Erros que prejudicam seu escritório contábil

Quando se monta o próprio negócio, seja em qual área for, é necessário não apenas saber fazer bem a coisa a atividade a que se propõe bem como controlar toda a parte financeira da futura empresa.

Se para um técnico de manutenção de eletrônicos é indispensável o conhecimento para consertar os aparelhos, não fica atrás a necessidade de saber organizar o negócio para equilibrar as receitas com os custos para então não ter prejuízos que inviabilizem o empreendimento. Para o dono de um restaurante é indispensável conhecer o seu público, pois de que valeria montar um restaurante luxuoso num bairro carente? Seus preços estariam em concordância aos praticados no mercado para esse nicho gastronômico? Pois com os escritórios de contabilidade acontece o mesmo.

De acordo com Chiavenato (2007), uma questão muito impostante está no saber definir o empreendimento, administrando tanto a parte técnica da atividade quanto a parte empresarial, de estratégia e financeira. Em adição, o referido autor afirma que:

Para ser bem-sucedido, o empreendedor não deve apenas saber criar seu próprio empreendimento. Deve também saber gerir seu negócio para mantê-lo e sustentá-lo em um ciclo de vida prolongado e obter retornos significativos de seus investimentos. Isso significa administrar, planejar, organizar, dirigir e controlar todas as atividades relacionadas direta ou indiretamente com o negócio. O espírito empreendedor envolve emoção, paixão, impulso, inovação, risco e intuição. Mas deve também reservar um amplo espaço para a racionalidade. O balanceamento entre aspectos racionais e emocionais do negócio é indispensável. Saber fixar metas e objetivos globais e localizar os meios adequados para “chegar lá”, da melhor maneira possível. Isso significa estratégia. Contudo, os meios adequados são extremamente diversos. O empreendedor precisa saber definir seu negócio, conhecer profundamente o cliente e suas necessidades, definir a missão e a visão do futuro, formular objetivos e estabelecer estratégias para alcançá-los, criar e consolidar sua equipe, lidar com assuntos de produção, marketing e finanças, inovar e competir em um contexto repleto de ameaças e de oportunidades. Um leque extenso. Uma corrida sem fim. Mas extremamente gratificante [CHIAVENATO, 2007]¹.

Um escritório de contabilidade é uma empresa como qualquer um de seus clientes, logo, precisa ser tratado como empresa, com todos os cuidados para que sejam evitados erros fatais que a façam acabar. Assim temos que tomar certas atitudes para que erros sejam evitados, mas é claro, relembrar quais são os principais erros não pode ser deixado de fora. Por esta razão apresentamos o seguinte material de apoio, baseado nos trabalhos da Nibo (disponível em www.nibo.com.br).

O presente material ajudará você a conhecer melhor o seu escritório de contabilidade, apresentando-lhe os 7 erros que podem quebrar seu escritório de contabilidade. Aqui serão detalhados quais são eles, quais as suas origens e o que se pode fazer para solucioná-los.

As questões a seguir devem ser respondidas em conjunto com a sua equipe de trabalho, colaboradores, empregados. Temos que pensar que não basta o dono do escritório ter um foco estratégico definido se este não envolver a partição dos membros da empresa, pois cada um tendo uma meta própria diferente não chegará a um resultado único esperado.

1o Erro: Não planejar diretrizes estratégicas

Como foi definido, podemos considerar que o primeiro erro para o seu escritório ou mesmo qualquer outra empresa está na falta de planejamento estratégico. Mas disso pode ainda vir uma dúvida para as pessoas não muito chegadas nos conceitos de administração gerencial, controladoria e afins: o que vem a ser planejamento estratégico? E o tático? São a mesma coisa?

Para responder a essas indagações vamos imaginar um jogo de futebol. Para deixar o quadro melhor, vamos imaginar o jogo do 7 x 1 do Brasil contra a Alemanha, na Copa do mundo aqui no Brasil, em julho de 2014. Naquele jogo os jogadores alemães sabiam como se posicionar em campo. Os brasileiros estavam meio perdidos pois cada um tinha um objetivo próprio – que era o de aparecer e fazer brilhar sua fala de craque – mas que não era coletivo. Quando vemos a narração dos comentaristas eles falam coisas como planejamento tático dos técnicos, esquemas de jogadas entre outras coisas. Pois bem, os técnicos antes de cada jogo fazem (ou deveriam fazer) o planejamento de como cada jogador atuará em campo no momento do jogo, visando o conhecimento que tem de como o outro time se comportaria. Na época o técnico da seleção brasileira disse que eles havia feito toda a lição de casa, isto é, havia estudado como a seleção alemã jogava e assim teriam criado os esquemas de contra-ataque e foco nas fraquezas do adversário. Só que não!

Em campo cada equipe coloca em prática o esquema planejado pelos técnicos, de forma tática. Foi isso que ocorreu naquele jogo: os brasileiros colocaram em prática o esquema fraco de jogo deles ao passo que os alemães fizeram o mesmo, mas de forma bem mais eficiente.

Pois bem, agora vamos trocar o jogo de futebol e seus jogadores e técnicos e colocar no lugar dois escritórios de contabilidade. Os técnicos são os donos das empresas contábeis e os jogadores são os empregados e/ou colaboradores. O planejamento estratégico seria o esquema proposto pelos técnicos (contadores) para evitar e contornar problemas de passe de bola e evitar tomar gols (equilibrar custos e despesas, bem como manter o fluxo de caixa favorável), além de fazer gols (conseguir novos clientes). Ou seja, o planejamento estratégico é aquele feito no papel antecipadamente, detalhando as diretrizes de como se comportar para alcançar os objetivos, quer sejam eles para ganhar um jogo contra uma seleção forte para passar de fase e ter a chance de ganhar a copa do mundo ou estabelecer seu espaço no mercado de escritórios de contabilidade numa cidade pequena mas com muitos concorrentes.

O segundo passo na direção da empresa ou da seleção de jogadores é o planejamento tático, isto é, colocar em prática tudo aquilo que foi definido no papel. Se por exemplo, os jogadores tinham como definido jogar com duas ou três linhas de frente e deixar os artilheiros próximos ao gol adversário, ou o escritório definiu que a meta seria dar prioridade aos clientes novos e maiores oferecendo-lhes consultoria especializada, é isso o que os componentes devem fazer. Várias funções distintas trabalhando em conjunto para alcançar o mesmo objetivo comum.

Agora com as definições bem definidas, digamos assim, vamos às questões essenciais que quando não seguidas levam uma empresa ao primeiro erro de nossa lista:

Qual é a missão do seu negócio?

Por que você criou o seu escritório de contabilidade?

Por que ele existe?

Qual é a visão que você tem sobre sua empresa?

Qual é o horizonte que você enxerga para seu negócio?

Para onde você está indo e para onde quer ir no futuro?

Quais são os seus valores?

Qual valor uma pessoa precisa ter para fazer parte de sua equipe?

Quais são as atividades econômicas da sua empresa?

Você trabalha com contabilidade? Consultoria? Assessoria? Terceirização?

Qual é o seu público-alvo?

O que você vende e quais são os benefícios do que você vende?

Quais são as suas principais atividades?

Quais são os seus principais recursos?

O que você precisa fazer para entregar uma proposta de valor?

Para quê você criou o seu escritório de contabilidade, afinal de contas? Apenas para fazer Imposto de Renda? Você tinha um ideal? Queria que sua empresa se destacasse entre os escritórios ou abriu a empresa por que tinha dinheiro sobrando? Logicamente que tinha um objetivo. Por exemplo, buscando na internet encontramos os seguintes objetivos de um escritório de contabilidade:

Missão: Fornecer acessória, consultoria e a tecnologia necessária para permitir que nossos clientes possam aproveitar ao máximo os serviços oferecidos pela empresa.

Visão de Futuro: Ser a melhor empresa de excelência em serviços contábeis, tornando-se uma referência na região.

Valores: Criatividade, profissionalismo, integridade, percepção de negócio, proatividade, agilidade, ética, espírito de equipe, comprometimento, foco no cliente.

Política da Empresa: Operar de acordo com a legislação pertinente promulgada pelos órgãos públicos oficiais; Contar com o quadro de funcionários altamente profissionais para a realização das atividades a serem desempenhadas.

Pelos objetivos acima temos um exemplo de o que se quer para uma empresa contábil, isto é, como se quer que o escritório cresça e seja visto pelos clientes no futuro (isto é, ser a melhor empresa do ramo de serviços contábeis), semeando os parâmetros para isso no dia a dia. Para tanto utiliza como fatores a qualidades pessoais e profissionais dos funcionários (como capacitação e comprometimento), o que consequentemente serve como orientação para futuras contratações e o modo de trabalho (trabalho em conformidade com as legislações vigentes, para exercer serviços eficientes (corretos).

Assim temos as possíveis respostas para as primeiras oito perguntas. A partir da nona questão temos questões específicas sobre as atividades desempenhadas.

Para responder deve-se ter em mente na estrutura da empresa, no que ela pode trabalhar e para quem vai prestar serviços. Assim, quantos equipamentos serão necessários para se atender um número de 100 clientes simultaneamente? Quantos funcionários serão contratados? Uma empresa que almeja ser reconhecida e destacada entre as demais empresas contábeis precisa obter uma boa fatia do mercado de sua região. Logo, não adianta ter um bom serviço e só atender um ou dois clientes – a menos que sejam gigantes e formadores de opinião.

E definido o tamanho do escritório, por exemplo, para poder comportar a demanda de cem clientes, tem capital (recursos financeiros) suficientes para bancar o investimento? Terá sede própria ou alugada? Onde ficará a sua empresa? Temos que pensar que não adianta o escritório ficar em bairros muito afastados, pois embora consiga agregar clientes das proximidades, sua fama não chegará para as regiões centrais da cidade. E falando nisso, tem um endereço na internet? Um site ou um blog para ser reconhecido por possíveis clientes geograficamente bem mais distantes? E se conseguir clientes de outros municípios, como será o trato com eles? Você irá atendê-los em suas empresas? Terá como bancar o translado toda a vez ou será por meio eletrônico (por exemplo Skype / videoconferência)?

E voltando ao serviço, o que o seu trabalho trará de inovador para o cliente a ponto de ele escolher o seu escritório e não os dos concorrentes? Terá serviços de consultoria personalizados para cada clientes, por exemplo, um cliente indústria terá uma equipe de consultores ao passo que um mercadinho, apenas você dará conta, coisa que refletirá nos honorários?

Como vemos em disciplinas de Contabilidade Gerencial e Controladoria, todo esse planejamento é essencial para a manutenção da saúde da empresa e tudo isso consta na ferramente do Balanced Scorecard (BSC).

Sob a ótica do BSC são analisadas quatro perspectivas (ou setores) para a empresa, conforme a relação a seguir:

1. Qual é a perspectiva de seu cliente?

2. Qual é a sua perspectiva financeira?

3. Quais são os seus processos internos?

4. Qual é a perspectiva em relação ao aprendizado e ao crescimento?

Basicamente a ferramenta faz o empresário a ver quem são seus clientes (para saber quem são o que eles querem), para resultar em um produto com uma probabilidade de aceitação muito maior. Também possibilita a empresa a se planejar no que se refere ao fluxo de caixa, analisando o quanto de recursos serão gerados e gastos com as atividades, que também deverão ser melhores analisadas. Por fim, a ferramenta te força a analisar o retorno do ciclo gerado pelos clientes e fornecedores. Que lições tirou no primeiro mês que te mostram que há gargalos que devem ser melhorados?

2o Erro: Não conhecer profundamente o mercado

E continuando a seleção de erros chegamos agora ao segundo de nossa listagem: não conhecer profundamente o mercado em que se pretende atuar. Por exemplo, você acabou de se formar em alguma área ligada à tecnologia de sistemas (computação, análise e desenvolvimento de software), pode atuar no mercado da internet das coisas², que está em pleno desenvolvimento e precisa de mentes capacitadas. Não adiantaria por outro lado, um sujeito se especializar em construção de programas em linguagem única para sistemas operacionais Windows querer trabalhar servidores sem saber que a maioria das empresas só utiliza servidores Linux.

Partindo para a contabilidade, onde há demanda de serviços? Sabemos que o SPED contábil fiscal está crescendo e cada vez mais sendo exigido, sendo que se antes era obrigatório para empresas de lucro presumido com exceção de imunes e isentas sem um recolhimento mínimo de R$ 10.000,00 de impostos sem a folha, agora não é mais assim. Prevemos que vai chegar um dia em que as empresas do Simples Nacional serão obrigadas também, mas enquanto esse dia não chega, ão seria uma boa que o seu escritório já esteja preparado?

Para evitar esses erros temos que responder (corretamente) as questões a seguir:

O que você vende? (Qual é o seu produto ampliado? Que solução você vende?)

Quem é seu cliente? (Como ele se comporta? O que ele espera de você?)

Quem é o seu não-cliente?

Qual é a dor do seu cliente?

Quem é o seu cliente transformado?

A Nibo traz a seguinte adição ao conceito e utilização do BSC:

Considerada uma das ferramentas mais importantes, ela obriga você a definir seus objetivos em relação a quatro perspectivas diferentes:

• A perspectiva do cliente, que é a quem você serve;

• A perspectiva financeira, que é a forma que você tem para multiplicar seu negócio, aumentar sua riqueza e seu patrimônio;

• Os processos internos;

• O aprendizado e o crescimento, que é a sua visão a longo prazo.

Pensando em cada um desses objetivos, você conseguirá definir as estratégias certas para alcançá-los.

Destas questões acreditamos que só cabe acrescentar a terceira e quarta. Saber quem não é cliente é algo bom para entender porque ele não quer seu serviço. O cliente x, por exemplo, não quer ser seu cliente porque ele não sabe que você existe ou porque não precisa do seu serviço? Talvez o contador dele cobra mais barato e a sua motivação é preço? Ou talvez ele vai a um contador apenas porque é conhecido do profissional e não tem coragem de sair (comodismo)? Aí vem a necessidade de ter ideias: o que você pode fazer para que ele mude de opinião? Se for serviço você deverá analisar se vale a pena agregar mais um (o cliente é um potencializador de novos clientes ou apenas mais um?) Como você vai chegar até ele? Talvez um evento divulgado pelos jornais locais ou mesmo um anúncio nos jornais seja o suficiente.

3o Erro: Não definir metas

Nesta ferramenta, você será desafiado a definir suas forças e fraquezas no ambiente interno, e as possíveis oportunidades e ameaças no ambiente externo. Dessa forma, a Matriz SWOT obriga você a perceber todos os elementos que podem ajudar ou atrapalhar seu negócio de maneira colaborativa.

Defina metas SMART para cada membro de sua equipe. De acordo com a equipe da Nibo, se você for analisar o mercado contábil hoje, muitos escritórios estão falindo por causa da crise. Os clientes não têm dinheiro e, por isso, buscam opções que sejam mais baratas, trocando o trabalho do contador por alguma solução online que consiga fazer o serviço por um valor inferior.

4o Erro: Não definir métodos

Defina os métodos de trabalho junto com sua equipe.7 erros que podem quebrar seu escritório de contabilidade.

Conforme a Nibo, só podemos falar sobre metas, se falarmos sobre métodos. E o que é um método? A expressão sintetiza duas palavras do grego: metá (verdade) e hódos (caminho). Ou seja, método é o caminho para a verdade. No nosso caso, é a forma como vamos alcançar a meta estabelecida anteriormente.

Como propostas e soluções a referida empresa citada traz que “É bem simples”, resumindo-se em fazer um desenho para ilustrar o processo. A empresa traz este exemplo para facilitar no entendimento:

Como um processo de geração de folhas de pagamento tem que começar? O primeiro passo é receber a folha de ponto. Depois, é preciso confirmar se essa folha de ponto tem algum apontamento. Enfim, defina esse processo. Mas é preciso fazê-lo ao lado de sua equipe. No momento em que você faz isso, sua equipe já está sendo treinada para cumprir o mesmo processo. Além disso, a partir do momento que você envolve seus funcionários, eles se sentem muito mais engajados para cumprir o que foi estabelecido.

Como vemos, não foge muito dos conceitos e métodos de administração de linha de produção das teorias de Fayol, por exemplo, mas com um enfoque mais humano. O fato de o dono do escritório sentar ao lado dos funcionários para trabalhar junto aproxima a equipe ao patrão, que demonstra assim espírito de equipe, e não aquele tipo arrogante “eu mando e vocês obedecem”. Sabemos que este tipo ruim de método faz desenvolver nos empregados o sentimento que eles sabem mais que o chefe.

5o Erro: Não envolver as pessoas

Antes de começar, defina qual é o estilo de envolvimento de sua equipe e gestão de pessoas e tarefas. Sua organização é autocrática, paternalista, livre ou participativa? Segundo a Nibo, esses são os modelos que podemos encontrar e lhe ajudarão a entender melhor qual é o tipo que é ideal para sua empresa não cair em erro:

• Autocrática: é um estilo de gestão bem difundido pelo Brasil. Aqui, o gestor está no centro e ele dá ordens para os outros. Ou seja, ele manda e os funcionários precisam cumprir sem questionar. É um sistema que pode funcionar, caso o gestor tenha boa visão e consiga enxergar bem o mercado. Mas esse estilo também pode apresentar problemas muito sérios. Ainda mais hoje, em que a geração Y está começando a entrar no mercado de trabalho. As pessoas dessa geração não querem apenas cumprir ordens, mas elas querem também participar das decisões e do planejamento da empresa. Se elas estão em um lugar apenas para cumprir ordens, elas não ficam. Por isso, existe uma rotatividade enorme em muitas empresas. Algumas pessoas entram em mais de três empresas em apenas dois anos, justamente porque elas não são envolvidas nos processos de decisão. Dessa forma, o modelo autocrático tem um problema muito sério de sustentabilidade. Além disso, se o gestor não estiver com uma visão boa, ele também pode levar a empresa à falência.

• Paternalista: este estilo também é bastante encontrado em empresas. Neste caso, todas as dificuldades enfrentadas pelos funcionários são enviadas para que o gestor possa resolvê-las. E qual é o problema deste modelo? Este modelo pode, muitas vezes, produzir pessoas irresponsáveis e frágeis, que na frente de um problema, não têm força o suficiente para superá-lo. Essas pessoas delegam a questão para que alguém com maior autoridade possa resolvê-la. É um sistema perigoso, porque sobrecarrega o gestor. Quando o gestor atinge o próprio limite e não consegue fazer mais nada, então sua equipe se torna uma equipe frágil. Não é possível pedir nada a ela, pois seus membros não conseguem realizar nenhuma atividade independentemente.

• Livre: de acordo com Pedro Nery, este é um dos piores estilos, pois o gestor não se posiciona em nenhum momento e deixa a situação acontecer. Este é um estilo muito ruim, porque ele permite que cada um defina os próprios interesses e as próprias metas e desempenhe suas funções da forma que achar melhor. E nem sempre é do jeito certo ou da maneira esperada pelo cliente.

• Participativa: este é, sem dúvidas, o sistema de gestão mais difícil de se implementar, pois ele requer muito esforço do gestor e dos funcionários. Neste caso, é fundamental se esforçar para estabelecer uma boa comunicação entre as pessoas e aceitar opiniões divergentes. Mesmo assim, é o estilo de gestão mais sustentável, porque você envolve todos os funcionários. Quando eles sentem que fazem parte do mesmo desafio, sentem que são importantes nas tomadas de decisões, sentem que são queridos, eles escolhem ficar na empresa e enfrentar os desafios ao lado do gestor. Pode não parecer, mas é o sistema que vai impulsionar seu escritório de contabilidade e fazê-lo crescer. Mas é importante ter cuidado. A gestão participativa não é democracia. A gestão participativa implica comando, pois existe um gestor responsável por entregar resultado. Ao mesmo tempo, ele precisa ser também capaz de ouvir outras pessoas, de prestigiá-las e de fazer com que elas se sintam importantes.

Marque reuniões semanais de acompanhamento com sua equipe. Isso fará com que as decisões e ideias sejam melhores, uma vez que são mais discutidas. Ser uma empresa participativa traz ideias novas e envolvimento maior dos colaboradores.

6o Erro: Não monitorar os resultados

O que vemos nos escritórios de contabilidade é a ausência quase total de medição. Não se sabe quantos lançamentos são feitos por dia e nem por semana. O contador, que é aquele profissional responsável por contar números, não confere os números sobre si mesmo. O que é um erro muito grande, pois essa cultura pode levar à quebra do próprio negócio. O ideal é colocar um quadro branco em sua sala e escrever o nome de seus funcionários com o número de produções que cada um entregou. O custo é muito baixo quando comparado ao benefício que você terá ao fazer esse monitoramento. Quando existem etapas de conferência, o profissional dificilmente erra. Além disso, ele também se comporta de maneira melhor.

Crie e monitore os indicadores de desempenho.7 erros que podem quebrar seu escritório de contabilidade

7o Erro: Não dominar as finanças

Ironicamente, a maioria dos contadores não domina os próprios números. Os profissionais da área não sabem exatamente quanto entra por mês, não sabem quanto faturam por mês, não sabem se têm inadimplência e não sabem o quanto gastam com mão de obra, investimentos ou softwares. Ou seja, o contador não faz a sua própria contabilidade. A maioria dos escritórios de contabilidade não faz o próprio balanço patrimonial e não sabe o valor investido no próprio negócio.

Para ajudá-lo nesta questão, existem muitos aplicativos de celular que podem auxiliá-lo a dominar suas finanças pessoais. Alguns inclusive fazem conciliação automática com suas contas bancárias e classificam o tipo de despesa.

Estabeleça quais são as suas finanças pessoais.

1CHIAVENATO, Idalberto. Empreendedorismo: dando asas ao espírito empreendedor. São Paulo: Saraiva, 2007. 2. Ed. Revista e atualizada.

2Convergência de todos os eletrodomésticos e utilitários para a mesma central. Deste modo, por meio de um celular inteligente um morador da casa poderia estar em qualquer ponto da cidade, fora de sua moradia, e mesmo assim ter acesso total aos aparelhos em sua residência. De longe poderia mandar um micro-ondas ser ligado e preparar o almoço, ou localizar as luzes que estariam acesas e apagá-las.