terça-feira, 3 de janeiro de 2017

Conversão de documentos com o LibreOffice

Neste tópico apresentaremos uma função muito interessando do LibreOffice que ajudará bastante naqueles momentos em que temos que converter o formato de muitos arquivos antes proprietários para o modelo aberto ODF. Estamos falando do Conversor de Documentos.

Sempre que se fala em editores de textos, planilhas eletrônicas, programa para criação de slides e gerenciador de bancos de dados, tanto para uso pessoal e acadêmico quanto corporativo, o nome que se escuta é o Microsoft Office. Até mesmo para editais de concursos públicos na parte de informática, exige-se conhecimentos em Word e Excel, como se estes fossem as únicas opções existentes, o que é lamentável. Mas deixando isso de lado, vamos focar nos arquivos gerados.
Quando uma pessoa salva um documento em formato proprietário (leia-se aqueles gerados pelo Microsoft Office Word, Excel, Power Point e Access) ocorre que o usuário está aceitando que seus arquivos só possam ser abertos numa suíte da empresa multibilionária. Da mesma forma, ainda aceita que para poder abrir os referidos arquivos, a sua máquina terá que obrigatoriamente estar com um sistema operacional Windows instalado.
E vem um problema: e se o computador do usuário que vá receber determinado arquivo por e-mail não tiver o MS Office ou ainda, não rode o Windows? E se tiver os dois, mas a versão do MS Office for a de 2003 e o Windows o XP, ao passo que os arquivos recebidos tenham sido criados no MS Office 2016? Os arquivos não poderão ser abertos.
É por isso que, conforme Eliane Domingos de Souza1, uma das líderes do projeto LibreOffice no Brasil afirma em seu material Conversor de Documentos, publicado na revista LibreOffice Magazine, edição n° 8, de dezembro de 2013, que já há alguns anos os usuários domésticos e corporativos vêm observando a evolução do mercado de TI, com diversas alternativas de aplicativos que atendem suas necessidades.
Como mencionamos, o citado Microsoft Office é uma ótima opção de suíte de escritório, no entanto, por ser um produto proprietário e pago tem uma série de restrições quanto ao seu uso, todas determinadas na licença. Por exemplo, há um limite de máquinas que podem receber a suíte MS Office, não pode ser distribuído para terceiros, não há como modificar o sistema para implementar personalizações e adaptações e por fim, o programa é pago e muito caro pelo que oferece.
Muitos aplicativos geram custo devido a utilização de suas licenças, e consequentemente fazendo com que o custo de TI seja alto e vamos acrescentar a isso que vivemos num país em plena crise econômica e que as empresas não podem se dar ao luxo de ter gastos desnecessários.
Para eliminar gastos muitas empresas pensam na possibilidade de adoção e uso de software de código aberto, que em sua maioria não tem custo de licenciamento, sendo um ótimo exemplo o LibreOffice. Livre e de código aberto, a suíte comunitária utiliza como formato padrão de arquivos “Open Document Format” - ODF. Abre arquivos de vários formatos: DOC, DOCX, XLS, XLS, entre outros.
Conforme Eliane Domingos, para agilizar a adoção do LibreOffice é necessário primeiramente educar os usuários para que utilizem formatos de arquivos abertos – ODF, e incentivá-los a abandonar de forma gradativa os formatos proprietários. No entanto, nós acreditamos que num ambiente empresarial esse processo de educação deve ser imposto: ou o funcionário aceita o comprometimento de aprender um sistema novo ou a empresa passa o facão nele.
Se num primeiro momento a empresa se preocupa em educar o funcionário, de uma forma muito amigável, quando este for usar o LibreOffice poderá argumentar que o sistema é ruim e o da casa dele (proprietário) é melhor e ainda acabe convencendo os demais de que ele está certo, o que obviamente será um empecilho num processo de migração, até porque se o funcionário não tem vontade de aprender, não vai aprender mesmo. A empresa depois acabará cedendo a um grupo de funcionários “do contra”.
Acreditamos no seguinte: quando um funcionário diz “mas na minha casa eu uso o MS Office”, a empresa deve manter a sua posição: “OK, mas na sua casa é a sua casa, aqui é a empresa e aqui usamos o LibreOffice”. A empresa deve, é claro, treinar os funcionários e caso estes não queira mesmos se abrir ao novo programa, manda pra rua.
É, parece meio grosseiro, mas é isso mesmo: um funcionário que não está disposto a aprender a usar um novo sistema demonstra não estar comprometido com o que a empresa quer, não vai desempenhar um bom serviço e há muito mais gente por aí desempregada querendo apenas uma chance para mostrar serviço.
Como argumentamos, o ato de sair da fase de aceitação para o de aprendizado (ou migração, que é mais apropriado) é demorado, pois o usuário sempre tentará argumentar que tem um legado grande de arquivos, defendendo que não poderá converter os documentos visto alegando inúmeros motivos.
Entre estes poderá alegar que há muitos – mas muitos mesmo – documentos, planilhas e outros tipos que acabaria tomando muito do tempo. Mas se é verdade que se possui um legado de arquivos de 10 anos, muito provavelmente muitos destes não são usados no dia a dia. Logo, não há necessidade de convertê-los. Podem ser mantidos em seus formatos originais, apenas para serem consultados.
No entanto, os arquivos mais recentes e que são usados com frequência, devem ser migrados. Mesmo assim o usuário vai reclamar dizendo que não tem tempo para migrar. E pensando nisso o LibreOffice criou uma opção para a conversão de documentos: o Conversor de Documentos.
Este recurso converte os arquivos para o formato ODF e mantêm os arquivos de origem intactos, o que facilita muito a vida caso haja perda de formatação ou funções (como as macros) e seja necessário rever o original do jeito que era. Mas avisamos aqui que o procedimento consiste em unicamente selecionar um grupo de arquivos (documentos de textos, planilhas, slides) de uma vez só e converter / salvar no formato aberto. Trata-se assim de salvar o que já existe em ODF, o que poderá apresentar os mesmos problemas quando abrimos um documento criado no MS Office 2016, cheio de formatações proprietárias no LibreOffice, isto é, perda de formatação devido à falta de padronização. Mas deixando isso de valo, veja como isto funciona.
Vá no menu Arquivo > Assistentes > Conversor de documentos…
Na janela Conversor de documentos o usuário deverá selecionar o tipo de documento a ser convertido. As 3 opções poderão ser marcadas simultaneamente, mas para nosso exemplo, vamos converter somente arquivos de documentos do Excel.
No caso, escolhemos uma pasta que continha simplesmente 56 arquivos de planilhas, ou seja, algo de demandaria um tempo considerável.
Em seguida, clicamos no botão Próximo e definimos o local de origem dos arquivos a serem convertidos e o destino dos novos arquivos em ODS (formato aberto de planilhas).
Para nosso exemplo, desmarcamos o item Modelos do Excel e deixamos selecionado o item Documentos. Clicamos em Próximo >> para continuar.
Nesta sequência são exibidos os itens escolhidos para conferência. Se for necessário fazer alguma alteração antes de continuar, clicamos no botão << Voltar, mas como não é necessário, optamos por Converter.
Para nosso exemplo, selecionamos uma pasta no computador com trabalhos de faculdade e pesquisas e copiamos para outra, sem nenhum arquivo dentro. Isso é só mesmo para que após a conversão possamos comparar os arquivos mais facilmente.
Neste momento, na janela Conversor de documentos é exibido o progresso da conversão e ao final do processo, clicamos no botão Mostrar arquivo de registro, para acompanhar o que foi convertido.
Pronto. Conversão concluída. Agora, você poderá trabalhar de forma correta com o LibreOffice, usando o seu formato de arquivos padrão. Se não for assim, a adoção do LibreOffice será comprometida ou em vão.


1ELIANE DOMINGOS DE SOUSA - Empresária, CEO da EDX Informática, trabalha com ferramentas Open Source, presta serviços de Consultoria e Treinamento, com especialidade nas ferramentas LibreOffice e Ubuntu. Membro da TDF (The Document Foundation) mantenedora do LibreOffice, colaboradora voluntária da Comunidade LibreOffice, Comunidade SL-RJ, Blog Seja Livre, Blog da Comunidade Sempre Update, Blog iMasters, organizadora do Ciclo de Palestras Software Livre do SINDPD-RJ, Lider do GT de Tradução Norma ODF (ABNT/26.300) e fomentadora das tecnologias livres, editora da revista LibreOffice Magazine.