Conceito e Finalidade da escrituração contábil

A escrituração contábil tem como referência formal a Resolução n° 1330 do Conselho Fede­ral de Contabilidade (CFC), aprovada em 18 de março de 2011.

A escrituração é a técnica contábil responsável pela função de registrar todos os fatos administrativos que alterem o patrimônio das entidades econômico-administrativas, quer qualitativamente ou quantitativamente, visando ao con­trole do patrimônio, à apuração dos resultados dos exercícios sociais e a prestação de informações aos diversos usuários da informação contábil, ou seja, a escrituração é a base dos relatórios contá­beis, que são, em última análise, os meios de comunicação da entidade com o mundo exterior ou in­teressados na informação contábil.

O objetivo da escrituração é registrar, de maneira formal e padronizada, os fatos contábeis. Ao registro de um fato contábil chamamos de lançamento. Este é efetuado em livros contábeis pró­prios como o Diário, Razão, Caixa, Duplicatas a Receber, etc. Ao conjunto de lançamentos é que cha­mamos de escrituração.

A Escrituração nos Livros e o Lançamento Contábil

As entidades devem adotar certas formalidades na escrituração dos fatos contábeis. Assim, elas devem manter um sistema de escrituração uniforme dos seus atos e fatos administrativos, por meio de processo manual, mecanizado ou eletrônico. A escrituração deverá ser executada em idio­ma e moeda corrente nacionais, em forma contábil, em ordem cronológica de dia, mês e ano, com ausência de espaços em branco, entrelinhas, borrões, rasuras, emendas ou transportes para as mar­gens, com base em documentos de origem externa ou interna ou, na sua falta, em elementos que comprovem ou evidenciem fatos contábeis. O empresário e a sociedade empresária são obrigados a seguir um sistema de Contabilidade, mecanizado ou não, com base na escrituração uniforme de seus livros, em correspondência com a documentação respectiva, e a levantar anualmente o balanço pa­trimonial e o de resultado econômico. O Diário e o Razão constituem os registros permanentes da entidade. Os registros auxiliares, quando adotados, devem obedecer aos preceitos gerais da escritu­ração contábil.

Quando o Diário e o Razão forem gerados por processo que utilize fichas ou folhas soltas, deve ser adotado o registro “Balancetes Diários e Balanços”. Porém, no caso da entidade adotar pro­cesso eletrônico ou mecanizado para a sua escrituração contábil, os formulários de folhas soltas, de­vem ser numerados mecânica ou tipograficamente e encadernados em forma de livro. Satisfeita essa formalidade, o livro Diário será registrado no Registro Público competente, de acordo com a le­gislação vigente. NO caso da entidade adotar escrituração contábil em forma digital, não há necessi­dade de impressão e encadernação em forma de livro, porém o arquivo magnético autenticado pelo Registro Público competente deverá ser mantido pela entidade.

O Registro no Livro Diário

Todas as operações ocorridas, e quaisquer outros fatos que provoquem variações patrimoni­ais na entidade devem ser lançadas no livro Diário em ordem cronológica de dia, mês e ano, com in­dividualização, clareza e referência ao documento probante. O lançamento deve conter a seguinte apresentação:

• a) Data de registro contábil, ou seja, a data em que o fato contábil ocorreu;
• b) Conta devedora;
• c) Conta credora;
• d) Histórico que represente a essência econômica da transação ou o código de histórico padronizado, neste caso baseado em tabela auxiliar inclusa em livro próprio;
• e) Valor do registro contábil; e
• f) Informação que permita identificar, de forma, unívoca, todos os registros que integram um mesmo lançamento contábil.

O Registro no Livro Razão

Todos os registros efetuados no livro Diário devem ser transportados para o livro Razão, que é um livro sistemático, porque destina uma página para cada conta, retratando os saldos das contas, enquanto que, no Diário, aparecem apenas os valores lançados a débito e a crédito das contas res­pectivas, em ordem cronológica, não permitindo conhecer-se o volume de operações registradas em cada conta.