segunda-feira, 12 de dezembro de 2016

Montando uma planilha para lançamentos contábeis no LibreOffice: parte 4


E continuando a construção de um programa contábil partimos para a formação do Livro Diário e neste usaremos basicamente a função Concatenar.
Como eu havia informado, eu poderia construir o programa contábil na planilha baseando todas as informações no plano de contas, mas, só para tornar a coisa um pouco menos comum, contruí tudo sobre o Balancete. Assim, sobre ele eu busquei os dados para os Históricos, lançamentos, Balanço Patrimonial, Demonstração do Resultado do Exercício e Livro Diário.
Para acessar as postagens anteriores, acesse aqui: Parte 1, Parte 2 e Parte 3.

    Usando o CONCATENAR para o Livro Dário, BP e DRE

Neste tópico mostraremos como criamos os relatórios em nossas planilhas, que poderão servir de base para novos relatórios e de forma relativamente simples, bastando ter uma planilha com as contas, uma com históricos e outra com a digitação dos lançamentos propriamente dita.
Para começar já adiantamos que não usaremos aqui fórmulas como o SOMASE e o PROCV no Livro Diário, e por ser o mais simples, será o primeiro a ser apresentado. E disso alguém pode perguntar “–– Mas como vamos trazer as informações da digitação sendo que não usaremos SOMASE para somar os lançamentos de determinadas contas, ou ainda o PROCV para os nomes das contas”. A resposta é essa: não precisamos.
Nós sabemos que o Livro Diário nada mais é do que a transcrição dos lançamentos em forma corrida e diária. Vamos supor que no nosso primeira dia de trabalho registramos lançamentos de pagamentos de salário para o dia 6; depois compramos material de escritório no dia 10; vendemos mercadorias nos dias 7 a 9; compramos mercadorias nos dias 1, 15 e 20 e no dia 30 provisionamos salários a pagar. Como sairia no livro diário: seria algo assim:
Dia
Contas
Históricos
Valores
01
D – Mercadorias / C - Caixa
Compra de mercadorias
xxx
06
D – Salários a pagar / C - Caixa
Pagamento de salários
xxx
07
D – Caixa / C – Receita de vendas
Venda de mercadorias
xxx
08
D – Caixa / C – Receita de vendas
Venda de mercadorias
xxx
09
D – Caixa / C – Receita de vendas
Venda de mercadorias
xxx
10
D – Material de escritório / C - Caixa
Pagamento de materiais de escritório
xxx
15
D – Mercadorias / C - Caixa
Compra de mercadorias
xxx
20
D – Mercadorias / C - Caixa
Compra de mercadorias
xxx
30
D – Salários / C - Salários a pagar
Salários a pagar no mês
xxx
Como está bem exposto, os lançamentos são dispostos em ordem cronológica de dias, ordenando cada partida de cada lançamento começando pela partida devedora e depois a credora. Ou seja, não há necessidade de organizar as contas ou somar os seus saldos para cada conta, grupo, ou mesmo tirar o resultado do dia. É apenas pegar os lançamentos do dia e copiá-los todos em ordem.
Como é de nosso método, não daremos pitaco na formatação da página, pois acreditamos que cada um personaliza da forma como gosta. Nosso foco aqui são as funcionalidades que usamos e que servirão para novas planilhas de contabilidade.
Para o nosso Livro Diário criamos uma planilha chamada Diário e criamos oito colunas de dados, a saber: Código, Data, Históricos, Débito, Crédito, Valor e Acumulado.
Esses são os conteúdos desses campos no Livro Diário:
Código: busca o número no lançamento da Planilha de Digitação, usando a fórmula =$Digitação.B7. Com essa fórmula nós dizemos ao LibreOffice Calc para copiar o conteúdo que está na Plani, sendo que não travamos nem na coluna nem na linha. Apenas na célula. E o que continha a célula que usamos como origem do dado? Se formos buscar lá veremos =SE(D7>0;1;" ") e se olharmos na célula de baixo, teremos ainda =SE(D8>0;1+B7;" "). com isso indicamos ao sistema que naquela nossa primeira célula na planilha Diário queremos o valor constante na primeira célula da planilha Digitação, sendo a fórmula é atualizada para as linhas a baixo, uma vez que não usamos o $ antes das células.. ainda, temos que nas células originais ficou definido que lá, em cada célula só era para ser preenchido algum número caso tenha ocorrido valor em outra célula e das linhas a baixo, o resultado seria aumentado em 01, gradualmente. Se na planilha digitação tínhamos mil lançamentos, numerados de 1 a mil, em Diário teremos também mil linhas de lançamentos registrados, lançados de 1 a mil e organizados em ordem cronológica, bastando para isso usar funções de filtro e classificação.
Data: busca o número em formato de data que marcamos como o dia exato em que determinado lançamento foi efetuado, lá na planilha de Digitação. Para tanto utilizamos a função =$Digitação.C7 e como no caso de código, usamos o $ apenas para travar na planilha, assim, podemos copiar e atualizar para as células de baixo.
E o mesmo raciocínio usamos nas colunas de débito e de crédito e de valor, sendo que apenas devemos nos atentar à coluna que precisamos encontrada na planilha de Digitação. Assim, para Débitos usaremos: =$Digitação.I7, para créditos usamos =$Digitação.K7 e para valores temos =$Digitação.D7.
E disso alguém pode questionar: tá, mas se para todos os casos podemos usar a sintaxe = NOME DA PLANILHA ORIGINÁRIA.CÉLULA dela, para quê precisaríamos de um CONCATENAR? A resposta está nos dados nós que inserimos lá na planilha de Digitação. Pois para refrescar a memória, vamos ver quais eram as colunas de textos que usamos para os históricos:
Como está bem claro, em nossa planilha de digitação utilizados um campo para informar o número do histórico e deste , o sistema retornaria com o texto padrão e os números de contas a serem debitada e creditada. Até aqui todo certo, mas há um campo chamado Complemento, que nada mais é do que informações que não são padronizadas e que são anexadas. Por exemplo, o número de uma nota fiscal, o mês de referência de um imposto pago. Ou seja, aqui temos um problema que apenas com a função de copiar valores diretos não conseguiríamos resolver.
Logo, para resolver isso usamos a função do Calc (e do Excel também, né) chamada CONCATENAR, que serve para unir campos de textos de duas ou mais células numa só, em forma de texto. Para nossa primeira célula usamos a fórmula: =CONCATENAR($Digitação.F7;$Digitação.G7), que faz o seguinte:
  • Ao entrar com $Digitação. informamos qual a planilha que contém os dados que queremos;
  • Ao entrar com F7 indicamos que queremos usar o conteúdo da célula F7 daquela planilha, ou seja, a célula do texto do histórico;
  • Ao entrar com $Digitação. Novamente indicamos que queremos usar um conteúdo daquela planilha, mas que poderia ser outra, embora estragasse o resultado na nossa célula e;
  • Ao entrar com G7 indicamos que queremos usar o conteúdo da célula G7 daquela planilha, ou seja, o texto do complemento.

Com isso juntamos mais de uma informação num único campo no nosso relatório. E após é só copiar a fórmula para as células de baixo e preencher a última coluna com a célula do último resultado acumulado mais o lançamento atual.