Nesta postagem daremos continuidade ao nosso programa de banco de dados gerenciador de estoques no Base, tratando agora de como criar relatórios baseados nas consultas e tabelas e assim obter informações.
O Relatório
Seja qual
for o programa para controles e funcionalidades empresariais que
utilizamos no dia a dia, é o mínimo necessário que eles contenham
a opção de geração de relatórios. Um programa de contabilidade
deve ter a opção de gerar relatórios sobre Balanço, DRE, Razão e
balancetes em folhas impressas. Um de folha de pagamento deve poder
conter suporte para impressão e visualização de holerites e
resumo da folha. Um do departamento fiscal precisa poder emitir um
relatório de entradas e saídas, bem como uma declaração de
faturamento. São exemplos básicos que qualquer um destes tipos de
programas deve conter.
Quando
falamos em controle de software para controle e gerenciamento de
estoque temos em mente um que nos forneça relatórios que permita a
nós ver em qualquer tempo as quantidades de produtos, suas
descrições, fornecedores, seus custos e preços para venda. Mas
como funcionam os relatórios num banco de dados no LibreOffice Base?
O
relatório é um documento de texto do LibreOffice Writer
gerado no Base e usado para exibir os dados formatados de forma mais
elegante e personalizável, possibilitando assim a impressão e
arquivamento destes mesmos dados.
Vamos
agora criar um relatório com base na primeira consulta que fizemos,
a que nomeamos de TotalEstoque, que na verdade é um
inventário dos produtos que estão cadastrados no nosso banco de
dados para controle de estoques. Inicialmente clique em Relatórios
> Assistente de relatório... A janela do assistente de
relatórios é bem simples e intuitiva. Na primeira tela do
assistente, o LibreOffice lhe perguntará qual a tabela ou a consulta
que você deseja adicionar ao relatório.
Para nosso
modelo, selecione a consulta TotalEstoque. Com essa seleção,
na parte de baixo, você encontra uma lista chamada “Campos
disponíveis” que nada mais são do que os campos criados na
consulta secionada. Aqui é necessário dizer para o assistente que
precisamos adicionar todos os campos no relatório, coisa que pode
ser feita clicando em cada um deles e após cada seleção, clicar no
botão de símbolo “>”, ou caso tenha mais pressa, clicar logo
no botão “>>” para que todos os campos disponíveis passem
para a lista da direita, chamada Campos no relatório. Após
isso teremos o resultado apresentado na figura a seguir:
Após
transferir os campos a lista. Com tudo correto, é só clicar no
botão Avançar, na parte de baixo da janela. Na próxima tela,
conforme a figura a seguir, vemos que é necessário colocar rótulos
que vão deixar a leitura mais simples e intuitiva nos nomes dos
campos, que geralmente são úteis como referência em nossas
consultas e tabelas, mas não ficam tão bonitos num relatório. Há
de se concordar que num relatório não seria muito bonito encontrar
um campo com o nome codigo_produto como rótulo para onde será
preenchida a descrição de nossa mercadoria. Parece algo muito menos
pessoal e mais junto à uma linguagem técnica computacional.
Nesta fase
da confecção do relatório utilizaremos os seguintes nomes (ou
rótulos) para os cinco campos da consulta. A saber:
-
codigo_produto: trocaremos por Código, iniciando em caixa alta e seguindo as regras ortográficas. Como o relatório todo será sobre os produtos em estoque, não há razão para adicionarmos a descrição (de produtos) ao rótulo.
-
Nome: Aqui trocaremos apenas por Nome, com a primeira letra em maiúsculas. Poderíamos colocar descrição ou nome do produto, mas optamos por um rótulo mais curto e assim economizamos espaço.
-
Quantidade: Em quantidade trocaremos por uma abreviação, unicamente porque queremos ganhar espaço para as descrições. Assim, deixaremos no lugar o rótulo Qtde.
-
preço_custo: Para este deixaremos apenas como Custo, pois é uma síntese do que o campo trará. Não precisamos dizer que é o custo do produto, ou o custo da venda, pois tudo aqui tratará apenas dos produtos então, qualquer complemento assim seria redundante.
-
Total: em Total não faremos mudanças pois o rótulo está bom do jeito como está.
O
resultado está expresso na figura a seguir:
podemos
ver que por detrás da janela das configurações de relatório
abriu-se uma página de documento do LibreOffice Writer, que será o
responsável por exibir o relatório após a sua conclusão. Uma
coisa que ficou é que para trocar os nomes dos rótulos basta apagar
as sugestões do assistente e reescreva os rótulos como sugeridos na
imagem ao abaixo. Clique em Avançar.
A etapa
seguinte consiste em agrupar os dados por nome. Nós queremos que o
relatório fique com agrupamentos, isto é, linhas de títulos
conforme um dos campos existentes. Para nosso caso, agruparemos os
dados por Nome. Assim, o relatório apresentará blocos de dados. Por
exemplo, caso meu banco de dados tenha cinco produtos distintos,
teremos cinco relatórios num mesmo relatório, informando para cada
um as quantidades e o seu custo total. Para agrupar os campos na
lista de Campos clique em nome, depois no botão > para que
o campo nome passe para a lista Agrupamentos e finalize
clicando no botão para Avançar >.
isso
gerará categorias em nosso relatório, algo muito útil para
procurar determinados produtos sem ter que ficar cansando a vista num
único bloco cheio de dados juntos.
Após isso
teremos outra janela de opção de agrupamento e classificação.
A
próxima tela do assistente é perguntado se é do nosso desejo
classificar de alguma forma as informações no relatório. A
classificação funciona de forma parecida com a que há nas
Planilhas do LibreOffice Calc. Classificar uma lista de campos por
nome, por exemplo irá dispor os dados em alguma ordem alfabética,
ou de crescente para decrescente (de A até Z) ou decrescente para
crescente (de Z até A). aqui escolhemos as seguintes configurações:
● Classifique
o resultado por nome em ordem crescente.
● Clique
em Avançar >.
após
isso, é necessário escolher entre as opções de layout para o
relatório, que são: Colunas (o relatório fica com aspecto mais
quadrado, sem linhas com dados mais alongadas umas em relação as
outras, como colunas mesmo) únicas (uma só coluna para todos os
dados, o que não é muito bom quando o relatório mostra dados
curtos, como número de telefones ou valores em reais), com duas ou
três (fica com aspecto de jornal, com o texto em mais de uma
coluna), com linhas de títulos (dos agrupamentos) em cima ou do
lado.
Para nosso
modelo de relatório, escolhemos coluna única como tabulação, em
formato de página de retrato (como a maioria dos textos, isto é, 21
cm de largura por 29,70 cm de altura). Assim:
● Em
Layout dos dados escolha Colunar, coluna única,
● Em
Orientação escolha Retrato,
● Clique
Avançar >.
O
resultado dessas configurações está na figura a seguir:
Os
últimos passos são a nomeação do relatório, o que não é a
mesma coisa que dar nome a um documento de texto do LibreOffice
Writer, pois aqui o que nomearemos é a função de relatório, que
queremos que sempre seja atualizada conforme nosso bando de dados
seja alimentado. Para isso o procedimento consiste em colocar um nome
do relatório, que aqui escolhemos que será Inventário de
Estoque. Em
seguida, procede-se com a escolha da opção de atualização do
relatório e como queremos que ele reflita tempestivamente o nosso
estoque, conforme as mudanças nele ocorridas, escolhemos a opção
Relatório dinâmico (para atualizar as informações sempre
que o relatório for aberto).
Selecionamos
a opção Criar relatório agora e terminamos com um clique em
Concluir. A figura a seguir representa a janela final de nossa
configuração.
Assim,
quando clicar em concluir abrir-se-á um relatório em branco será
exibido, o que não representa nenhum erro, afinal de contas, ainda
não alimentamos o nosso banco de dados.
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