Procedimentos contábeis para empresas mal organizadas

Uma coisa que descobri depois que passei a trabalhar em escritório de contabilidade é que apesar de nós, profissionais que somos, nos preocuparmos em assessorar o cliente sobre a importância de não misturar despesas pessoais com as da empresa e ter controle documentando tudo o que é pago, os clientes nem sempre (quando nunca) nos escutam e fazem o que querem. Assim vai pro ralo o princípio da Entidade. Então o quê devemos fazer para nos precaver de possíveis problemas? É isso que mostraremos aqui.

Como eu disse, os clientes na maioria das vezes estão muito mais preocupados em quanto deverão pagar de imposto (quando não é no recálculo) do que se os dados que eles nos enviam são úteis. Chega ao ponto de que um dia, no escritório, um cliente nos perguntou porque que ele tem pagar impostos, apresentando como pondo de comparação que segundo ele, na outra contabilidade onde ele era cliente, o então contador não cobrava. O sujeito fez um bem bolado de forma que o cliente apenas pagava os honorários e pronto. Não tinha Simples Nacional, INSS, FGTS, nada!

Disso nós pensamos: se o cliente tinha funcionários, como que era pago o INSS? E o DAS, afinal, é cobrado sobre o faturamento mensal? Será que o honorário era grande o suficiente para cobrir esses tributos? Claro que não, era simplesmente uma armação. Como o cliente passou a ser do nosso escritório descobrimos que várias obrigações acessórias não haviam sido entregues, bem como constava que a empresa não tirava notas de vendas ou serviços, além de estar com pendências sérias na perante a Previdência Social.

Mas até aqui estamos falando de problemas do escritório. Mas e quando é o cliente que faz tudo errado? Sério, já vi cliente que se recusava a mandar o movimento dos pagamentos de despesas e extrato bancário porque simplesmente não queria que nós soubéssemos de seu caixa dois. E olha que não era nada disso que você deve estar pensando: tratava-se de uma empresa de transportes de cargas e o caixa dois que o cliente achava ser eram os saldos que entravas quando se subtraía as retiradas feitas do caixa para pagamento de despesas com cachorros das vendas desses animais. É, era comércio de cães numa transportadora.

Quando o cliente manda pelo menos as notas fiscais e as informações sobre o histórico mensal dos empregados ainda dá para se fazer uma contabilidade “nas cochas”. Se tiramos um Balancete temos lá um valor de caixa, ativos permanentes, contas a pagar referente fornecedores, salários e e tributos, além de um capital. Ao final fechamos o exercício com o que temos. Não é o correto mas é o que dá para fazer quando o cliente não coopera.

Então vamos a algumas dicas de como evitar problemas futuros:

Peça sempre declarações por escrito do cliente detalhando as despesas e como foram pagas. Isso é muito útil quando recebemos apenas o extrato bancário. Pense no seguinte: você não é obrigado a ter bola de cristal para saber o que foi comprado, sobretudo se sabe que geralmente é algo para os proprietários da empresa e pago com dinheiro da conta-corrente.

A seguir mostramos um exemplo do que pode conter na declaração, que deve, como frisamos, ser feita pelo próprio cliente. Isso lhe dá a garantia de que ele tem a responsabilidade por não ter entregue a documentação idônea.

DECLARAÇÃO DE PAGAMENTO DE DESPESA

Declaramos para os devidos fins que a NOME DA SUA EMPRESA pagou, na data supracitada, a importância de R$ 0,00 (valor por extenso) a NOME DA PESSOA FÍSICA OU JURÍDICA, CNPJ Nº 00.000.000/0000-00, CPF Nº 000.000.000-00, situada na Rua/Avenida/Estrada, nº 000, Bairro, Município - UF, CEP: 000.000-000, decorrente ao serviço contratado de descrição detalhada do serviço tomado, realizado em XX/XX/20XX.

Sem mais, firmo o presente.

Santa Isabel, SP, XX de XX de 20XX.

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NOME DA SUA EMPRESA

NOME DO REPRESENTANTE LEGAL DA EMPRESA

RG:

CPF:

Quando encerrar o exercício e emitir os livros contábeis, mande para o cliente a Carta de Responsabilidade da Administração. Trata-se de mais um tipo de declaração, mas esta é para toda a documentação entregue ao longo do ano. Nela o cliente isenta o escritório de eventuais erros de lançamentos por culta dele mesmo, ao não ter entregue corretamente o que deveria, bem como ter informado coisas incompletas.

A seguir apresentamos um modelo dessa carta de administração, que está inclusive na norma NBC TG 1000.

Carta de Responsabilidade da Administração

(Anexo III incluído pela Resolução CFC n.º 1.457/13)

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Local e data 

À 

Empresa Contábil ou Escritório de Contabilidade Ltda. - ME

CNPJ: 10.881.702/0001-85 

Endereço: Rua Conego Bicudo, 170, Centro, Santa Isabel, SP, CEP: 07500-000.

Prezados Senhores:

Declaramos para os devidos fins, como administrador e responsável legal da empresa NOME DA EMPRESA CLIENTE, CNPJ 00.000.000/0000-00, que as informações relativas ao período-base 31/12/2016, fornecidas a Vossas Senhorias para escrituração e elaboração das demonstrações contábeis, obrigações acessórias, apuração de tributos e arquivos eletrônicos exigidos pela fiscalização federal, estadual, municipal, trabalhista e previdenciária são fidedignas.

Também declaramos:

(a) Que os controles internos adotados pela nossa entidade são de responsabilidade da administração e estão adequados ao tipo de atividade e volume de transações;

(b) Que não realizamos nenhum tipo de operação que possa ser considerada ilegal, frente à legislação vigente;

(c) Que todos os documentos e/ou informações que geramos e recebemos de nossos fornecedores, encaminhados para a elaboração da escrituração contábil e demais serviços contratados, estão revestidos de total idoneidade;

(d) Que os estoques registrados em conta própria foram por nós contados e levantados fisicamente e avaliados de acordo com a política de mensuração de estoque determinada pela empresa e perfazem a realidade do período encerrado em 2016;

(e) Que as informações registradas no sistema de gestão e controle interno são controladas e validadas com documentação suporte adequada, sendo de nossa inteira responsabilidade todo o conteúdo do banco de dados e arquivos eletrônicos gerados. 

Além disso, declaramos que não existem quaisquer fatos ocorridos no período base que afetam ou possam afetar as demonstrações contábeis ou, ainda, a continuidade das operações da entidade.

Também confirmamos que não houve:

(a) Fraude envolvendo a administração ou empregados em cargos de responsabilidade ou confiança;

(b) Fraude envolvendo terceiros que poderiam ter efeito material nas demonstrações contábeis;

(c) Violação de leis, normas ou regulamentos cujos efeitos deveriam ser considerados para divulgação nas demonstrações contábeis, ou mesmo dar origem ao registro de provisão para contingências passivas.

Atenciosamente,

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Empresário Fulano de Tal.

Representante Legal da NOME DA EMPRESA CLIENTE. EPP.

RG: 00.000.000-0

CFP: 000.000.000-00

Mas sempre vale lembrar que é responsabilidade do profissional de contabilidade avaliar o que se pode ou não lançar na contabilidade, é claro que sabemos que algumas vezes os clientes exigem que “recibos e orçamento ou pedidos de vendas” sejam considerados como documentos normais (NF, boletos de NF, guias pagas), mas sepre é bom usar a razão. Não adianta agradar o cliente e se queimar como profissional contábil depois perante uma possível fiscalização.