quinta-feira, 13 de abril de 2017

Abrindo arquivos “*.csv” no Calc

O presente texto tem origem no trabalho elaborado por Raul Pacheco da Silva para a revista LibreOffice e seu enfoque era a abertura de arquivos do tipo CSV (campos separados por vírgula) no LibreOffice Calc. No entanto, com minhas últimas experiências com esse tipo de arquivo – e que não são relacionadas os programas clientes de e-mail – resolvi acrescentar algumas coisas e divulgar o que aprendi.

Para o lado dos e-mails, muitas vezes temos em nosso correio eletrônico padrão no Windows (Outlook, Livemail) os endereços de contatos com “Nome, Endereço de e-mail, Endereço Comercial, Cidade, Estado, CEP”, etc. E caso precisemos importar dados de contatos para um novo programa, utilizamos esses arquivos. Podemos exportá-los em arquivo “.csv” separado por ponto e vírgula. Por experiência própria sei que pode não ser muito divertido pegar um catálogo com 200 clientes do programa de e-mail da Microsoft (um Windows Live Mail, por exemplo) para uma opção livre (Thunderbird). No escritório em que trabalho estamos em fase de transição de um programa para outro.
Assim, posteriormente, podemos abri-lo no LibreOffice Calc (da mesma forma que o seria no Microsoft Office Excel) por meio do submenu “Localizar” ou com o uso de Filtros para utilizar os dados dos contatos em uma mala direta ou consulta rápida.
Mas como adiantei no começo, há outras funcionalidades quem que podemos usar um arquivo “csv” numa planilha eletrônica. Por exemplo, no escritório em que trabalho recentemente trocamos de sistema de contabilidade – usávamos o da Folhamatic Sistemas e agora estamos em fase de migração para a da Domínio Sistemas. A questão de o porquê mudamos de sistema não é importante aqui, mas uma necessidade para as rotinas sim. De início acreditávamos que nãos eria possível reaproveitar todos os lançamentos do sistema antigo para o novo, ou seja, teríamos que digitar manualmente uma média de 4 mil lançamentos, caso precisássemos. Mas felizmente o novo sistema consegue importar dados de lançamentos, desde é claro que estejam dentro do seu padrão.
O sistema da Folhamatic permite ao usuário salvar arquivos em formato de texto, PDF, documentos, imagem e planilhas. E sabendo disso salvei todo o Livro Diário e o Livro Razão em planilha do Excel, uma vez que embora salve arquivos em formato livre, que possam ser abertos no LibreOffice Calc, o sistema o faz muito porcamente (só pode ser implicância da empresa contra o LibreOffice). Por fim, peguei dados dispostos em formato de lançamentos diários e após todo um trabalhão, os deixei no formato aceitável pelo sistema contábil da Domínio. Por exemplo:
N
Tipo
Data
Débito
Crédito
Valor
Histórico
1
x
01/01/2017




2
x
01/01/2017
2.3.3.04
2.3.2.02
370
VLR. REF. RESULTADO EXERC. ANTERIOR QUE ORA SE TRANSFERE P/ RESERVAS DE LUCROS







1
x
01/01/2017




2
x
01/01/2017
2.3.2.02
2.3.3.03
150
VLR. REF. LUCROS DISTRIBUIDOS EXERC. ANTERIOR QUE ORA SE TRANSFERE P/ RESERVAS DE LUCROS
No entanto, o programa não aceita ualquer tipo de arquivo, seja de planilha livre ou proprietária. Deve ser em CSV. É aí que entra a importação de arquivo de texto do LibreOffice.
O mais prático é ir na pasta onde se encontra o arquivo, clicar com a tecla direita do mouse e selecionar 'Abrir com' e escolher 'LibreOffice Calc' para abrir o arquivo “.csv” que por padrão, deve abrir como arquivo de texto ou com planilha (do Excel) caso o seu computador o tenha. Mas partindo da ideia de que usaremos o LibreOffice… com o LibreOffice Calc aberto, selecionar Abrir (Ctrl+O) e em Tipo de Arquivo, selecione “texto CSV (*.csv)” no menu suspenso e, por fim, selecione o arquivo desejado.
Em seguida temos a tela “Importação de texto (nome_arquivo.csv)”. Em nossos exemplos o arquivo .csv está separado por “;”, portanto está é a opção que vira na tela de importação do arquivo.
Em geral o LibreOffice Calc já vem com o separador apropriado ao arquivo, porém se não aparecer como a figura acima, procure qual o separador correto validando as caixas (Espaço, Tabulação, Vírgula, Outros, Mesclar delimitadores e Delimitador de texto), Conjunto de caracteres, Idioma, etc... para melhor enquadrar o arquivo. Em seguida clique em OK para abrir o arquivo no LibreOffice Calc como abaixo:
Depois de aberto o arquivo, podemos agora salvá-lo no formato da Planilha do Calc, através de Arquivo → Sa lvar Como. Na tela que se abre em Tipo de Arquivo, selecione “Planilha ODF (.ods)”, clique em OK.
Bem agora podemos trabalhar o nosso arquivo como desejarmos (ordenar por CEP, NOME, CIDADE, etc) ou mesmo utilizá-lo para criar uma mala direta, e caso você esteja também passando por um processo de migração de sistema de contabilidade que use arquivos csv, fica mais fácil do que num editor de texto simples.