quarta-feira, 14 de dezembro de 2016

Aplicando filtros no LibreOffice Calc

Multas vezes quando vamos efetuar a digitação de algum controle orçamentário de despesas e receitas, ou mesmo uma lista de nossos gastos domésticos acabamos simplesmente lançando tudo na folha sem nos preocuparmos com a ordem e o tipo das movimentações. Nos preocupamos apenas em lançar as coisas e ao final, vemos que o relatório ficou um pouquinho bagunçado. Então o que podemos fazer?
Você agora que já trabalhou com uma planilha contendo muitos dados e precisou visualizar apenas parte deles? Você pode ocultar manualmente as células que não quer ver por meio da opção Formatar > Linha > Ocultar e Formatar > Coluna > Ocultar permitem que se faça isso, uma a uma. Mas para que fazer assim se dá para organizar tudo automaticamente, e logo, com menos risco de haver erros?
Por essa razão, o LibreOffice disponibiliza um recurso para tornar prática e ágil essa visualização: o Autofiltro. E para exemplificar, vamos utilizar a planilha a seguir1:
A planilha apresenta o movimento de alguns dias de uma entidade filantrópica, que recebe dinheiro de subvenção municipal, tem imóveis alugados e em seus pagamentos, há custos com salários dos funcionários, os impostos e os gastos com a atividade social. Se formos separar as contas até que não teríamos muitos problemas, afinal de contas, são poucas contas (apenas quinze) e menos ainda os tipos de eventos (receitas, custos e despesas). Tudo o que teríamos que fazer é agrupar as contas e somar. Mas e se pudermos fazer de forma automática, até porque temos um computador aqui, e não uma máquina de escrever.
Vamos supor que os dirigentes da entidade filantrópica, na qual a planilha se refere, vão querer visualizar apenas os lançamentos de pagamentos de custos e despesas.
Uma das formas e sem dúvida uma das menos práticas seria a de ocultar cada uma das linhas de receitas e uma de cada vez, deixando apenas os valores de Custos e despesas.
Mas como nossos dias cão geralmente corridos e temos um ótimo programa de computador em nossas mãos, vamos utilizar a função chamada Autofiltro do Calc, que tem também no MS Office Excel, para aqueles que ainda não podem migrar totalmente.
A outra forma é através do recurso de Autofiltro. Esta funcionalidade é ativada pelo Menu Dados > Filtros > Autofiltro, sendo que antes de efetuar esse procedimento é indispensável que o cursor esteja no intervalo de células que fazem parte da planilha. Por exemplo, se formamos uma tabela de dados, o cursor deve estar em uma das células que formam os títulos das colunas e além disso, não podem haver colunas ou células vazias, pois o Autofiltro vai reconhecer apenas o intervalo que estiver junto.
Apenas para teste, clicamos em Dados, Filtros e desmarcamos o Autofiltro, depois selecionamos a célula G17 de nossa planilha – que não tem dados – e olha o resultado: uma mensagem de erro do Calc afirmando não ser possível concluir a ação determinada:
Mas agora vamos voltar para a tabela filtrada. Lá, a primeira coisa que podemos ver quando a tabela é filtrada é que as células dos títulos ficam com quadradinhos com triângulos invertidos localizados á direita de cada uma. Isso indica que lá é possível filtrar dados, organizar em ordem crescente, decrescente, selecionar e mostrar apenas alguns textos, entre outras coisas. Para nosso primeiro teste vamos tirar da lista os valores que representem receitas. Para tanto, basta clicar no quadradinho na célula “Tipo”e desmarcar a caixa Receitas. O resultado será este:
Como podemos ver, agora em nosso quadro não consta mais qualquer valor de receita. E agora se quiséssemos que os custos ficassem em cima e as despesas em baixo? Poderíamos resolver isso clicando novamente na caixinha e clicando na primeira opção de cima, que é deixar em ordem crescente:
Ao fazer isso e qualquer outro filtro deixamos a caixa (ou triângulo invertido) destacado em azul. Isso nos ajuda a identificar quais colunas estão ocultas ou reorganizadas.
Mas e se for exigido um total desses custos e despesas? Se nós somarmos tudo com o auto soma não acabaríamos por somar também as linhas que estão ocultas? Como resolver? Para tanto vamos fazer um teste: vamos retornar a ordem em que as células estavam (sem a classificação em ordem crescente de nome (custos e depois receitas) e marcaremos novamente para que as linhas de receitas retornem. Depois desmarcamos as linhas de receita e posteriormente selecionamos o intervalo de células com os valores dos custos e despesas, das células C5 a C15. Com esse método veremos que as linhas 5, 6, 7 e 17 não aparecerão. Tratamos de selecionar o intervalo, clicamos no símbolo do auto soma – após o f(x) – e com isso temos a dica do Calc: usar o Subtotal, em vez de um comum Auto soma: =SUBTOTAL(9;C8:C19)
E ainda poderíamos efetuar outros filtros, como, por exemplo, organizar os eventos ou ordem crescente ou decrescente de data, por ordem alfabética de descrição de eventos, valores. Ou seja, com o autofiltro temos a possibilidade de ter inúmeras planilhas e relatórios em apenas uma só.




1O pequeno tutorial a seguir é uma adaptação ao texto elaborado por Chrystina Mara Pelizer (Engenheira Eletrônica que atua na área de Suporte e Instrutora de Microinformática há mais de 20 anos e que na Comunidade LibreOffice no grupo de tradução da documentação para o PT-BR) e que publicado eletronicamente na Revista LibreOffice Magazine, em sua edição n° 24, de outubro de 2016.