Certa
vez no escritório fui apresentado a uma planilha elaborada no
Microsoft Office Excel feita para se lançar registros contábeis,
tendo como diferencial a comodidade de ao se digitar um número de
histórico, as contas de débito e de crédito já seriam
preenchidas. Gostei muito da ideia, que baseava-se na utilização da
fórmula PROCV do referido software de planilhas eletrônicas. No
entanto vi que a coisa poderia ser melhorada, pois era muito chato
ter que toda hora mudar de planilha (aba) para localizar os
históricos, afinal, era isso, decorar os números ou imprimir para
consultar a cada lançamento novo. Pesquisei em meus cadernos da
faculdade e encontrei a caixa de combinação. Montei uma planilha
com os mesmos parâmetros, mas com a tal caixa de combinação, em
que bastava selecionar o texto e o histórico era informado. Porém,
com o passar do tempo descobri o LibreOffice, algo totalmente novo
para mim e resolvi criar uma planilha daquele jeito para o novo
programa. E aqui está ela.
A
planilha funciona com seis planilhas menores: De Digitação, que é
onde o sistema é alimentado com os lançamentos; Históricos, que é
onde são cadastrados os históricos, que serão por sua vez puxados
pela planilha de Digitação; a planilha de Diário, que organiza os
dados da digitação em forma de um Livro Diário; o Balancete, que é
onde cadastramos as contas, o Balanço, que organiza e sintetiza os
dados em forma de Balanço Patrimonial e; a DRE, que organiza os
dados em forma de uma Demonstração do Resultado do Exercício.
Essa planilha pode ser baixada clicando Aqui para a versão em ODS (planilha feita no LibreOffice Calc) ou para o MS Office Excel, clicando aqui.
Aqui
nós não iremos nos reter às formatações, pois isso varia
conforme o gosto do usuário.
Em
Digitação criamos as colunas de dados a seguir:
Código, Data, Valor, Histórico, Texto do histórico, Complemento,
D, Débito, C, Crédito.
Código
Coluna
que registrará automaticamente os números dos lançamentos, sendo
que cada célula só é preenchida quando o campo de data ou valor
forem preenchidos. Para que a célula fique em branco quando a
condição não é satisfeita entramos com a sintaxe: =SE(D7>0;1;"
"). Simplificando, quando a célula D7 (coluna onde são
digitados os valores dos lançamentos a débito e a crédito) tiver
número maior que zero, o resultado será “1”, caso contrário –
ou seja, para qualquer valor negativo – será em branco. Para a
célula de baixo usamos a fórmula =SE(D8>0;1+B7;" "),
que somará ao resultado o resultado da célula de cima, assim,
fazendo com que automaticamente os valores novos sigam uma ordem
crescente.
Data
Não
tem nada demais, apenas preenchemos com a data, que deve estar no
formato de data completa xx/xx/xxxx (Mês / Data / Ano).
Valor
Também
não tem nada de segredo. Basta preencher o valor do lançamento, em
forma de numeral e com duas casas decimais.
Histórico
Não
tem nenhuma fórmula nessa célula ou coluna, mas o seu preenchimento
é fundamental para que as células das colunas seguintes sejam
corretamente completadas, bem como todos os relatórios de
Balancete, Diário, Balanço e DRE.
Texto
do Histórico
Aqui fica
o primeiro desafio em fórmulas desta planilha, pois o seu resultado
depende da junção de duas funções do Calc (o SE e PROCV) e
depende que os dados sejam cadastrados na planilha de Históricos. A
sua fórmula é
=SE(E7>0;(PROCV($Digitação.E7;$Históricos.$A$2:$F$201;6;0));"
").
Vamos
entender melhor para que serve a função dupla, aplicando
o entendimento à equação da figura, para facilitar visualmente no
entendimento:
=SE(E19>0;(PROCV($Digitação.E19;$Históricos.$A$2:$F$201;6;0));"
").
Quando
inserimos a função PROCV estamos dizendo para a planilha que
queremos que ela procure algum texto numa célula específica ou
outra planilha baseando-se num conjunto de uma tabela (sequência de
células e colunas) segundo a ordem definida pelo último numeral. No
exemplo do quadro acima temos a seguinte situação:
$Digitação.E19:
é a célula em que deverá ficar o resultado da função na planilha
atual. Aqui, devemos procurar o padrão pelo que está digitado em
E19 (onde informamos o número do histórico). O Calc entenderá que
se na célula E19 tem o número 33, o resto da equação deverá
procurar por 33 e algo relacionado a 33. O $Digitação indica qual a
planilha em que se encontra a célula E19, no caso, a planilha (ou
aba) de Digitação.
$Históricos.$A$2:$F$201:
indica qual é a planilha (no caso, Históricos) e indica qual o
intervalo de colunas e células que serão usadas pela função de
procura. Na sintaxe aqui, temos que é solicitado ao Calc que este
procure alguma coisa que esteja entre as células que englobam o
intervalo composto por C (código), D (débito), Coluna 1 (descrição
do débito), C (crédito), Coluna 2 (descrição do crédito) e
Descrição (o texto propriamente dito do histórico). Uma obrigação
para que o PROCV funcione é que a primeira coluna esteja, a partir
da segunda linha, em ordem crescente de cima para baixo. No exemplo
vale destacar que travamos o intervalo das colunas A (códigos) até
F (texto do histórico) e as células de linha 2 a 201, por meio do
carácter $ antes de cada valor.
6;0:
o último pedaço da sintaxe da função do PROCV traz um
numeral, um ponto e vírgula e um zero. O que os valores representam
é que, para aquela célula em que digitamos a fórmula deverá sair
o resultado da coluna de número x daquele intervalo de dados daquela
outra planilha. Tá certo, mas por que 6? Simples, naquele intervalo
de dados havia quantas colunas? Vamos contar: código + débito +
descrição + crédito + descrição + texto. São 6 (seis) colunas e
nós solicitamos à função que procure pela sexta. E qual é a
sexta função? A lógica é contar da esquerda para a direita.
Assim, queremos um resultado que retornará o conteúdo de uma célula
específica na coluna de dados que tem preenchida a descrição do
histórico.
E
voltando então ao começo da função, no resumo da ópera, temos
que solicitamos ao Calc que procure na planilha Históricos
($Históricos), no intervalo A2-F201, na sua sexta coluna ou coluna
de número 6 (descrição) um texto que seja comparável ao que foi
preenchido na célula E19 e que deverá corresponder ao número da
primeira coluna em Histórico.
Assim,
em esquema: o sistema deverá procurar na planilha Históricos o
texto da sexta coluna que tenha em sua primeira coluna o número 33
que está informado na célula e da planilha Digitação.
É,
mas como eu avisei, a fórmula na célula é uma junção de duas
funções de LibreOffice Cal, a saber, o SE e o PROCV. Então vamos
agora ao Se.
A
função Se tem a sintaxe: Se determinado dado numa célula for
igual, maior, menor do que alguma outra coisa, há um retorno
verdadeiro ou, um retorno falso. Para o caso na figura temos se:
E19>0
= A nossa condição a ser confrontada é que se o conteúdo da
célula que tem o número de histórico que preenchemos manualmente
for verdadeiramente maior do que zero (exclui-se aqui o menor e o
igual), deverá retornar na condição que vem a seguir.
(PROCV(...))
= o preenchimento que confirme a primeira sentença será expresso
pelo resultado da função definida em PROCV, mas caso não seja
verdadeiro;
“ “ =
o resultado será em branco, vazio, nada será preenchido. Caso em
E19 esteja em branco, a sentença E19 não será maior que zero,
logo, o retorno não sera a função PROCV mas sim, um campo vazio
como resultado.
Na
próxima postagem daremos continuidade à elaboração da planilha de
digitação de lançamentos contábeis e emissão de relatórios,
seguindo o decurso normal da planilha Digitação e a inserção das
caixas de pesquisa e combinação.
Nenhum comentário:
Postar um comentário