Tempestividade: registrando os fatos em tempo hábil

Nesta postagem continuaremos a Seção 2 da NBC TG 1000 (R1), no tópico das características qualitativas das demonstrações contábeis. Aqui apresentaremos a importância de as demonstrações contábeis registrarem os movimentos e fatos financeiros, econômicos de forma imediata.

Tempestividade¹

2.12   Para ser relevante, a informação contábil deve ser capaz de influenciar as decisões econômicas dos usuários.  Tempestividade envolve oferecer a informação dentro do tempo de execução da decisão. Se houver atraso injustificado na divulgação da informação, ela pode perder sua relevância. A administração precisa ponderar da necessidade da elaboração dos relatórios em época oportuna, com a necessidade de oferecer informações confiáveis.  Ao atingir-se um equilíbrio entre relevância e confiabilidade, a principal consideração será como melhor satisfazer as necessidades dos usuários ao tomar decisões econômicas.

Os relatórios contábeis são o meio da empresa obter informação financeira, econômica e patrimonial confiável para a tomada de decisões em todos os momentos, mas é claro, principalmente antes de momentos cruciais. Para tanto, a Contabilidade deve elaborar os informativos contábeis registrando em tempo todas as movimentações. Isso é a tempestividade expressa na NBC TG 100 (R1), que determina que as informações sejam atuais.

Se irmos um pouco atrás, na Teoria da Contabilidade, encontraremos lá nos princípios, postulados e convenções que a Contabilidade deve seguir um tal Regime de Competência e para confundir mais um pouco a memória, o referido regime tem um lado oposto, o Regime de Caixa. O primeiro tipo (por competência) determina que as receitas devem ser registradas na data em que ocorrem e os custos e despesas na data de suas inocorrências. A princípio podem parecer a mesma coisa, mas não o são. No regime de caixa As receitas são reconhecidas como sendo receitas (entradas por faturamentos que aumentam o caixa e são das contas de resultados) mão quando efetivamente entram em caixa, mas quando já se tem operação que dá à empresa o direito de receber algo de clientes por um serviço ou algo vendido. Já os custos e despesas são reconhecidos como custos e despesas quando se há o sacrifício de algum ativo, sem que necessariamente venha a sair dinheiro do caixa. Vamos a alguns exemplos:

Provisão para o pagamento de salários de funcionários, sendo: salários a pagar de R$ 15.000,00, Pró-labore de R$ 5.000,00, INSS sobre salários de 8%, INSS sobre pró-labore de 11%, FGTS de 8%, descontos de adiantamento salarial de R$ 6.000,00. Como contabilizar corretamente, lembrando que usamos o Regime de Competência?

Resolução:

Provisão dos salários a pagar: débito de R$ 15.000,00 em Despesa / custo com salários e crédito em salários a pagar = isso gera um custo que vai diminuir o resultado, mas já é reconhecido no período em que os funcionários trabalharam, embora só seja pago no mês seguinte. O que ocorre: o funcionário trabalha no mês de janeiro inteiro, mas não recebe no mês de janeiro, havendo na verdade o reconhecimento da empresa em pagar o salário para o mês de fevereiro.

Provisão do Pró-labore a pagar: débito de R$ 5.000,00 em despesa com pró-labore e crédito em pró-labore a pagar = isso gera o custo que vai diminuir o resultado, mas o sócio ou proprietário não recebe a sua retirada, o seu “salário” no mês em que é contabilizado, mas sim, no mês seguinte.

Agora vamos calcular o INSS e o FGTS, que são os mesmos: 8% para cada um.

Provisão do INSS: Débito de 8% de R$ 15.000,00 (R$ 1.200,00) em salários a pagar e crédito em INSS a recolher. Com isso, no mês em que o funcionário trabalhou é reconhecido que do rendimento de salário há a obrigação de se recolher (descontar) o INSS. Isso diminui o salário a pagar e aumenta um passivo para com a Previdência Social.

Provisão do FGTS: débito dos mesmos R$ 1.200,00 em custos / despesas com encargos sociais de FGTS e crédito em FGTS a recolher. Isso gera um aumento de custo com FGTS que vai, por sua vez, diminuir o resultado, e um passivo para com o Ministério do Trabalho.

Provisão do INSS sobre pró-labore: débito de 11% de R$ 5.000,00 (R$ 550,00) em despesa com pró-labore e crédito em pró-labore a pagar. Isso aumenta as despesas e consequentemente, diminui o resultado.

Adiantamento salarial: débito de R$ 6.000,00 em salários a pagar, para diminuir o passivo a ser pago no mês seguinte e crédito em adiantamento salarial, uma conta do ativo circulante. Vale lembrar que durante o começo da segunda metade do mês as empresas costumam pagar adiantamentos de salários (popularmente chamados de vales) para dar aquela força para o sujeito aguentar chegar até o próximo pagamento. Quando o funcionário recebe esse adiantamento de salário o valor a pagar (dívida) da empresa para com o seu empregado diminui – pois já pagou uma parte – e é registrado no ativo, pois representa um direito da empresa em poder descontar quando da provisão para o mês seguinte.

Mas o que esse rodeio todo tem em relação à tempestividade? Tudo. Mas antes de responder, vamos ao resultado dos lançamentos: salários a pagar ficaram em R$ 7.800,00, pró-labore a pagar em R$ 4.450,00, com R$ 1.200,00 de FGTS e R$ 1.750,00 de INSS Total no lado do Balanço Patrimonial e; R$ 15.000,00 de custos com salários e R$ 5.000,00 de despesa com pró-labore na Demonstração do Resultado do Exercício.

Agora sim, voltando a tempestividade. A tempestividade é então essa qualidade (sendo que está mais para obrigação de qualidade) dos relatórios contábeis em mostrar as informações na data em que têm origem. Inicialmente falamos que há dois regimes em contabilidade: o da competência e o de caixa,.descrevemos que o de competência registra os eventos quando ocorrem, independentemente se são recebidos ou desembolsados valores monetários. Disso destacamos que os exemplos de cálculos de folha de pagamentos são desse regime.

Caso a empresa trabalhe com o regime de caixa, as receitas só seriam consideradas e contabilizadas pela escrituração como receitas efetivas quando fossem recebidas em caixa ou banco, ao passo que as despesas e custos quando houvesse saída de recursos para seus pagamentos.

Vale frisar que as empresas são obrigadas a adotar o regime de competência pois as obrigações que atacam as organizações atualmente são deste regime. Por exemplo, a empresa vendeu mercadorias e calculou o seu faturamento. E o que a receita e fazenda fazem? Exigem que as empresas prestem contas e calculem as guias dos impostos, taxas e contribuições, que tem seus pagamentos no mês subsequente ao evento que deu origem. Por exemplo, o Simples Nacional é levantado dentro do mês com base em tudo o que se vendeu, é gerada a guia (Documento de Arrecadação de Receitas Federais – DAS) para o pagamento no mês seguinte, até o dia 20.

Apenas na Contabilidade Pública em que o Regime é diferenciado: as receitas são reconhecidas no momento em que entram em caixa (regime de caixa) e os custos e despesas no momento em que incorrem (de competência).

Mas voltando a mencionar a qualidade da tempestividade, pensemos: de que valeria registrar um evento (como a aquisição de um ativo) dez meses após a sua compra e uso.? Isso derribaria o cálculo da depreciação. De que adiantaria escriturar a folha de pagamento sem o reconhecimento dos montantes a serem pagos de salários para o mês seguinte? Essas provisões exigem para que a empresa possa se programar financeiramente, isto é, saber o quanto se terá que gastar permite guardar o recurso ou trabalhar na medida para que esse valor seja obtido para honrar suas obrigações.

Nesse ponto podemos entender que a norma NBC TG 1000 (R1) frisa num ponto que serve para ajudar na tomada de decisões e de como ter uma visão gerencial e analítica da empresa, coisa que seria impossível sem os registros ou provisões.

1Os registros das despesas e receitas devem ocorrer imediatamente ao momento em que os eventos que lhe dão origem ocorrem, ou pelo menos, o mais rápido possível, para se eliminar o risco de cair no esquecimento ous e registrar em datas erradas, modificando a situação patrimonial da empresa.