R$ 216.000,00 e que pelo porte se torna inviável ter um escritório próprio de contabilidade internamente, então contrata serviços de um escritório. A cada mês junta o movimento de suas notas de entradas, saídas, os relatórios de apontamentos da folha de pagamento e os pagamentos efetuados de obrigações e despesas, bem como os extratos das contas correntes e envia tudo para a contabilidade. Mas a empresa é meio bagunçada e sempre falta algum pagamento. A contabilidade então diante disso tem que usar a bola de cristal para descobrir o que foi determinado lançamento a débito na conta-corrente. Ocorreu que após averiguar com o cliente descobriu que os pagamentos feitos, geralmente de R$ 50,00 a R$ 150,00 por dia eram de pagamentos de despesas pessoais dos sócios. Aí somamos tudo e chegamos ao montante de R$ 3.000,00 por mês.

A que conclusão chegamos? Bem, sabemos que se são pagamentos de despesas pessoais e que não tem nota fiscal não podem ser consideradas como itens de uma documentação idônea para serem fonte de lançamentos contábeis. Não era para lançar. No entanto, como são saídas de conta-corrente, devem ser contabilizadas como retiradas de lucros ou antecipação, caso não tenha saldos de lucros acumulados. Mas uma coisa está errada: a contabilidade não pode deixar passar cerca de R$ 3.000,00 de saídas de dinheiro da empresa uma vez que a empresa tem apenas uma média de R$ 18.000,00 de faturamento mensal, ou seja, 16,67%. Mas e se fosse tudo gasto de despesas com a própria empresa, mas só que sem nota fiscal? É mais uma coisa errada! Afinal de contas, tudo o que é pago pela empresa deve ser embasado em documentação idônea e sem ela, a contabilidade não tem credibilidade.

É claro que a história seria outra se fosse por exemplo o gasto de R$ 2,00 diários com pão para funcionários e sem nota fiscal (R$ 60,00 por mês, ou seja, 0,011% do faturamento mensal). Resumindo, você classifica os valores com base no tamanho de suas movimentações, sem nunca deixar que pequenos valores sejam descartados a torto e a direito, até porque se para uma empresa de faturamento baixo se desconsiderar uma série de despesas só porque não tem nota mas que ao final do mês o número destas de torne relevante, significa dizer que a informação produzida não é tão fidedigna à realidade quanto deveria. Para isso o contador tem o dever de guiar seu cliente para que este lhe forneça as documentações corretas.

Confiabilidade²

2.7     A informação fornecida nas demonstrações contábeis deve ser confiável. A informação é confiável quando está livre de desvio substancial e viés, e representa adequadamente aquilo que tem a pretensão de representar ou seria razoável de se esperar que representasse. Demonstrações contábeis não estão livres de viés (ou seja, não são neutras) se, por meio da seleção ou apresentação da informação, elas são destinadas a influenciar uma decisão ou julgamento para alcançar um resultado ou desfecho pré-determinado.

A contabilidade deve gerra informações com alto grau de certeza de que estejam certas. De que adiantaria que o empresário receba de seu contador um Balanço Patrimonial muito bem detalhado, uma Demonstração do Resultado do Exercício completa, até com uma versão variável (separando custos variáveis de fixos e mostrando a margem de contribuição de cada produto) se após uma verificação mais profunda, todos os seus valores caiam por terra, demonstrando que os saldos a pagar, os bens e as despesas ou mesmo o próprio lucro sejam unicamente valores chutados?

Vamos a um exemplo que fiquei sabendo. Trata-se de uma empresa que presta serviço de transporte municipal por ônibus à uma prefeitura de um pequeno município no interior do Estado de São Paulo. A empresa até que tem um faturamento alto, porém é totalmente desorganizada. Com 120 funcionários, sendo que todo mês tem funcionário contratado e outro demitido manter a sua contabilidade em dia não é uma das tarefas mais fáceis. Mas o grande problema mesmo é que a empresa não paga suas obrigações trabalhistas e nem fiscais, apenas vai empurrando com a barriga o que pode. Num certo mês ela tinha atrasado cerca de 15 meses do Fundo de Garantia por Tempo de Serviço (FGTS), numa quantia que já era bem difícil definir. E por falta de caixa os gestores decidiram que seriam melhor pagar apenas o FGTS quando o funcionário fosse demitido. Assim o departamento contábil provisionada a cada final de mês 100% do FGTS, mas no mês seguinte só acusava o pagamento de menos de 10%. e para piorar o mesmo ocorria com pagamentos de impostos federais, como o Imposto de Renda sobre o Lucro Presumido, que acabava caindo em dívida ativa e nele eram imputados juros, e depois, ao se tornar optante pelo Simples Nacional repetia a mesma inadimplência, partindo para parcelamento de parcelamentos. E a empresa tinha dinheiro para isso? Não! Para tanto, a cada vez que o extrato bancário chegava à contabilidade para ser escriturado surgiu os vultos de novas entradas de recursos provenientes de empréstimos para capital de giro, pagas mensalmente com saídas que incluíam o valor principal acrescido de juros e que se somado o montante pago ao final daria uma quantia com três vezes o tamanho do empréstimo.

E nisso a contabilidade dessa empresa empurrava erros e imprecisões, até que no ano seguinte os gestores da sociedade solicitaram Balanço Patrimonial, Demonstração do Resultado do Exercício e um relatório de análise econômico-financeira, para provar que a empresa teria bons índices de liquidez e baixo endividamento. E agora, como proceder. Pois bem, a contabilidade foi feita a trancos e barrancos e ao calcular os índices ficou destacado que a empresa ia de mal a pior (o que era óbvio), mas o cliente queria índices bons, pois apresentara-os numa licitação. O jeito foi agradar o cliente, reabrir o movimento do ano anterior na contabilidade e excluir lançamentos de despesas, trocar pagamentos de despesas pequenas por retiradas de lucros (que lucro?) e trocar os empréstimos sem fim do curto prazo para o longo, tudo contabilmente incorreto. Para a sorte do cliente a empresa ganhou a licitação e passou a oferecer serviço de transporte municipal na cidade vizinha. E agora lhes pergunto: e se uma auditoria pegasse o Balanço, o Livro Diário, cruzasse informações de notas eletrônicas e fosse ao escritório de contabilidade para ver toda a documentação que serviu de base para os lançamentos? Aí sim a contabilidade teria muito do que se explicar. E é por isso que nós, profissionais da contabilidade devemos evitar ao máximo lançarmos coisas erradas ou sem certeza absoluta de que os eventos em nossos débitos e créditos são reais. E mais uma vez reafirmo, para que tenhamos a certeza de que nossos relatórios são certos precisamos de comprovantes fiéis. Só assim poderemos passar confiança de nosso trabalho.

1Palavras-chave: a contabilidade não pode perder tempo com o que for imaterial, isto é, irrelevante perto do que a empresa normalmente movimenta em recursos financeiros, mas também não pode desprezar quando a somatória dos itens imateriais tornar-se relevante.

2Palavras-chave: relatórios contábeis devem ser feitos com base em documentos oficiais, para que os valores apresentados sejam absolutamente corretos, sem dar margem de dúvida tanto por parte do contador como do usuário que receberá a informação.